○粕屋町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領
| (平成18年11月27日要領第4号) |
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(趣旨)
第1条 この要領は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、住民の個人情報を保護し適正な管理を図るため、法令に定めるもののほか必要な事項を定める。
(閲覧台帳)
第2条 町長は閲覧に供するため、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「施行令」という。)第14条の規定により住民基本台帳の一部の写し(住民基本台帳に記録されている事項のうち氏名、生年月日、性別及び住所を記載した書類。以下「閲覧台帳」という。)を作成する。
2 閲覧台帳は、毎年2月・6月・10月に更新し、それぞれ当該月の1日現在の住民基本台帳に基づき作成し、更新の時期を記載する。
3 前項の規定により閲覧台帳を更新したときは、更新前の閲覧台帳をシュレッダー裁断により直ちに廃棄しなければならない。
(閲覧場所等)
第3条 閲覧台帳の閲覧場所、閲覧日及び時間等は次のとおりとする。
(1) 閲覧場所 住民福祉部住民課
(2) 閲覧日 役場開庁日
(月曜日、閲覧台帳更新日及び3月15日から4月15日の期間を除く。)
(3) 閲覧時間 午前9時から正午まで、及び午後1時から午後4時まで
(4) 閲覧者の定員 原則2名
(閲覧申請)
第4条 閲覧台帳の閲覧の請求又は申出を行う者(以下「請求者」という。)は、事務の適正な処理に資するため閲覧しようとする日の14日前までに、住民基本台帳閲覧申請書(様式第1―1号、1―2号、及び1―3号)及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)に基づき次の各号に掲げる書類等を添付して町長に申請しなければならない。
(1) 法人登記簿、及び事業所概要、並びに調査研究の実施体制等
(2) 大学の委員会又は学部長による証明書
(3) プライバシーポリシー等個人情報に関する対応
(4) 誓約書(閲覧事項を適正に管理し申出の利用の目的以外に利用しない旨)
(5) 調査員の身分証明書
(6) 委託契約書謄本
(7) 委託業者の法人登記簿謄本
(8) その他町長が必要と認める事項を確認することができる書類
(閲覧請求の拒否)
第5条 町長は、法、施行令、省令のほか、住民基本台帳の一部の閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)及び住民基本台帳事務取扱要領(昭和42年自治振第150号等通知)等により判断し、前条の請求が不当な目的に使用されるおそれがあると見込まれる場合、又は個人の情報を保護する必要があると認めたときは請求を拒むことができる。
(閲覧の承認)
第6条 閲覧申請を受け付けた場合は、次のとおり事務処理を行う。
(1) 住民基本台帳閲覧管理簿(様式第4号)により受付し、閲覧申請書及びその他の書類を確認のうえ当該申請が法第11条又は法第11条の2に該当するものであるか審査を行い、可否を決定する。
(2) 前項により閲覧を承認した場合は、以下の書類を請求者に対し送付する。
ア 住民基本台帳閲覧申請に係る審査結果決定通知書(様式第2―1号)
イ 閲覧承認書(様式第2―2号)
ウ 誓約書(様式第3号)
エ 閲覧時の注意事項等の案内文
(3) 閲覧を承認しない場合は、請求者に対し閲覧を承認できない旨及び理由を付した通知書を送付する。
(閲覧の方法)
第7条 前条の規定により閲覧の承認を受けた者は、閲覧日に当町が交付した閲覧承認書、閲覧者の身分証明書(官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等で本人の写真が貼付されたものに限る。)、及び閲覧者が本人であることを確認するのための書類を提示し、誓約書を町長に提出しなければならない。
2 閲覧は、当町の職員が指定した場所で行い、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 閲覧台帳を転記する場合は、必ずボールペンを使用し、当町備え付けの閲覧転記用紙により行うこと。
(2) パーソナルコンピュータ、コピー及び撮影機能付機器、録音機、早見表、照合リスト(町長が承認したリストを除く。)等の持ち込みをしてはならない。
(3) 閲覧中は、携帯電話の使用を禁止する。(閲覧中は電源を切らなければならない。)
(4) 閲覧台帳の切り取り、き損、汚損及び書き加えをしてはならない。
(5) 前各号によるもののほか職員の指示に従い、事務の妨げになる行為をしてはならない。
3 町長は、閲覧者が前2項に違反した場合、又は不正な閲覧であることが判明した場合は、直に閲覧を中止させ、転記済の閲覧転記用紙を回収しなければならない。
(閲覧後の保管)
第8条 閲覧申請書及びその他の添付書類は、閲覧後の閲覧転記用紙の写しと共に領置し、保存するものとする。
2 閲覧者及び閲覧事項取扱者は、法令に基づき閲覧事項を適切に管理する措置を講じ、保管しなければならない。
(公表)
第9条 町長は、毎年1回、法第11条及び法第11条の2の規定に基づき住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況について、粕屋町公告式条例(昭和32年粕屋町条例第4号)に基づき次の各号に掲げる事項を公表する。ただし、犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。
(1) 閲覧者・申出者の氏名(法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理者の氏名)
(2) 利用目的の概要
(3) 閲覧の年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
附 則
この要領は、公布の日から施行し、平成18年11月1日から適用する。
附 則(平成19年6月25日要領第2号)
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この要領は、平成19年7月1日から施行する。
附 則(平成22年5月31日要領第4号)
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この要領は、平成22年6月1日から施行する。
附 則(令和5年9月11日要領第8号)
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この要領は、公布の日から施行する。
附 則(令和7年5月27日要領第4号)
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この要領は、令和7年6月1日から施行する。
様式 略
