○広島大学個人情報の取扱いに関する規則
| (平成17年4月1日規則第23号) |
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広島大学個人情報の取扱いに関する規則
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 安全管理措置
第1節 個人情報等の管理体制(第3条－第6条)
第2節 教育研修(第7条)
第3節 個人情報等の管理・取扱い(第8条－第13条)
第4節 情報システムにおける安全の確保等(第14条－第28条)
第5節 情報システム室等の安全管理(第29条・第30条)
第3章 個人情報・個人関連情報の取扱い(第31条－第41条)
第4章 仮名加工情報の取扱い(第42条・第43条)
第5章 学術研究目的での取扱い(第44条)
第6章 個人情報ファイル(第45条)
第7章 行政機関等匿名加工情報の提供等(第46条－第52条)
第8章 委託(第53条)
第9章 個人番号・特定個人情報(第54条－第57条)
第10章 安全確保上の問題への対応(第58条－第61条)
第11章 監査及び点検の実施(第62条－第64条)
第12章 文部科学省との連携(第65条)
第13章 その他(第66条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規則は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び広島大学学則(平成16年4月1日規則第1号)第28条の規定に基づき，広島大学(以下「本学」という。)における個人情報の取扱いに関し必要な基本的事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 法第2条第1項に規定する「個人情報」をいう。
(2) 個人識別符号 法第2条第2項に規定する「個人識別符号」をいう。
(3) 要配慮個人情報 法第2条第3項に規定する「要配慮個人情報」をいう。
(4) 本人 法第2条第4項に規定する「本人」又は番号法第2条第6項に規定する「本人」をいう。
(5) 仮名加工情報 法第2条第5項に規定する「仮名加工情報」をいう。
(6) 匿名加工情報 法第2条第6項に規定する「匿名加工情報」をいう。
(7) 個人関連情報 法第2条第7項に規定する「個人関連情報」をいう。
(8) 個人情報取扱事業者 法第16条第2項に規定する「個人情報取扱事業者」をいう。
(9) 個人データ 法第16条第3項に規定する「個人データ」をいう。
(10) 個人関連情報データベース等 法第16条第7項に規定する「個人関連情報データベース等」をいう。
(11) 学術研究機関等 法第16条第8項に規定する「学術研究機関等」をいう。
(12) 保有個人情報 法第60条第1項に規定する「保有個人情報」をいう。
(13) 個人情報ファイル 法第60条第2項に規定する「個人情報ファイル」をいう。
(14) 行政機関等匿名加工情報 法第60条第3項に規定する「行政機関等匿名加工情報」をいう。
(15) 行政機関等匿名加工情報ファイル 法第60条第4項に規定する「行政機関等匿名加工情報ファイル」をいう。
(16) 個人情報保護委員会 法第130条に規定する「個人情報保護委員会」をいう。
(17) 個人番号 番号法第2条第5項に規定する「個人番号」をいう。
(18) 特定個人情報 番号法第2条第8項に規定する「特定個人情報」をいう。
(19) 個人番号関係事務 番号法第2条第11項に規定する「個人番号関係事務」をいう。
(20) 個人番号利用事務等実施者 番号法第12条に規定する「個人番号利用事務等実施者」をいう。
第2章 安全管理措置
第1節 個人情報等の管理体制
(管理体制)
第3条 本学に，総括個人情報管理者を置き，理事(財務・総務担当)をもって充てる。
2 部局等(別表の左欄に掲げる組織をいう。以下同じ。)に，それぞれ個人情報管理者を置き，同表の中欄に掲げる者をもって充てる。
3 個人情報管理者の下に，その指名により個人情報管理担当者を置く。
4 前項の規定にかかわらず，教員が保有する個人情報の個人情報管理担当者は，当該個人情報を保有する教員とする。
5 本学に，監査責任者を置き，監査室長をもって充てる。
(総括個人情報管理者等の任務)
第4条 総括個人情報管理者は，本学における個人情報，仮名加工情報，匿名加工情報，個人関連情報その他法により定義され，同法の対象となる情報及び個人番号その他番号法により定義され，同法の対象となる情報(以下「個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。
2 個人情報管理者は，当該部局等における個人情報等の適切な管理を確保する。この場合において，個人情報等を情報システムで取り扱う場合は，当該情報システムの管理者と連携する。
3 個人情報管理担当者は，個人情報管理者を補佐する。
4 監査責任者は，個人情報等の管理の状況について監査する。
(個人情報等の適切な管理のための検討部会)
第5条 総括個人情報管理者は，個人情報等の管理に係る重要事項の決定及び連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは，個人情報等の保護に関する個人情報保護検討部会を置くことができる。
(苦情の処理)
第6条 総括個人情報管理者は，個人情報等の取扱いに関する苦情(以下「苦情」という。)の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 苦情の相談の受付等を行う窓口を財務・総務室総務・広報部総務グループに置く。
3 苦情を受け付けたときは，関係する部局等は，苦情に関する当該個人情報等の取扱いの状況等を迅速に調査し，適切な処置について総括個人情報管理者と協議しなければならない。
4 総括個人情報管理者は，苦情の処理結果について必要があると認めるときは，苦情を申し出た者に書面で通知する。
第2節 教育研修
(教育研修)
第7条 総括個人情報管理者は，役員及び職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)(以下「職員等」という。)に対し，個人情報等の取扱いについて理解を深め，個人情報等の適切な管理に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括個人情報管理者は，個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，個人情報等の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策について必要な教育研修を行う。
3 総括個人情報管理者は，個人情報管理者及び個人情報管理担当者に対し，当該部局等における個人情報等の適切な管理のための教育研修を行う。
4 個人情報管理者は，当該部局等の職員等に対し，個人情報等の適切な管理のために，総括個人情報管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずる。
第3節 個人情報等の管理・取扱い
(個人情報等の管理・取扱いの原則)
第8条 職員等は，個人情報等を適切に管理し取り扱わなければならない。
2 個人情報管理者は，当該部局等における個人情報等の管理・取扱いに責任を持つものとする。
3 個人情報等の管理・取扱いは，原則として所掌グループ等内において行うものとし，組織としての管理・取扱いが適切に行うことができる場所で保管するものとする。
(アクセス制限)
第9条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員等の範囲と権限の内容を，業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない職員等は，個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員等は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第10条 職員等が業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても，次に掲げる行為については，個人情報管理者にあっては当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて当該行為を行うことができる場合を限定し，職員等にあっては個人情報管理者の指示に従い当該行為を行うものとする。
(1) 個人情報等の複製
(2) 個人情報等の送信
(3) 個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(媒体の管理等)
第11条 職員等は，個人情報管理者の指示に従い，個人情報等が記録されている媒体を決められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫へ保管し，施錠を行う。
(廃棄等)
第12条 職員等は，個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は，個人情報管理者の指示に従い，当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第13条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
第4節 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第14条 個人情報管理者は，個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この節において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて，パスワード等(パスワード，ICカード，生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 個人情報管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第15条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該個人情報等へのアクセス状況を記録し，その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 個人情報管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第16条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該個人情報等への不適切なアクセスの監視のため，個人情報等を含む，又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定，当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第17条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第18条 個人情報管理者は，個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第19条 個人情報管理者は，不正プログラムによる個人情報等の漏えい，滅失又はき損の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける個人情報等の処理)
第20条 職員等は，個人情報等について，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。この場合において，個人情報管理者は，当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第21条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員等は，処理する個人情報等について，当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化を行う。
(入力情報の照合等)
第22条 職員等は，情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該個人情報等の内容の確認，既存の個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第23条 個人情報管理者は，個人情報等の重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第24条 個人情報管理者は，個人情報等に係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第25条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第26条 個人情報管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員等は，個人情報管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第27条 職員等は，端末の使用に当たっては，個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第28条 個人情報管理者は，個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該個人情報等の漏えい，滅失又はき損の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
第5節 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第29条 個人情報管理者は，個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また，個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても，必要があると認めるときは，同様の措置を講ずる。
2 個人情報管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 個人情報管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第30条 個人情報管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 個人情報管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第3章 個人情報・個人関連情報の取扱い
(利用目的の特定)
第31条 職員等は，個人情報を取り扱うに当たっては，その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 利用目的は，教育・研究，診療その他の本学の業務に必要な範囲内に限るものとする。
3 利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第32条 職員等は，あらかじめ本人の同意を得ないで，前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を取り扱ってはならない。
2 職員等は，合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は，あらかじめ本人の同意を得ないで，承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて，当該個人情報を取り扱ってはならない。
3 前2項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人情報を学術研究の用に供する目的(以下「学術研究目的」という。)で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって，当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(不適正利用の禁止)
第33条 職員等は，違法又は不当な行為を助長し，又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第34条 職員等は，偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 職員等は，次に掲げる場合を除くほか，あらかじめ本人の同意を得ないで，要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって，当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本学と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(7) 当該要配慮個人情報が，本人，国の機関，地方公共団体，学術研究機関等，法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
(8) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合
(取得に際しての利用目的の通知等)
第35条 職員等は，個人情報を取得した場合は，あらかじめその利用目的を公表している場合を除き，速やかに，その利用目的を，本人に通知し，又は公表しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず，本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は，あらかじめ，本人に対しその利用目的を明示しなければならない。ただし，人の生命，身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は，この限りでない。
3 利用目的を変更した場合は，変更された利用目的について，本人に通知し，又は公表しなければならない。
4 前3項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し，又は公表することにより本人又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し，又は公表することにより本学の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，利用目的を本人に通知し，又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第36条 職員等は，利用目的の達成に必要な範囲内において，個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに，利用する必要がなくなったときは，当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
2 職員等は，個人データの内容に誤り等を発見した場合は，個人情報管理者の指示に従い，訂正等を行う。
(第三者提供の制限)
第37条 職員等は，次に掲げる場合を除くほか，あらかじめ本人の同意を得ないで，個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6) 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本学と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって，当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
2 職員等は，第三者に提供される個人データについて，本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって，次に掲げる事項について，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに，個人情報保護委員会に届け出たときは，前項の規定にかかわらず，当該個人データを第三者に提供することができる。ただし，第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は法第20条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者から法第27条第2項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し，又は加工したものを含む。)である場合は，この限りでない。
(1) 第三者への提供を行う個人情報取扱事業者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては，その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては，その代表者又は管理人。以下この条及び第40条第1項第1号において同じ。)の氏名
(2) 第三者への提供を利用目的とすること。
(3) 第三者に提供される個人データの項目
(4) 第三者に提供される個人データの取得の方法
(5) 第三者への提供の方法
(6) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
(7) 本人の求めを受け付ける方法
(8) その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項
3 職員等は，前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく，同項第3号から第5号まで，第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ，その旨について，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに，個人情報保護委員会に届け出なければならない。
4 個人情報保護委員会は，第2項の規定による届出があったときは，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該届出に係る事項を公表しなければならない。前項の規定による届出があったときも，同様とする。
5 次に掲げる場合において，当該個人データの提供を受ける者は，前各項の規定の適用については，第三者に該当しないものとする。
(1) 本学が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3) 特定の者との間で共同で利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって，その旨並びに共同して利用される個人データの項目，共同して利用する者の範囲，利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては，その代表者の氏名について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
6 職員等は，前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名，名称若しくは住所又は法人にあっては，その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく，同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ，その旨について，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第38条 職員等は，外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第41条第1項第2号において同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条及び同号において同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて法第4章第2節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。)に個人データを提供する場合には，前条第1項各号に掲げる場合を除くほか，あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては，同条の規定は，適用しない。
2 職員等は，前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，あらかじめ，当該外国における個人情報の保護に関する制度，当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3 職員等は，個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに，本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第39条 職員等が個人データを第三者(法第16条第2項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条(第41条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該個人データを提供した年月日，当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし，当該個人データの提供が第37条第1項各号又は第5項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては，第37条第1項各号のいずれか)に該当する場合は，この限りでない。
2 職員等は，前項の記録を，当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第40条 職員等が第三者から個人データの提供を受けるに際しては，職員等は，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし，当該個人データの提供が第37条第1項各号又は第5項各号のいずれかに該当する場合は，この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては，その代表者の氏名
(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 職員等は，前項の規定による確認を行ったときは，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該個人データの提供を受けた年月日，当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3 職員等は，前項の記録を，当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなればならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第41条 職員等は，第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下この条において同じ。)を個人データとして取得することが想定されるときは，第37条第1項各号に掲げる場合を除くほか，次に掲げる事項について，あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで，当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が本学から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては，前号の本人の同意を得ようとする場合において，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，あらかじめ，当該外国における個人情報の保護に関する制度，当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
2 第38条第3項の規定は，前項の規定により職員等が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において，同条第3項中「講ずるとともに，本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは，「講じ」と読み替えるものとする。
[第38条第3項]
3 前条第2項及び第3項の規定は，第1項の規定により職員等が確認する場合について準用する。この場合において，同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは，「を提供した」と読み替えるものとする。
第4章 仮名加工情報の取扱い
(仮名加工情報の作成等)
第42条 職員等は，仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下この条及び次条において同じ。)を作成するときは，他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い，個人情報を加工しなければならない。
2 職員等は，仮名加工情報を作成したとき，又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは，削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い，削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
3 職員等は，第32条の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，第31条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて，仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。
4 仮名加工情報についての第35条の規定の適用については，同条第1項及び第3項中「，本人に通知し，又は公表し」とあるのは「公表し」と，同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し，又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
[第35条]
5 職員等は，仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは，当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては，第36条の規定は適用しない。
[第36条]
6 職員等は，第37条第1項及び第2項並びに第38条第1項の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において，第37条第5項中「前各項」とあるのは「第42条第6項」と，同項第3号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，同条第6項中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と，第39条第1項ただし書き中「第37条第1項各号又は第5項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては，第37条第1項各号のいずれか)」とあり，及び第40条第1項ただし書き中「第37条第1項各号又は第5項各号のいずれか」とあるのは，「法令に基づく場合又は第37条第5項各号のいずれか」とする。
[第37条第1項] [第2項] [第38条第1項] [第37条第5項] [第42条第6項] [第39条第1項] [第37条第1項各号] [第5項各号] [第40条第1項] [第37条第1項各号] [第5項各号] [第37条第5項各号]
7 職員等は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために，当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8 職員等は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，電話をかけ，郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し，電報を送達し，ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し，又は住居を訪問するために，当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
9 仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データについては，第31条第3項及び第60条の規定は，適用しない。
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第43条 職員等は，法令に基づく場合を除くほか，仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。
2 第37条第5項及び第6項の規定は，仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において，同条第5項中「前各項」とあるのは「第43条第1項」と，同項第3号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，同条第6項中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
3 前条第7項及び第8項の規定は，仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において，前条第7項中「ために，」とあるのは「ために，削除情報等を取得し，又は」と読み替えるものとする。
第5章 学術研究目的での取扱い
(学術研究目的での取扱い)
第44条 本学は，個人情報を学術研究目的で取り扱う場合には，法を遵守するとともに,適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じ，かつ，当該措置の内容を公表するよう努めるものとする。
第6章 個人情報ファイル
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第45条 個人情報管理者は，当該部局等が保有している個人情報ファイルについて，次の各号に掲げる個人情報ファイル簿の作成に必要な事項を総括個人情報管理者に報告しなければならない。
(1) 個人情報ファイルの名称
(2) 当該部局等の名称及び担当グループ等の名称
(3) 個人情報ファイルの利用目的
(4) 個人情報ファイルに記録される項目(以下「記録項目」という。)及び本人(他の個人の氏名，生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。第3項第8号において同じ。)として個人情報ファイルに記録される個人の範囲(以下「記録範囲」という。)
(5) 個人情報ファイルに記録される個人情報(以下「記録情報」という。)の収集方法
(6) 記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは，その旨
(7) 記録情報を職員等以外の者に経常的に提供する場合には，その提供先
(8) 法第76条第1項，同第90条第1項又は同第98条第1項の規定による請求を受理する組織の名称及び所在地
(9) 法第90条第1項ただし書又は同第98条第1項ただし書に該当するときは，その旨
(10) その他政令で定める事項
2 総括個人情報管理者は，個人情報管理者からの報告をもとに個人情報ファイル簿を作成し，公表しなければならない。
3 前2項の規定は，次の各号に掲げる個人情報ファイルについては，適用しない。
(1) 国の安全，外交上の秘密その他の国の重大な利益に関する事項を記録する個人情報ファイル
(2) 犯罪の捜査，租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査又は公訴の提起若しくは維持のために作成し，又は取得する個人情報ファイル
(3) 本学の職員等又は職員等であった者に係る個人情報ファイルであって，専らその人事，給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの(本学が行う職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。)
(4) 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル
(5) 1年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル
(6) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって，送付又は連絡の相手方の氏名，住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの
(7) 職員等が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し，又は取得する個人情報ファイルであって，記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの
(8) 本人の数が1,000人に満たない個人情報ファイル
(9) 第3号から前号までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル
(10) 前2項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって，その利用目的，記録項目及び記録範囲が当該通知に係るこれらの事項の範囲内のもの
(11) 前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル
4 総括個人情報管理者は，記録項目の一部若しくは第1項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し，又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより，利用目的に係る事務又は事業の性質上，当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは，その記録項目の一部若しくは事項を記載せず，又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に記載しないことができる。
第7章 行政機関等匿名加工情報の提供等
(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等)
第46条 本学は，法第5章第5節の規定に従い，行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。)を作成することができる。
2 本学は，次の各号のいずれかに該当する場合を除き，行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合(法第5章第5節の規定に従う場合を含む。)
(2) 保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において，当該保有個人情報を加工して作成した行政機関等匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。
3 本学は，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し，又は提供してはならない。
4 前項の「削除情報」とは，行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。
5 行政機関等匿名加工情報の提供に関し必要な事項は，別に定める。
(提案の募集に関する事項の個人情報ファイル簿への記載)
第47条 本学は，本学が保有している個人情報ファイルが法第60条第3項各号のいずれにも該当すると認めるときは，当該個人情報ファイルについては，個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。この場合における当該個人情報ファイルについての第45条第1項の規定の適用については，同項中「次の各号」とあるのは，「次の各号及び第47条各号」とする。
(1) 法第110条第1項の提案の募集をする個人情報ファイルである旨
(2) 法第110条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
(行政機関等匿名加工情報の作成等)
第48条 本学は，行政機関等匿名加工情報を作成するときは，特定の個人を識別することができないように及びその作成に用いる保有個人情報を復元することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い，当該保有個人情報を加工しなければならない。
2 前項の規定は，本学から行政機関等匿名加工情報の作成の委託(二以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
(行政機関等匿名加工情報に関する事項の個人情報ファイル簿への記載)
第49条 本学は，行政機関等匿名加工情報を作成したときは，当該行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報を含む個人情報ファイルについては，個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。この場合における当該個人情報ファイルについての第47条の規定により読み替えて適用する第45条第1項の規定の適用については，同項中「及び第47条各号」とあるのは，「，第47条各号及び第49条各号」とする。
(1) 行政機関等匿名加工情報の概要として個人情報保護委員会規則で定める事項
(2) 法第118条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
(3) 法第118条第1項の提案をすることができる期間
(識別行為の禁止等)
第50条 本学は，行政機関等匿名加工情報を取り扱うに当たっては，法令に基づく場合を除き，当該行政機関等匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために，当該行政機関等匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。
2 本学は，行政機関等匿名加工情報，第46条第4項に規定する削除情報及び第48条第1項の規定により行った加工の方法に関する情報(以下この条及び次条において「行政機関等匿名加工情報等」という。)の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い，行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
3 前2項の規定は，本学から行政機関等匿名加工情報等の取扱いの委託(二以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
(従事者の義務)
第51条 行政機関等匿名加工情報等の取扱いに従事する職員等若しくは職員等であった者又は前条第3項の委託を受けた業務に従事している者若しくは従事していた者は，その業務に関して知り得た行政機関等匿名加工情報等の内容をみだりに他人に知らせ，又は不当な目的に利用してはならない。
(匿名加工情報の取扱いに係る義務)
第52条 職員等は，匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。)を第三者に提供するときは，法令に基づく場合を除き，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，あらかじめ，第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに，当該第三者に対して，当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。
2 職員等は，匿名加工情報を取り扱うに当たっては，法令に基づく場合を除き，当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために，当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは法第43条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し，又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。
3 職員等は，匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い，匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
4 前2項の規定は，本学から匿名加工情報の取扱いの委託(二以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
第8章 委託
(業務の委託等)
第53条 個人情報管理者は，個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は，個人情報等の適切な管理を行う能力を有する者を選定するよう必要な措置を講ずるとともに，業務委託契約書に，次に掲げる事項を明記し，委託先における責任者等の管理体制及び個人情報の管理の状況についての検査等必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報等に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の漏えい等の事案発生時における対応等に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
2 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する業務に係る個人情報等の秘匿性等その内容，その量等に応じて，委託先における管理体制，実施体制及び個人情報の管理の状況について，少なくとも年1回以上，原則として実地検査により確認する。
3 委託先において，個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には，委託先に第1項の措置を講じさせるとともに，再委託される業務に係る個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，委託先を通じて又は本学自らが前項の措置を実施する。個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
4 個人情報管理者は，個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合は，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。
第9章 個人番号・特定個人情報
(個人番号の取扱い)
第54条 本学における個人番号関係事務を行うグループ(財務・総務室人事部福利厚生グループ及び財務・総務室財務部経理グループをいう。)の個人情報管理者は，当該グループにおいて個人番号関係事務を行う職員(以下「特定個人情報取扱者」という。)並びに当該特定個人情報取扱者の役割及び取り扱う保有個人情報の範囲を指定する。
2 前項に定めるもののほか，高等学校等就学支援金の支給に関する業務を行う教育室教育部附属学校支援グループの個人情報管理者は，当グループにおいて，特定個人情報取扱者及びその役割を指定する。
3 特定個人情報取扱者でない者は，個人番号関係事務を行うことはできない。
(本人確認の措置)
第55条 特定個人情報取扱者は，本人から個人番号の提供を受けるときは，当該提供をする者から個人番号カードの提示を受けることその他その者が本人であることを確認するための措置として政令で定める措置をとらなければならない。
(特定個人情報保護評価)
第56条 本学は，特定個人情報ファイル(専ら当該行政機関の長等の職員又は職員であった者の人事，給与又は福利厚生に関する事項を記録するものその他の個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条において同じ。)を保有しようとするときは、当該特定個人情報ファイルを保有する前に，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，次に掲げる事項を評価した結果を記載した書面(以下この条において「評価書」という。)を公示し，広く国民の意見を求めるものとする。当該特定個人情報ファイルについて，個人情報保護委員会規則で定める重要な変更を加えようとするときも，同様とする。
(1) 特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者の数
(2) 特定個人情報ファイルに記録されることとなる特定個人情報の量
(3) 本学における過去の個人情報ファイルの取扱いの状況
(4) 特定個人情報ファイルを取り扱う事務の概要
(5) 特定個人情報ファイルを取り扱うために使用する電子情報処理組織の仕組み及び電子計算機処理等の方式
(6) 特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報を保護するための措置
(7) 前各号に掲げるもののほか，個人情報保護委員会規則で定める事項
2 前項前段の場合において，本学は，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，同項前段の規定により得られた意見を十分考慮した上で評価書に必要な見直しを行った後に，当該評価書に記載された特定個人情報ファイルの取扱いについて委員会の承認を受けるものとする。当該特定個人情報ファイルについて，個人情報保護委員会規則で定める重要な変更を加えようとするときも，同様とする。
3 本学は，前項の規定により評価書について承認を受けたときは，速やかに当該評価書を公表するものとする。
4 本学は，評価書の公表を行っていない特定個人情報ファイルに記録された情報を番号法第19条第8号若しくは第9号の規定により提供し，又は当該特定個人情報ファイルに記録されることとなる情報の提供をこれらの規定により求めてはならない。
(特例)
第57条 本学が保有し，又は保有しようとする特定個人情報に関しては，第32条第3項第3号から第6号まで，第34条第2項及び第37条から第40条までの規定は適用しないものとし，他の規定の適用については，次の表の左欄に掲げる規定中同表の中欄に掲げる字句は，同表の右欄に掲げる字句とする。
| 読み替えられる規定 | 読み替えられる字句 | 読み替える字句 |
| 第32条第1項 | あらかじめ本人の同意を得ないで，前条 | 前条 |
| 第32条第2項 | あらかじめ本人の同意を得ないで，承継前 | 承継前 |
| 第32条第3項第1号 | 法令に基づく場合 | 番号法第9条第5項の規定に基づく場合 |
| 第32条第3項第2号 | 本人 | 本人の同意があり，又は本人 |
第10章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第58条 個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案(以下この条及び第60条において「事案」という。)又は問題となる事案の発生のおそれを認識した職員等は，直ちに当該個人情報等を管理する個人情報管理者に報告する。
2 個人情報管理者は，前項の報告を受けた場合は，被害の拡大防止及び復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜くなど，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う(職員等に行わせることを含む。)ものとする。
3 個人情報管理者は，事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し，総括個人情報管理者に報告する。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括個人情報管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括個人情報管理者は，前項の報告を受けた場合は，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯及び被害状況等を学長に速やかに報告する。
5 総括個人情報管理者は，第3項の報告(行政機関等匿名加工情報に係る事案の報告を除く。)を受けた場合は，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等について，速やかに文部科学省に情報提供を行う。
6 個人情報管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずる。
(漏えい等の個人情報保護委員会への報告等)
第59条 本学は，その取り扱う個人データの漏えい，滅失，毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし，本学が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは，この限りでない。
2 前項に規定する場合には，当該事態に係る個人情報管理者は，本人に対し，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし，同項ただし書きに規定する通知を行ったとき及び本人への通知が困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りでない。
(特定個人情報の漏えい等に関する報告等)
第60条 本学は，特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の漏えい，滅失，毀損その他の特定個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし，本学が，他の個人番号利用事務等実施者から当該個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた場合であって，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を当該他の個人番号利用事務等実施者に通知したときは，この限りでない。
2 前項に規定する場合には，当該事態に係る個人情報管理者は，本人に対し，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし，同項ただし書きに規定する通知を行ったとき及び本人への通知が困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りでない。
(公表等)
第61条 総括個人情報管理者は，事案の内容及び影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表並びに当該事案に係る個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
第11章 監査及び点検の実施
(監査)
第62条 監査責任者は，個人情報等の適切な管理を検証するため，第2章から第10章までに規定する措置の状況を含む本学における個人情報等の管理の状況について，定期に及び必要に応じ随時に監査を行い，その結果を総括個人情報管理者に報告する。
2 監査の実施に当たっては，広島大学内部監査規則(平成16年4月1日規則第125号)の定めるところによる。
(点検)
第63条 個人情報管理者は，当該部局等における個人情報等の記録媒体，処理経路及び保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括個人情報管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第64条 総括個人情報管理者及び個人情報管理者は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ずる。
第12章 文部科学省との連携
(文部科学省との連携)
第65条 本学は，個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)4を踏まえ，文部科学省と緊密に連携して個人情報等の適切な管理を行う。
第13章 その他
(雑則)
第66条 この規則に定めるもののほか，個人情報の取扱いに関し必要な事項は，別に定める。
附 則
この規則は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成17年5月17日規則第95号)
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この規則は，平成17年5月21日から施行する。
附 則(平成18年3月31日規則第35号)
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この規則は，平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月23日規則第76号)
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この規則は，平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年6月27日規則第116号)
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この規則は，平成19年6月27日から施行し，この規則による改正後の広島大学個人情報の取扱いに関する規則の規定は，平成19年5月21日から適用する。
附 則(平成19年6月28日規則第153号)
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この規則は，平成19年6月28日から施行し，この規則による改正後の広島大学個人情報の取扱いに関する規則の規定は，平成19年6月1日から適用する。
附 則(平成19年6月29日規則第155号)
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この規則は，平成19年7月1日から施行する。
附 則(平成20年3月31日規則第85号)
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この規則は，平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日規則第106号)
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この規則は，平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成22年3月31日規則第101号)
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この規則は，平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月31日規則第50号)
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この規則は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成24年3月30日規則第94号)
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この規則は，平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月29日規則第52号)
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この規則は，平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成25年6月28日規則第74号)
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この規則は，平成25年7月1日から施行する。
附 則(平成26年4月1日規則第38号)
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この規則は，平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成26年7月14日規則第65号)
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1 この規則は，平成26年7月14日から施行する。
2 この規則による改正後の広島大学個人情報の取扱いに関する規則(以下「新規則」という｡)の規定は，平成26年6月1日から適用する。ただし，新規則別表教育・国際室の項及び学術・社会産学連携室の項の規定は，平成26年7月1日から適用する。
附 則(平成27年3月24日規則第42号)
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この規則は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年9月10日規則第113号)
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この規則は，平成27年9月10日から施行する。
附 則(平成27年10月28日規則第129号)
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この規則は，平成27年11月1日から施行する。
附 則(平成28年3月31日規則第58号)
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この規則は，平成28年3月31日から施行し，この規則による改正後の広島大学個人情報の取扱いに関する規則の規定は，平成27年11月1日から適用する。
附 則(平成28年4月1日規則第145号)
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この規則は，平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年9月21日規則第209号)
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この規則は，平成28年9月21日から施行し，この規則による改正後の広島大学個人情報の取扱いに関する規則の規定は，平成28年7月26日から適用する。
附 則(平成29年3月31日規則第105号)
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この規則は，平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年1月26日規則第6号)
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この規則は，平成30年2月1日から施行する。
附 則(平成30年2月27日規則第14号)
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この規則は，平成30年2月27日から施行する。
附 則(平成30年4月1日規則第99号)
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この規則は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年10月1日規則第149号)
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この規則は，平成30年10月1日から施行する。
附 則(平成31年4月1日規則第87号)
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この規則は，平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和元年10月1日規則第225号)
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この規則は，令和元年10月1日から施行する。
附 則(令和元年11月1日規則第236号)
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この規則は，令和元年11月1日から施行する。
附 則(令和2年4月1日規則第171号)
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この規則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年4月1日規則第85号)
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この規則は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年10月27日規則第120号)
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この規則は，令和3年10月27日から施行する。
附 則(令和5年1月14日規則第5号)
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1 この規則は，令和5年1月14日から施行する。
2 この規則による改正後の広島大学個人情報の取扱いに関する規則(以下「新規則」という。)の規定は，令和4年4月1日から適用する。ただし，新規則別表の規定中総合戦略室の項の規定は，令和4年6月1日から適用し，医療政策室の項の規定は，令和4年7月1日から適用する。
附 則(令和5年2月1日規則第38号)
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この規則は，令和5年2月1日から施行する。
附 則(令和5年4月1日規則第203号)
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この規則は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年4月1日規則第106号)
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この規則は，令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和7年4月1日規則第98号)
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この規則は，令和7年4月1日から施行する。
別表(第3条第2項関係)
| 部局等 | 個人情報管理者 | 備考 |
| 総合戦略室 | 総合戦略グループリーダー | 総合戦略室(学長，学長参与，学長補佐，学長特命補佐及び学長特任補佐を含む。) |
| 基金室 | 基金担当主幹 | 基金室(理事(社会連携・基金・校友会担当)を含む。) |
| 監査室 | 監査室長 | 監査室(監事及び監事支援室を含む。) |
| 教育室 | 教育支援グループリーダー | 教育支援グループ(理事(教育・平和担当)，副学長(全学共通教育担当)，副学長(学生支援・ダイバーシティ担当)及び教育部長を含む。) |
| 教育本部 | ||
| 教育推進グループリーダー | 教育推進グループ(副理事(教育企画担当)を含む。) | |
| 全学教育統括部 | ||
| 学生生活支援グループリーダー | 学生生活支援グループ | |
| ピアサポートルーム | ||
| 入試グループリーダー | 入試グループ | |
| キャリア支援グループリーダー | キャリア支援グループ | |
| グローバルキャリアデザインセンター | ||
| 附属学校支援グループリーダー | 附属学校支援グループ(副理事(附属学校担当)を含む。) | |
| コラボレーションオフィス副室長 | コラボレーションオフィス | |
| 国際室 | グローバル化戦略グループリーダー | グローバル化戦略グループ |
| グローバル化推進グループリーダー | グローバル化推進グループ(理事(グローバル化担当，副学長（国際交流・日本語教育担当），副理事(日本語教育担当)，副理事(キャンパス国際化担当)，副理事(国際交流担当)，副理事(国際拠点担当)及び国際部長を含む。) | |
| 留学交流グループリーダー | 留学交流グループ | |
| 学術・社会連携室 | 地域連携部長 | 地域連携部(参事（呉Town & Gown担当）を含む。) |
| 知的財産部長 | 知的財産部 | |
| 研究戦略グループリーダー | 研究戦略グループ(未来共創科学研究本部長，未来共創科学研究本部副本部長，研究戦略部長を含む。)，研究戦略推進部門，共創科学基盤センター | |
| 産学連携企画グループリーダー | 産学連携企画グループ（副学長（スタートアップエコシステム担当），副理事（産学連携担当），オープンイノベーション本部長，産学連携部長を含む。），産学連携部門，スタートアップ推進部門，バイオデザイン部門 | |
| 研究推進グループリーダー | 研究推進グループ | |
| 研究支援グループリーダー | 研究支援グループ(理事(研究担当)，理事（社会連携・基金・校友会担当），副学長(研究開発担当)，副理事(研究倫理担当)，学術・社会連携支援部長，産学官連携担当主幹を含む。)，リスクマネジメント部門，技術センター | |
| 図書館企画グループリーダー | 図書館企画グループ(副学長(図書館担当)及び図書館部長を含む。) | |
| ライティングセンター | ||
| 図書館支援グループリーダー | 図書館支援グループ | |
| 医療政策室 | 医療政策・医学系研究推進グループリーダー | 医療政策・医学系研究推進グループ(理事(霞地区・教員人事・広報担当)，上席副学長(病院担当)，副学長(国際研究担当)，医療政策部長及び放射線災害医療総合支援センター担当主幹を含む。) |
| 放射線災害医療総合支援センター | ||
| 医系トランスレーショナル教育研究支援センター | ||
| 財務・総務室 | 財務企画グループリーダー | 財務企画グループ(財務部長を含む。) |
| 資産活用推進室 | ||
| 会計グループリーダー | 会計グループ | |
| 経理グループリーダー | 経理グループ | |
| 施設企画グループリーダー | 施設企画グループ(施設部長を含む。) | |
| 施設整備グループリーダー | 施設整備グループ | |
| 情報化推進グループリーダー | 情報化推進グループ(副学長(情報担当)及び情報部長を含む。) | |
| 人事グループリーダー | 人事グループ(人事部長を含む。) | |
| 障がい者雇用推進室 | ||
| 教員人事グループリーダー | 教員人事グループ(理事(霞地区・教員人事・広報担当)及び副学長(学術院担当)を含む。) | |
| 制度企画グループリーダー | 制度企画グループ(副理事(法務担当)及び副理事(人事制度担当)を含む。) | |
| 福利厚生グループリーダー | 福利厚生グループ(副学長(学生支援・ダイバーシティ担当)及び副理事(男女共同参画担当)を含む。) | |
| 男女共同参画推進室 | ||
| 総務グループリーダー | 総務グループ(理事(財務・総務担当)，非常勤の理事，東京オフィス所長，総務・広報部長及びリスク担当主幹を含む。) | |
| 広報グループリーダー | 広報グループ(理事(霞地区・教員人事・広報担当)及び参事(広報担当)を含む。) | |
| 東広島地区運営支援部 | 教育学系総括支援室長 | 教育学系総括支援室 |
| 工学系総括支援室長 | 工学系総括支援室(東広島地区運営支援部長を含む。) | |
| 生物学系総括支援室長 | 生物学系総括支援室 | |
| 支援室長 | 支援室 | |
| 霞地区運営支援部 | 学生支援グループリーダー | 学生支援グループ |
| 会計グループリーダー | 会計グループ | |
| 総務グループリーダー | 総務グループ(霞地区運営支援部長を含む。) | |
| 国際室長 | 国際室 | |
| 病院運営支援部 | 医事グループリーダー | 医事グループ |
| 医療支援グループリーダー | 医療支援グループ | |
| 病院情報システムグループリーダー | 病院情報システムグループ | |
| 経営企画グループリーダー | 経営企画グループ | |
| 総務グループリーダー | 総務グループ(病院運営支援部長を含む。) | |
| 持続可能性に寄与するキラルノット超物質国際研究所事務室 | 持続可能性に寄与するキラルノット超物質国際研究所事務室長 | |
| 学部，研究科，研究科等連係課程実施基本組織，附置研究所及び病院 | 総括支援室長又は支援室長(医学部，歯学部，薬学部，医系科学研究科及び原爆放射線医科学研究所にあっては霞地区運営支援部総務グループリーダー，病院にあっては病院運営支援部総務グループリーダー) | |
| 持続可能性に寄与するキラルノット超物質国際研究所 | 持続可能性に寄与するキラルノット超物質国際研究所事務室長 | |
| 全国共同利用施設，中国・四国地区国立大学共同利用施設，学内共同教育研究施設及び学内共同利用施設 | 支援するグループのグループリーダー(酪農エコシステム技術開発センターにあっては生物学系総括支援室長) | |
| 附属学校 | 校園長 | |
| 東広島市・広島大学Town & Gown Office | 主幹(総合調整担当) | |
| 呉市・広島大学Town & Gown Office | 呉市・広島大学Town & Gown Office専門員 |
※ 備考欄は，各個人情報管理者が管理するグループ等を示す。