○公的個人認証（電子証明書等）に関する文書管理規程
| (令和3年7月28日訓令第10号) |
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(目的)
第1条 この規程は、公的個人認証（電子証明書等）に関する文書を適切に管理するため、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(平成26年特定個人情報委員会告示第6号)、三股町文書取扱規則(平成13年三股町規則第4号)等に基づき、必要な事項を定める。
(文書の取り扱い基準)
第2条 個人番号制度（マイナンバー制度）関連及び公的個人認証制度（電子証明）関連に係る文書の取扱いについては、次に掲げる法令・通知等（以下「基準法令等」という。）を基準として定める。
(1) 三股町文書取扱規則
(2) 三股町文書取扱規程(昭和43年三股町訓令第16号)
(3) 三股町文書編さん保存規程(昭和43年三股町訓令第15号)
(4) 個人番号カードの交付等に関する事務処理要領（平成27年総務省自治行政局長通知第137号）
(5) 公的個人認証サービス事務処理要領（平成16年総務省自治行政局長通知第1号）
(6) その他関連する法令・通知等
(文書の保存期間)
第3条 個人番号制度（マイナンバー制度）関連及び公的個人認証制度（電子証明）関連に係る文書の保存期間については、別表第1及び別表第2に示すとおりとする。
2 保存期間は対象文書が発生した翌年度初日から起算し、保存期間を経過した文書は焼却・溶解等適切な廃棄処理を行うものとする。
(文書の保管方法)
第4条 個人番号制度（マイナンバー制度）関連及び公的個人認証制度（電子証明）関連に係る文書等の保管については次に掲げる各号に示すとおり、格納物に応じた適切な管理に努めるものとする。
(1) 容易に移動できない書庫・キャビネット等に格納し、施錠保管すること。
(2) 鍵及び管理者や管理方法を定め、部署内で共有していること。
(3) 業務終了時の施錠を徹底し、施錠状態を確認のうえ退庁すること。
(4) 鍵及び暗証番号については、業務時間中であっても机上に放置等しないこと。
(委任)
第5条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附 則
この訓令 は、公表の日から施行する。
別表第1(第3条関係)
一般事務文書の保存期間
| 文書の名称 | 保存期間 | 備 考 | |
| (単位：年) | |||
| 1 | 国・Ｊ－ＬＩＳからの通知・通達 | 5 | |
| 2 | 事業費補助金 | 5 | |
| 3 | 事務費補助金 | 5 | |
| 4 | マイナンバーカード申請補助受付簿 | 5 | |
| 5 | マイナンバーカードオンライン申請書
（申請補助） | 5 | |
| 6 | マイキーＩＤ申請補助
（マイナポイント・保険証含む） | 5 | |
| 7 | 個人番号カード交付申請書 | 15 | |
| 8 | 出張申請補助（庁内外） | 5 | |
| 9 | カード廃棄 | 20 | 紙・電子／非公開
期間満了毎に期間延長の判定実施 |
| 10 | 個人番号カード交付管理簿 | 30 | 電子／非公開
期間満了毎に期間延長の判定実施 |
| 11 | 本人確認書類および返納書類確認票
（交付時） | 10 | |
| 12 | コンビニ交付（検討・導入） | 20 | |
| 13 | コンビニ交付（保守・管理） | 10 | |
| 14 | 庁内調整 | 10 | |
| 15 | カード発行一覧 | 10 | 紙・電子／非公開 |
| 16 | その他 | 1～30 | 期間は内容に応じて設定 |
別表第2(第3条関係)
公的個人認証（電子証明書）関連文書の保存期間
| 文書の名称 | 保存期間 | 備 考 | |
| (単位：年) | |||
| 1 | 署名用電子証明書／利用者証明用電子証明書
新規発行／更新申請書 | 15 | |
| 2 | 署名用電子証明書／利用者証明用電子証明書
失効申請／秘密鍵漏えい等届出書 | 10 | |
| 3 | 電子証明書失効申請等受理通知書 | 10 | |
| 4 | 認証業務情報開示請求書 | 10 | |
| 5 | 認証業務情報訂正等請求書 | 10 | |
| 6 | 電子証明書暗証番号変更／電子証明書
暗証番号初期化申請書 | 10 | |
| 7 | 利用者証明用電子証明書一時保留解除届 | 10 | |
| 8 | 電子証明書失効申請等受理通知書 | 15 | |
| 9 | 電子証明書破棄通知受理書 | 15 | |
| 10 | 署名用電子証明書・利用者証明用電子証明書
新規発行／更新照会書兼回答書 | 15 | |
| 11 | 交付記録簿 | 15 | |
| 12 | 委任状（対象文書の保存期間が10年のもの） | 10 | |
| 13 | 委任状（対象文書の保存期間が15年のもの） | 15 |