○粕屋町文書管理規程
| (平成24年9月26日規程第8号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第3条)
第2章 文書の管理体制(第4条・第5条)
第3章 文書の収受及び配布(第6条－第11条)
第4章 文書の起案(第12条)
第5章 文書の決裁等(第13条－第20条)
第6章 文書の発送(第21条・第22条)
第7章 文書の保管及び保存(第23条－第29条)
第8章 雑則(第30条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、粕屋町(以下「本町」という。)における行政文書等(図面、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって行政の適正かつ効率的な運営に資するため、基本的な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 部 粕屋町部設置条例(平成22年粕屋町条例第7号)第2条に規定する部をいう。
(2) 課 粕屋町行政組織規則(平成22年粕屋町規則第11号)第2条及び第3条並びに第4条に規定する課、粕屋町教育委員会事務局組織及び事務処理に関する規則(昭和50年教育委員会規則第15号)第2条に規定する課等及び粕屋町議会局規程(昭和51年議会規程第1号)第１条に規定する議会局をいう。
[粕屋町行政組織規則(平成22年粕屋町規則第11号)第2条] [第3条] [第4条] [粕屋町教育委員会事務局組織及び事務処理に関する規則(昭和50年教育委員会規則第15号)第2条] [粕屋町議会局規程(昭和51年議会規程第1号)第１条]
(3) 課長 前号に掲げる課等の長をいう。
(4) 行政文書 本町の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、本町の職員が組織的に用いるものとして町が保有しているもの(以下「文書」という。)をいう。
(5) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 文書管理 文書の発生から系統的に分類、整理、保管及び保存し、又は不用となった文書を廃棄又は移管するまでの一連の過程をいう。
(7) 電子決裁システム 電子文書を回付して決裁又は供覧を行う電子情報処理システムをいう。
(8) 文書管理システム 文書の収受、起案、施行、保存、廃棄その他文書の管理を行うための電子情報処理システムをいう。
(9) 簡易な方法 文書を文書管理システムに登録せずに、当該文書の余白等に必要事項などを記入するなどして処理することをいう。
(10) 決裁等 文書による意思決定又は供覧を行うことをいう。
(11) 電子決裁等 決裁等のうち、電子決裁システムを用いて、電子的な方法により意思決定又は供覧を行うことをいう。
(13) 保管 文書を主管課において整理しておくことをいう。
(14) 保存 完結した文書を書庫及び文書管理システムにおいて整理しておくことをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務が適正かつ効率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
第2章 文書の管理体制
(文書の管理体制)
第4条 総務部総務課(以下「総務課」という。)に総括文書管理者1名を置く。
2 総括文書管理者は、総務課長をもって充て、本町の文書事務について総括し、文書の管理に関する定めの整備を行う。
3 課長は、当該担当課における文書の管理に関し、次項の文書管理者及び文書管理担当者を指揮監督し、その他文書事務を総括する。
4 課に文書管理者及び文書管理担当者を置く。
5 文書管理者は、係長以上の職員の中から課長が指定する。
6 文書管理担当者は、課内の職員の中から課長が指定する。
7 課長は、文書管理者及び文書管理担当者を指定し、又はこれを変更したときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
(文書管理者等の職務)
第5条 文書管理者は、次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 課内の文書の整理及び保管の状況の把握並びに文書事務の適正な管理に関すること。
(2) 課内の文書管理の指導、改善、運用及び適正管理に関すること。
(3) その他文書事務の処理に関すること。
2 文書管理担当者は、文書管理者の指示を受けて、前項各号に掲げる文書の整理、保管等に関する実務上の業務を担う。
第3章 文書の収受及び配布
(文書の受領)
第6条 町に送達された文書は、原則として、総務課において受領する。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。
(1) 持参による文書を各課で受領
(2) 使送、会議等で受領
(3) FAX
(4) 電子文書
(郵便料金の未納等の文書の取扱い)
第7条 送料の未納又は不足の文書で、官公署又は学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。
(文書の配布)
第8条 書留扱い、親展文書、内容証明扱い及び配達証明扱いの文書を受領したときは、書留受付簿に次に掲げる事項を記入のうえ、開封することなく主管課の文書管理担当者又は事務担当職員に手渡し、受領印を受けるものとする。
(1) 受付月日
(2) 引受番号
(3) 発信者名
(4) その他必要な事項
2 前項以外の文書を受領したときは、開封等により主管課を判定し、各主管課に配布するものとする。
(配布された文書の収受)
第9条 配布を受けた文書は、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 文書管理システムにおいて収受登録し、電子決裁システムにより供覧に付さなければならない。ただし、事務の性質上、電子決裁システムを用いることが困難又は適さないと認められる場合は、文書管理システムに収受登録し、当該文書の右下余白に受付印を押印する方法により供覧することができる。
(2) 受領した文書が紙文書である場合には、これをスキャナ等により電磁的記録に変換し、文書管理システムに収受登録して供覧しなければならない。ただし、紙文書がこの号の変換に適さないと認められる場合は、文書管理システムから出力した送付票に当該文書を添付することができる。
(3) 前号の規定により処理を行った場合は、当該電子的記録を正本とし、当該電子的記録の元となった紙文書は、文書管理者等と相談のうえ、その保存期間を1年未満とすることができる。ただし、法令等の規定により保存が義務づけられている文書、様式に押印・署名が求められている文書、歴史的に文化価値の高い文書、特定個人情報が記載された文書その他の前号の変換に適さない文書については、紙文書を正本とする。
(4) 粕屋町情報公開条例(平成14年3月29日条例第1号)第8条各号に掲げる非開示情報が含まれているときは、当該情報がみだりに知られることのないよう、文書管理システムへの登録において、件名及び共有部分を適切に取り扱わなければならない。
2 定例的又は簡易な文書は、前項の規定にかかわらず、簡易な方法により処理することができる。
(関連文書等の処理)
第10条 配布を受けた文書が他課に関係があるときは、速やかに当該文書の写しの配布又はその他の方法により、関係課に通知しなければならない。
(所管以外の文書の処理)
第11条 配布を受けた文書中、当該課の所管に属さないものがあるときは、その旨を述べて、総務課に返付するものとする。
2 2以上の課に関連する文書については、総務課は、最も関係の深い課に仕分けし、主管課が明らかでない文書については、総務課長が主管課を決定するものとする。
第4章 文書の起案
(決裁文書の作成)
第12条 文書の起案は、次に定めるところにより行うものとする。ただし、定例的又は簡易な事項については、この限りでない。
(1) 起案文書は、文書管理システムに登録し、電子決裁システムにより決裁に付さなければならない。ただし、事務の性質上、電子決裁システムを用いることが困難又は適さないと認められる場合は、文書管理システムから出力した起案文書を用いて処理することができる。
(2) 起案文書には、起案の理由等を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は関係書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。ただし、事案が定例的又は簡易なものは、添付を省略することができる。
(3) 前号に規定する関係書類には、電磁的記録を用いる。ただし、当該関係書類の一部について電子化に適さないと認められる場合は、文書管理システムから出力した送付票に当該文書を添付することができる。
(4) 起案文書には、文書番号、文書分類記号、起案年月日、保存期間及び決裁区分等の必要な事項を文書管理システムに登録するものとする。
(5) 粕屋町情報公開条例第8条各号に掲げる非開示情報が含まれているときは、当該情報がみだりに知られることのないよう、文書管理システムへの登録において、件名及び共有部分を適切に取り扱わなければならない。
2 決裁文書が定例的な事項又は簡易な事項等であって、一定の様式又は専用の様式の伺書等によることが事務処理上効率的であると認められるときは、所定の起案様式を用いないことができる。この場合において、決裁を受ける用紙は、起案用紙であるとみなす。
第5章 文書の決裁等
(決裁の手続)
第13条 決裁は、粕屋町事務決裁規程(昭和54年粕屋町訓令第1号)に規定する決裁区分により、順序に従って速やかに行うものとする。
(代理決裁)
第14条 粕屋町事務決裁規程第8条の規定により代決を行う場合は、電子決裁システムにおいて代決の処理を行い、決裁権者が復帰の際、直ちに電子決裁システムにおいて後閲の処理を行うものとする。
(決裁文書の持ち回り)
第15条 決裁文書が緊急に処理する必要があるもの、秘密を要するもの若しくは重要なものであるとき、又は特別の事情があるときは、課長又はその指名する者が決裁権者まで直接説明した上で決裁を受けなければならない。
(合議)
第16条 他課の主管事務に関係のある起案文書は、副町長の決裁を受ける前に、その関係課に合議をしなければならない。
(法令等審査)
第17条 議会に提出する議案、例規の制定又は改廃に関する文書は、総務課において審査を受けなければならない。
(事前協議)
第18条 他の課の所掌事務に関係する事案については、第16条の合議にかえてあらかじめ関係課と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。
[第16条]
(起案文書の承認)
第19条 決裁権者は、電子決裁システムで決裁することにより当該起案文書を承認したものとする。ただし、事務の性質上、電子決裁システムを用いることが困難又は適さないと認められる場合は、決裁の区分に応じ文書管理システムから出力した起案文書の所定の欄に押印をすることにより当該起案文書を承認したものとする。
(文書の供覧)
第20条 収受し、又は作成した文書で、上司の閲覧に供する必要があると認められるときは、事務担当者から決裁権者まで、第13条に規定する決裁区分により、順序に従って速やかに行わなければならない。
[第13条]
第6章 文書の発送
(公印の押印)
第21条 決裁が終わった文書で施行を要するものは、発送する文書を作成後、粕屋町公印規程(昭和47年粕屋町訓令第1号)第8条の規定に従い、当該文書に公印の押印をしなければならない。ただし、次に掲げるものは、公印を省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 庁外往復文書のうち軽易な文書
(3) その他公印を省略することが適当であると認められる文書
(文書の発送)
第22条 庁外へ発送する文書は、原則として主管課において発送する。ただし、本庁の集配を所管する郵便事業会社の管轄の郵便物については、一部を総務課において一括して発送するものとする。
第7章 文書の保管及び保存
(文書の保管及び保存の原則)
第23条 文書の保管及び保存は、総務課が総括して指導し、主管課が行う。
2 文書の保管及び保存は、常に整然と分類し、必要なときに、直ちに閲覧及び取り出すことができるように行わなければならない。
3 文書の保管及び保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講じるとともに、重要なものは非常時に際していつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
4 文書管理システムで処理を行った電磁的記録にあっては、総務課長が、次に定めるところにより、適正に保存し、及び管理しなければならない。
(1) 毀損、滅失、改ざん又は漏えい等が生じないようにすること。
(2) 定期的なバックアップ等の措置を講じること。
(文書の保存年限)
第24条 保存文書の範囲及び保存年限は、法律又はこれに基づく政令に規定するものを除き、次項に定める種別及び別表に定める文書保存年限区分を基準とする。
[別表]
2 文書の保存年限の種別は、次の6種類とする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 7年保存
(4) 5年保存
(5) 3年保存
(6) 1年保存
3 永年保存文書は、10年ごとにその内容を見直し、保存年限を見直すものとする。
4 文書の保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が総務課に合議のうえ、総務部長の承認を得て行う。この場合において、主管課長は、文書の保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
5 総務課長又は主管課長は、保存年限が経過した文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められる文書を、関係課と十分協議のうえ、選別し、別に保存するものとする。
6 総務課長は、前項の規定により保存された文書のうち、福岡県市町村公文書館(以下「共同公文書館」という。)へ移管することが適当であると認められる文書を主管課長と協議のうえ、共同公文書館へ移管することができる。
7 文書の保存年限は、翌年度の4月1日から起算するものとする。
(紙文書の保管方法)
第25条 事務室における紙文書の保管は、紙文書を個別フォルダーに分類し、これをファイルボックスに格納して行う。なお、個別フォルダーには紙文書の見出し等を、ファイルボックス側面には格納する紙文書の中身を記載するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、主管課長が必要と認める場合は、簿冊で管理するなど別の方法によって文書の保管を行うことができる。
(紙文書の保存方法)
第26条 紙文書を事務室から書庫に移管して保存するときは、個別フォルダーのみを保存年限が同じものごとにまとめて保存箱に入れて行うものとする。
2 前項の移管を行うときは、主管課の担当者は、保存箱ごとに文書保存リストを2部作成し、1部を保存箱に入れ、1部を事務室にて保管しなければならない。
(書庫の整理)
第27条 書庫は、総務課長が管理し、その管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理しておくこと。
(2) 火災及び盗難の予防に努めること。
(3) 湿気、虫害等の予防に努めること。
(文書の廃棄)
第28条 所管課は、保存年限が満了した文書について、廃棄文書リストを作成し、総務課に合議のうえ、総務部長の承認を得て廃棄するものとする。
2 文書の廃棄は、焼却、融解及び裁断その他適切な方法により行うものとする。この場合において、機密に属するもの又は電磁的記録は、復元できない方法で廃棄しなければならない。
(保存文書の目録)
第29条 主管課は、書庫における保存文書の目録を作成して常にその所在を把握するとともに、第26条及び前条の規定により文書の保存及び廃棄を行ったときは、速やかに目録を更新しなければならない。
[第26条]
第8章 雑則
(委任)
第30条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(粕屋町役場処務規程の廃止)
2 粕屋町役場処務規程(昭和41年粕屋町訓令第1号)は、廃止する。
附 則(令和6年2月16日規程第2号)
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この規程は、公布の日から施行し、改正後の粕屋町文書管理規程の規定は、令和6年2月1日から適用する。
附 則(令和6年3月29日規程第6号)
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この規程は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第24条関係)
文書保存年限区分表・保存年限の決め方
| (1) 法令上の根拠(法的根拠)
(2) 歴史的価値の程度(記録) (3) 実務への利用程度(利用度) (4) 再度つくることができるかどうか、またその費用(再生度) (5) 書庫のスペース(保存スペース) (6) 使用機器(機器) 以上を総合的に考慮して決める。 |
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| 保存年限 | 文書名等 |
| 永年保存 | (1) 町議会に関する文書(議決書、議事録等)
(2) 条例、規則、訓令等、公示、告示 (3) 町の沿革に関する重要な文書 (4) 町広報 (5) 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類及び履歴書 (6) 退職年金、遺族年金及び恩給に関する文書 (7) 叙位、叙勲及び褒章等に関する文書 (8) 不服の申立、審査の請求 (9) 調査及び統計で特に重要なもの (10) 台帳、帳簿等で特に重要なもの (11) 財産及び地方債に関する文書 (12) 租税、その他公課に関する特に重要な文書 (13) 文書保存台帳(文書保存目録、ファイル基準表) (14) 工事関係書類で特に重要なもの (15) 歳入、歳出決算書 (16) 学校設置、廃止に関する文書 (17) 町道設定、用地買収に関する文書 (18) 町の廃置分合、境界変更及び字名改称、区域変更に関する文書 (19) その他10年を超えて保存する必要がある文書 |
| 10年保存 | (1) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書
(2) 認可、許可又は契約に関するもの(法律関係が5年を超える文書) (3) 台帳、帳簿等で重要なもの (4) 寄附、受納に関する重要なもの (5) 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの (6) 請願、陳情及び諮問に関する文書で重要なもの (7) 行政処分に関する文書で重要なもの (8) 調査及び統計で重要なもの (9) 工事関係書類で重要なもの (10) その他10年保存を必要とする文書(国庫補助事業等) |
| 7年保存 | (1) 租税、その他公課に関するもの
(2) その他7年保存を必要とする文書 |
| 5年保存 | (1) 会計関係の証拠文書
(2) 給与の支給に関する文書 (3) 出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの (4) 会計年度任用職員の任用に関する文書 (5) 調査、統計に関するもの (6) 工事に関するもの (7) その他5年保存を必要とする文書(県費補助事業等) |
| 3年保存 | (1) 軽易な諸届、往復文書等で3年又は1年以上の保存を必要とするもの
(2) 出納に関する文書 (3) 証明交付申請書等 (4) その他3年保存を必要とする文書(単独事業等) |
| 1年保存 | (1) 軽易な照会往復文書、供覧文書、その他事務事業の執行に付随する文書
(2) 軽易な文書で翌年度において参考となる文書 |
| ※ 上記の規定に関わらず、法令等に定めがある保存年限については、それに従うものとする。 | |