○北海道国立大学機構立替払取扱要項
(令和4年4月1日制定)
改正
令和6年4月1日
(目的)
1　この要項は、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における立替払に関する取扱いについて必要な事項を定める。
(定義)
2　立替払とは、後払い、仮払い及び前払いで対応することが困難であるなどの場合に、支払権限のない者が、一時的に私金で立替え、後日、機構にその支払を請求することをいう。立替払ができる者は、次の各号に掲げる者とする。
(1)　機構の役員及び職員
(2)　前号以外の者で、機構の依頼等により業務を行う研究協力者等
(立替払の範囲)
3　機構の業務上必要な経費で、別表に掲げる経費のうち、金額が1件当たり50万円を超えないものについて、立替払いをすることができる。
(事前申請)
4　立替者は、立替払いをする必要があるときは、あらかじめ理事長の承認を得なければならない。ただし、緊急を要する場合等、事前に承認を得ることが困難である場合には、事後において速やかに承認を得るものとする。
(検収)
5　立替者は、納品又は業務の完了後、速やかに経理課又は管理課の検収を受けなければならない。
(立替払の請求)
6　業務に必要な経費の立替払を請求する場合は、次の各号に掲げる書類を添付しなければならない。
(1)　立替払請求書(別紙様式)
(2)　領収書等(立替者が支払を行った事実が確認できる書類)
(ただし、クレジットカードを利用して支払いを行った場合は、カード会社の発行する利用代金明細書をもって換えるものとする。)
(3)　納品又は業務の完了が確認できる書類(ただし、購入物品現物の確認により前項に定める検収を受ける場合には省略できるものとする。)
(立替払請求書の提出)
7　前項による立替払請求書は、立替払後速やかに提出しなければならない。
(その他)
8　この要項に定めるもののほか、立替払事務に関し必要な事項は、別に定める。
附　則
この要項は、令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和6年4月1日)
この要項は、令和6年4月1日から施行する。
　
項目番号項目
(1)出張中又は外勤中において緊急に支出を要するなど業務上やむを得ず支払いが必要な経費
(2)郵送料及び荷物送料
(3)講習会、免許取得のための試験等に参加を命じられた場合の受講料等
(4)業務上で必要な会費、登録料等 (懇親会費が含まれている場合は、その額を控除するものとする。)
(5)現金若しくはクレジットカード等による支払いでしか契約できない経費
(6)海外の業者との取引で外国送金が必要な経費
(7)有料道路通行料 、駐車料及び燃料費
(8)会場借上料
(9)官公署、地方公共団体若しくはこれらに準ずる機関に支払う諸手数料等
(10)機構の主催する行事において参加者に対し傷害保険をかける場合の保険料
(11)業務上必要となる資材、金物、植物、生鮮食料品、衣料品等で、直接商品を確認しないと購入することが困難な経費
(12)前各号の立替払を銀行振込等により行った場合において、当該振込等のために要した手数料
別紙様式(第6項関係)
立替払請求書