○三股町文書取扱規則
| (平成13年3月26日規則第4号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第8条)
第2章 文書の配布及び収受(第9条－第12条)
第3章 文書の処理(第13条－第23条)
第4章 文書の施行(第24条－第26条)
第5章 文書の整理、保存及び廃棄(第27条－第35条)
第6章 文書管理委員会(第36条－第41条)
第7章 雑則(第42条・第43条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、法令その他規則等に特別の定めがあるものを除くほか、三股町情報公開条例(平成13年三股町条例第3号)第13条第2項の規定に基づき、文書の取扱いについて必要な事項を定め、公文書の適切な処理及び管理を図ることを目的とする。
(文書取扱の原則)
第2条 全ての文書は、丁寧に取り扱い、処理は確実かつ速やかに行い、常に処理経過を明らかにし、適正に管理及び保管し、事務能率の向上に努めなければならない。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、文書事務を総括する。
2 総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるよう努めなければならない。
(文書取扱責任者)
第4条 文書取扱責任者は、各課(局、室)長をもって充てる。
2 文書取扱責任者は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、文書の処理状況を把握し、文書事務を処理させなければならない。
(文書取扱担当者)
第5条 文書取扱担当者は、各課(局、室)の各係長をもって充てる。
2 各係長の所管に属しない文書は、文書取扱責任者において処理する。
3 文書取扱担当者は、文書が完結するまでの処理経過を明らかにし、完結した文書については、この規則の定めるところにより処理しなければならない。
(文書の種類)
第6条 文書は、一般文書、公示文書、議案書及び専決処分書、令達文書、契約文書並びに法規文書に区分する。
2 一般文書は、次のとおりとする。
(1) 往復文書
ア 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議等に対して応答するもの
ウ 協議 相手方の同意を求めるもの
エ 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
オ 依頼 相手方に対して一定の行為を求めるもの
カ 送付 物品又は書類を相手方に送り届けるもの
キ 報告 一定の事実その他について上司又は上級官公庁に知らせるもの
ク 届出 一定の事項について届け出るもの
ケ 申請 許可、認可、承認、交付その他一定の行為を求めるもの
コ 願い 一定の事項について願い出るもの
サ 進達 経由文書を上級官公庁に取り次ぐもの
シ 副申 許可、申請書等を進達する場合に、経由機関が意見を述べるもの
ス 勧告 法令等に基づき一定の行為をすること又はしないことを相手方に勧めるもの
セ 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
ソ 答申 諮問を受けた機関等がその諮問事項について意見を述べるもの
タ 建議 諮問を受けた機関等がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し将来の行為に関し意見を述べるもの
(2) 内部文書
ア 復命 上司から命ぜられた任務の結果等について報告するもの
イ 事務引継 職員が退職、休職、転任等となった場合に、担当事務の処理いきさつを後任者に引き継ぐもの
(3) 儀礼文書
ア 書簡文 依頼状、礼状、挨拶状、案内状等で私文書の形式により発するもの
イ 挨拶文 式辞、祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等
ウ 表彰文 賞状、表彰状、感謝状
(4) その他の文書
ア 請願 損害の救済、公務員の罷免、法律、命令又は規則の制定、廃止又は改正その他の事項に関し、行政機関に対し希望を述べるもの
イ 陳情 行政機関に対し希望を述べるもの
ウ 証明 特定の事実、法律関係その他の存否を公に認識する旨の表示をするもの
エ 要綱 事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたもの
オ 要領 事務を処理するに当たっての具体的な処理基準等実際に事務を処理する上での手続をまとめたもの
カ 会議録 議事録会議の次第、出席者、内容等を記載して、会議の経過を記録するもの
3 公示文書は、次のとおりとする。
(1) 告示 一定の事項を法令の規定に基づき、広く一般に周知させるために公示するもの
(2) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるために公示するもの
4 議案書及び専決処分書は、次のとおりとする。
(1) 議案書 議会において議決しなければならない事項について、町長又は議員が議会に提出するために作成したもの
(2) 専決処分書 議会において議決(決定)すべき事件に関して、必要な議決(決定)が得られない場合の補充的手段として町長が処分するもの又は議会の権限に属する軽易な事項について議会の委任に基づいて町長が処分するもの
5 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 訓令(規程) 本庁又は出先機関に対して命令するもの
(2) 指令 申請又は願いに対して、許可し、認可し、又は指示し、若しくは命令するもの
(3) 通達 特定の個人又は団体に対し、法令の解釈、職務執行上の方針その他の細目的事項に関し、指示し、又は命令するもの
6 契約文書 一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思の合意の内容を明らかにした書面
7 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき町議会の議決を経て制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定に基づき町長及び町の機関が制定するもの
(文書番号)
第7条 文書には、それぞれ「条例」、「規則」、「告示」、「公告」及び「訓令」の記号を付し、各記号ごとに原議簿により年間を通じて一連番号を記載する。この場合において、条例、規則及び告示にあっては、さらに「条例」、「規則」及び「告示」の前に町名を記載する。
(一般文書収発番号)
第8条 一般文書には、文書受発簿により年間を通じて一連の収発番号を記載する。ただし、同一事業に属する往復文書は、特に文書取扱責任者が必要と認めたものを除き完結するまで同一番号を用いる。この場合において、その事案の完結が年度をまたがるときは、番号の前に起案した会計年度の数字を記載しなければならない。
2 収受文書に基づかず、自らの起案によって発送する文書は、前項の文書収発番号の前に「発」の記号を記載しなければならない。
3 軽易な文書のうち収受文書にあっては、収受印だけを押し、文書番号を省略し、発送文書にあっては文書番号を省略して「事務連絡」とすることができる。
4 町報として発送する文書は、前3項の規定にかかわらず、町報番号を用いることができる。
第2章 文書の配布及び収受
(到達文書の配布及び収受)
第9条 受信文書は、総務課において主務課(室)に配布し、当該課(室)の文書取扱担当者が収受する。
2 前項の場合において、主務課が明らかでないものは、開封し、内容を調査して主務課を確認し、配布する。
3 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配布しなければならない。
4 前項の場合において、配布を受けた文書取扱担当者は、必要があると認めた場合、直ちにその写しを作り関係課に配布しなければならない。
(郵便料金未納等の文書の取扱い)
第10条 郵便料金の未納又は不足の文書が送付されたときは、公務に関すると認められるものに限り、この未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
(配布を受けた文書等の取扱い)
第11条 文書取扱担当者は、総務課から文書の配布を受け、又は直接文書を収受したときは、次により処理しなければならない。
(1) 親展文書は、開封しないで宛名人に配布する。
(2) 次に掲げる文書は、受付印を押し、文書受発簿に所定の事項を記載し、当該文書に番号を記入の上、閲覧印を押し、課長の閲覧を受けてから処理する。
ア 国及び県からの通達、通知等のうち重要な文書
イ 審査請求その他の不服申立て及び訴訟に関する文書
ウ その他特に重要と認められる文書
(3) 前2号に掲げる文書以外の文書は、受付印及び閲覧印を押し、第8条の規定に基づき適正に処理する。ただし、軽易な文書については、文書取扱担当者の判断により、その手続の全部又は一部を省略することができる。
[第8条]
(4) 総務課から配布を受けた文書のうち当該課(室)の所管に属さないものは、付箋にその旨を記載して、直ちに総務課又は主務課(室)に配布しなければならない。
2 課(室)長は、前項の規定により閲覧した文書のうち特に重要なもの又は特に異例なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供しなければならない。
(電話等による処理)
第12条 電話又は口頭により、照会、回答、報告その他の連絡を聴取した事項のうち重要なものは、電話口頭連絡票に記入し、処理しなければならない。
第3章 文書の処理
(起案の用紙等)
第13条 起案は、回議用紙を用いなければならない。ただし、2枚目以降は、任意の用紙を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる起案については、当該各号に定めるところにより処理することができる。
(1) 収受した文書に基づく処理案で定例的又は軽易なものの起案は、収受した文書の余白に処理案を朱書きする。この場合においては、当該文書の余白に閲覧印を押すこと。
(2) 一定の帳票を使用して発する定期報告等の文書、軽易な照会、回答、督促等の起案は、当該文書の余白に閲覧印を押し、起案する。
(起案の方法)
第14条 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 文書は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、簡潔に書くこと。
(2) 起案文書は、定例的又は軽易な事案を除き、起案の理由、起案内容の説明、関係法令その他の参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。
(文書の左横書き)
第15条 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式が縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めたもの
(3) 祝辞、賞状、表彰状その他これらに類するもの
(4) 前3号に定めるもののほか、文書取扱責任者が縦書きを適当と認めたもの
(文書の発信者名)
第16条 文書の発信者名は、町長又は町名を用いるものとする。ただし、特に軽易な照会、回答又は事務連絡等については、課名又は課長名を用いることができる。
(文書取扱課(室)名の表示等)
第17条 町長名又は町名で発する文書には、当該文書の末尾に文書取扱課(室)名を表示するものとする。
2 施行する文書には、照会その他の便宜を図るため、必要に応じて、当該文書に事務担当者の係名、氏名、電話番号等を記載するものとする。
(決裁区分等の表示)
第18条 回議用紙の決裁区分の欄には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める決裁区分を表示しなければならない。
(1) 町長が決裁すべきもの 町長
(2) 副町長が専決すべきもの 副町長
(3) 会計管理者が決裁すべきもの 会計管理者
(4) 課(室)長が専決すべきもの 課(室)長
2 回議用紙の取扱区分の欄には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める取扱区分を表示しなければならない。
(1) 例規となるもの 例規
(2) 役場掲示板に掲示するもの 掲示
(3) 特殊な発送を要するもの 親展、書留、配達証明、内容証明、ファクシミリ、電子メール等
3 回議用紙の保存期間の欄には、第31条に定める保存期間を表示しなければならない。
[第31条]
(回議)
第19条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議をする。
2 起案文書のうち秘密を要するもの、特に重要なもの等については、起案者又は上司が持ち回りしなければならない。
(合議)
第20条 起案文書の内容が他の課(室)に関係がある場合は、関係課(室)長に当該起案文書の合議をしなければならない。
2 合議を受けた関係課長は、当該事案の処理に異議があるときは、主務課長と協議して調整するものとし、調整ができないときは、意見を付して上司の指示を受けなければならない。
(起案文書の修正及び廃案)
第21条 起案文書の修正をした者は、修正した箇所に押印をしなければならない。ただし、用字、用語等の形式上の修正をしたときは、この限りでない。
2 回議又は合議の結果、起案文書に重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、そのときまでに回議又は合議を終えた関係課長にその旨を通知しなければならない。
(代決、後閲等)
第22条
三股町事務決裁規程(昭和57年三股町訓令第4号)の定めるところにより代決した者は、起案文書の代決者として押印した印影の上に「代」と記載し、後閲を要すると認められるものは「後閲」と記載しなければならない。
2 回議又は合議の過程において回議又は合議を受ける者が不在のときは、前項の代決の例により処理することができる。
(供覧)
第23条 供覧すべき文書は、回議用紙を用い、取扱区分欄に「供覧」と表示をし、関係者の閲覧に供するものとする。ただし、軽易なものについては、当該文書の余白に「供覧」と朱書きし、閲覧印を押して関係者の閲覧に供することができる。
第4章 文書の施行
(校合)
第24条 施行する文書は、必ず決裁が終了した起案文書(以下「原議」という。)と校合しなければならない。
(公印及び契印の押印)
第25条 施行する文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、許可、認可等の処分に関する文書その他特に重要な文書以外の文書については、公印及び契印を省略することができる。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書の施行に当たっては、公印のみを押すこととする。
(1) 契約書、覚書、協定書等正本を町において保有するもの
(2) 内容証明郵便で発送する文書等謄本が町に残るもの
(3) 賞状、表彰状、感謝状等体裁上契印を押すことが適当でないもの
(文書の発送)
第26条 文書の発送は、総務課において郵送等により行うものとする。ただし、次の各号に掲げる文書の発送は、当該各号に定める方法により行うことができる。
(1) 緊急に発送を要する文書等 主務課において切手により発送
(2) ファクシミリでの送付を了解している団体等に対して送付するもの ファクシミリ送信
(3) 電子メールでの送付を了解している団体等に対して送付するもの 電子メール送信
第5章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の整理及び保存)
第27条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときにすぐ取り出せるように保管しなければならない。
(保存場所)
第28条 文書は、各課(局又は室)において、文書取扱責任者の定めた所に保存する。
(文書の編さん分類)
第29条 文書の分類名は、課(室)名を大分類、係名を中分類、係の事務分掌を小分類とする。この場合において、課(室)及び係に関すること等の語句は、分類名から除く。この場合において、係以外の文書については、文書取扱責任者が中分類及び小分類を置くことができる。
2 文書取扱担当者は、小分類の下に細分類を置き、文書を分類し、細分類には、保存期間、保管場所及び三股町情報公開条例第8条に基づく「開示」、「部分開示」又は「非開示」を定める。
3 文書の分類は、年度ごとに作成し、文書取扱担当者は、年度末までに当該年度の細分類票を文書取扱責任者に提出しなければならない。
4 文書取扱責任者は、前年度の細分類票を5月末までに総務課長に提出しなければならない。
(完結文書の処理)
第30条 完結文書は、年度ごとに整理し、保管するものとする。ただし、暦年により整理する必要があるものについては暦年により、年度をまたがって処理されるものについては年度をまたがって整理し、保管することができる。
(文書の保存期間)
第31条 文書の保存期間は、次の各号に掲げるとおりとし、その保存期間基準は、別表に定めるところによる。
[別表]
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(6) 1年未満
2 文書の保存期間は、前項に規定する区分に従い、文書取扱担当者が定め、文書取扱責任者が合議するものとする。
3 文書取扱担当者は、保存期間の変更の必要が生じた場合には、文書取扱責任者と協議の上保存期間を変更することができる。
(保存期間の起算)
第32条 保存期間は、暦年によるものはその完結の翌年から、会計年度によるものはその完結の翌年度から起算する。
(文書の保管)
第33条 文書取扱担当者は、汚損、滅失等のないよう文書の保管に注意しなければならない。
(保存文書の点検)
第34条 文書取扱責任者は、定期的に保存文書を台帳と照査し、保存全般について点検しなければならない。
(保存文書の廃棄)
第35条 文書取扱担当者は、保存期間の経過した文書を廃棄する。ただし、文書が第31条第1項に規定する文書の保存期間、保存の必要性がないと認められるものについては、総務課長に合議の上、廃棄することができる。この場合において、永年とする文書を廃棄する場合は、文書管理委員会に諮らなければならない。
[第31条第1項]
2 文書取扱責任者は、前項ただし書の規定により廃棄する出納に係る保存文書は、会計管理者の合議を要する。
3 保存期間が経過した文書その他保存する必要がなくなった文書で、歴史資料として価値があるものは、町長が別に定める方法により保存するものとする。
第6章 文書管理委員会
(文書管理委員会の設置)
第36条 文書等の取扱いに関する重要事項について調査し、及び審議するため、文書管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(委員会の組織)
第37条 委員会は、委員長1名、委員8名以内をもって組織する。
2 委員長は副町長をもって充て、委員は総務課長のほか、町職員のうちから町長が任命する。
(委員長の職務)
第38条 委員長は、会務を総理し、委員会を代表する。
2 委員長に事故があるときは、総務課長がその職務を代理する。
(会議)
第39条 委員会は、委員長が招集し、委員長が会議の議長となる。
2 委員会は、次の各号について審議する。
(1) 三股町情報公開条例第7条に規定する決定について
(2) 第29条に規定する各課(室)等から提出された細分類表について
[第29条]
(3) 第35条第1項ただし書に規定する永年とする文書を廃棄することについて
[第35条第1項]
(4) その他、文書等の取扱いに関する重要事項について
(主管課、課長等の出席)
第40条 審議に関係する主管課、課長等は、出席しなければならない。
(書面審議)
第41条 緊急の審議を要する議案については、書面審議に付することができる。
第7章 雑則
(様式)
第42条 次の表の左欄に掲げる文書は、同表中欄の規定を適用する場合に用い、その様式はそれぞれ同表右欄に定めるところによる。
| 文書の種類 | 根拠規定 | 様式 |
| 原議簿 | 第7条 | 様式第1号 |
| 文書受発簿 | 第8条 | 様式第2号 |
| 電話口頭連絡票 | 第12条 | 様式第3号 |
| 回議用紙 | 第13条 | 様式第4号 |
| 細分類票 | 第29条 | 様式第5号 |
(委任)
第43条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
この規則は、平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成17年3月22日規則第17号)
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この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月20日規則第1号)
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この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月30日規則第2号)
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この規則は、平成23年4月1日から施行する。
別表(第31条関係)
保存期間基準表
| (永年保存) | |
| (1) | 法令、条例、規則その他例規に関するもの |
| (2) | 官公庁からの令達、通知、往復文書等で特に重要なもの |
| (3) | 町議会の会議録、決議書等特に重要なもの |
| (4) | 職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関する書類のうち特に重要なもの |
| (5) | 訴願、訴訟、異議の申立及び請願に関する書類のうち重要なもの |
| (6) | 認可及び、許可に関する書類のうち重要なもの |
| (7) | 予算、決算、出納及び財務に関する書類のうち特に重要なもの |
| (8) | 公有財産の取得、管理及び処分等に関する書類のうち重要なもの |
| (9) | 契約に関する書類のうち重要なもの |
| (10) | 金銭の支払に関する証拠書類のうち権利の得失に関するもの |
| (11) | 町債及び借入金に関する書類のうち重要なもの |
| (12) | 重要な事業計画及びその実施に関する書類のうち重要なもの |
| (13) | 境界変更及び廃置分合に関するもの |
| (14) | 町史及びその編さん上必要な資料のうち重要なもの |
| (15) | 統計に関する書類のうち重要なもの |
| (16) | 表彰に関する書類のうち重要なもの |
| (17) | 各種台帳のうち特に重要なもの |
| (18) | 事務引継ぎに関する書類のうち重要なもの |
| (19) | 申請、報告及び届出に関する書類のうち特に重要なもの |
| (20) | 特殊な処分又は事務の創始若しくは改廃に関する書類のうち重要なもの |
| (21) | 機関の設置又は廃止に関する書類のうち重要なもの |
| (22) | その他永久保存の必要があると認められるもの |
| (10年保存) | |
| (1) | 町議会に関する書類で重要なもの |
| (2) | 職員人事に関する書類のうち重要なもの |
| (3) | 金銭の支払に関する証拠書類で重要なもの |
| (4) | 各種台帳で重要なもの |
| (5) | 官公庁への調査及び報告で重要なもの |
| (6) | 町税及び税外諸収入に関する書類のうち重要なもの |
| (7) | 工事及び物品等に関する書類のうち重要なもの |
| (8) | 陳情書等で重要なもの |
| (9) | 申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの |
| (10) | 通知、照会及び回答に関する書類のうち重要なもの |
| (11) | その他10年保存の必要があると認められるもの |
| (5年保存) | |
| (1) | 町税及び税外諸収入に関する書類 |
| (2) | 出納及び経理に関する書類 |
| (3) | 申請、報告及び届出に関する書類 |
| (4) | 通知、照会、回答及び証明に関する書類 |
| (5) | その他5年保存の必要があると認められるもの |
| (3年保存) | |
| (1) | 申請、報告及び届出に関する書類のうち軽易なもの |
| (2) | 通知、照会、回答及び証明に関する書類のうち軽易なもの |
| (3) | 文書の受付及び発送に関する書類 |
| (4) | その他3年保存の必要があると認められるもの |
| (1年保存) | |
| (1) | 台帳に登録した申請書及び届書 |
| (2) | 軽易な願い、届出等の往復文書で後日参照を必要としないもの |
| (3) | その他1年保存の必要があると認められるもの |
| (1年未満保存) | |
| (1) | その他の行政文書 |
様式(省略)
