○北海道国立大学機構職員の心身の状態に関する情報の取扱要項
(令和4年4月1日制定)
改正
令和6年4月1日
令和6年8月28日
(目的及び取扱方法)
第1条　この要項は、北海道国立大学機構職員安全衛生管理規程(令和4年度機構規程第51号)第36条第2項の規定に基づき、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における業務上知り得た職員の心身の状態に関する情報(以下「健康情報等」という。)を健康確保措置の実施又は安全配慮義務の履行のために適切かつ有効に取扱うため、必要な事項を定めることを目的とする。
[北海道国立大学機構職員安全衛生管理規程(令和4年度機構規程第51号)第36条第2項]
2　この要項に定めるもののほか、健康情報等の取扱い及び安全の確保等に関しては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)その他関係法令及び北海道国立大学機構保有個人情報管理規程(令和4年度機構規程第27号)に定めるところによる。
[北海道国立大学機構保有個人情報管理規程(令和4年度機構規程第27号)]
(健康情報等)
第2条　この要項において健康情報等の種類は、別表のとおりとする。
[別表]
2　この要項において「健康情報等の取扱い」とは、健康情報等に係る収集、保管、使用及び消去までの一連の措置を指し、用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1)　収集　健康情報等を入手することをいう。
(2)　保管　入手した健康情報等を保管することをいう。
(3)　使用　健康情報等を取扱う権限を有する者が、健康情報等を活用する(閲覧を含む。)こと及び第三者に提供することをいう。
(4)　加工　収集した健康情報等の第三者への提供に当たり、当該健康情報等の取扱いの目的の達成に必要な範囲内で使用されるように変換することをいう。
(5)　消去　収集、保管、使用及び加工した情報を削除するなどして、使えないようにすることをいう。
(健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲)
第3条　機構は、業務上知り得た健康情報等を、健康確保措置の実施又は安全配慮義務の履行のために、適切に取り扱わなければならない。
2　健康情報等を取り扱う者(以下「健康情報取扱者」という。)は、あらかじめ職員自身の同意を得ることなく、前項で定めた利用目的の達成に必要な範囲を超えて、健康情報等を取り扱ってはならない。
3　健康情報取扱者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲は、別表のとおりとする。
[別表]
4　健康情報取扱者は、職務を通じて知り得た職員の健康情報等を漏らしてはならない。
(健康情報を取り扱う目的等の通知方法)
第4条　健康情報取扱者は、健康情報等を取り扱う場合には、あらかじめその利用目的及び取扱方法を機構のホームページへの掲載等により周知するものとする。
(職員本人の同意の取得方法)
第5条　機構は、労働安全衛生法(昭和47年法律第57号。以下「安衛法」という。)により収集義務がある情報については、職員本人の同意を得ずに収集することができる。
2　前項に規定するもの以外の情報については、機構は適切な方法により職員本人の同意を得ることで収集することができる。なお、この要項が職員本人に周知され、かつ職員本人が当該健康情報等を本人の意思に基づき提出した場合は、職員本人の同意が得られたものとみなす。ただし、個人情報保護法第17条第2項各号に該当する場合は、本人の同意を必要としない。
(健康情報等の適正管理の方法)
第6条　健康情報取扱者は、利用目的の達成に必要な範囲において、健康情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
2　機構は、健康情報等の漏えい、滅失、改ざん等を防止するため、次の各号に掲げる組織的、人的、物理的及び技術的に適切な措置を講ずるものとする。
(1)　健康情報等があらかじめ定めた方法に従って取り扱われていることの確認
(2)　別表に定められた者以外の健康情報等取扱いの禁止
[別表]
(3)　健康情報等を含む文書(磁気媒体を含む。)を施錠できる場所への保管並びに記録機能を持つ媒体の持込み又は持出し制限等による情報の盗難及び紛失等の防止措置
(4)　健康情報等のうち、体系化され、検索可能な個人データに当たるものを扱う情報システムに関して、アクセス制限、アクセス記録の保存、パスワード管理、外部からの不正アクセスの防止等による情報の漏えい等の防止措置
3　機構は、健康情報等を、法令又は北海道国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第33号)に定める保存期間に従い保管し、利用目的を達成した場合は、速やかに廃棄しなければならない。
[北海道国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第33号)]
4　健康情報取扱者は、健康情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案が生じるおそれを認識した場合には、速やかに機構本部の総務課長へ報告しなければならない。
5　健康情報取扱者は、各事業場における報告及び被害の拡大防止、事実関係の調査及び原因の究明、影響範囲の特定、再発防止策の検討及び実施、影響を受ける可能性のある者への連絡等並びに事実関係及び再発防止策の公表等の必要な措置を講ずるものとする。
6　機構は、健康情報等の取扱いを委託する場合は、委託先において当該健康情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
(健康情報等の開示、訂正、利用停止等)
第7条　健康情報等の開示、訂正又は利用停止の請求があった場合の取扱いは北海道国立大学機構保有個人情報の開示等取扱規程(令和4年度機構規程第35号)に基づき、取り扱うものとする。
[北海道国立大学機構保有個人情報の開示等取扱規程(令和4年度機構規程第35号)]
(健康情報等の第三者提供)
第8条　健康情報取扱者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ職員本人の同意を得ることなく健康情報等を第三者へ提供してはならない。
(1)　安衛法及びその他法令に基づく場合
(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、職員本人の同意を得ることが困難である場合
(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、職員本人の同意を得ることが困難である場合
(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、職員本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(再編、統合等に伴う健康情報等の引継ぎに関する事項)
第9条　機構が、組織再編等に伴い他機関と健康情報等の引継ぎを行う場合は、安全管理措置を講じた上で、適正な管理の下、情報を引き継ぐものとする。
2　機構は、安衛法によらず取り扱う情報のうち、承継前の利用目的を超えて取り扱う場合には、あらかじめ職員本人の同意を得るものとする。
(健康情報等の取扱いに関する苦情の処理)
第10条　健康情報等の取扱いに関する苦情については、総務課が担当する。
(職員への周知)
第11条　この要項は、機構ホームページへの掲載等により、職員に周知するものとする。
(教育及び啓発)
第12条　機構は、健康情報等の取扱いに関して、健康情報取扱者及びその他職員を対象に研修を行うものとする。
(事務)
第13条　この要項に関する事務は、総務課が行うものとする。
(その他)
第14条　この要項に定めるもののほか、実施に関し必要な事項は、別に定める。
附　則
この要項は、令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和6年4月1日)
この要項は、令和6年4月1日から施行する。
附　則(令和6年8月28日)
この要項は、令和6年8月28日から施行し、令和6年4月1日から適用する。
別表(第2条第1項、第3条第3項及び第6条第2項第2号関係)
健康情報等の種類健康情報取扱者及びその権限
理事長、総括安全衛生管理者、安全衛生総括者、安全衛生管理者、総務課長、企画総務課長産業医、看護師、保健師職員本人
の所属長 		総務課長以外の総務課事務担当者、企画総務課長以外の企画総務課担当者
①作業環境測定の結果の評価に基づいて、職員の健康を保持するため必要があると認めたときに実施した健康診断の結果△○△△
①－1①の健康診断の受診・未受診の情報◎○△△
②定期健康診断及び特別健康診断の結果並びに健康診断結果に代わる人間ドック等の受診結果△○△△
②－1②の健康診断を実施する際、機構が追加して行う健康診断による健康診断の結果△○△△
②－2②の健康診断の受診・未受診の情報◎○△△
③健康診断の結果に基づき医師又は歯科医師から聴取した意見及び講じた健康診断実施後の措置の内容◎○△△
④健康診断の結果に基づき実施した保健指導の内容△○△△
④－1④の保健指導の実施の有無◎○△△
⑤長時間労働者に対して実施した面接指導の結果△○△△
⑤－1⑤の職員からの面接指導の申出の有無◎○△△
⑥長時間労働者に対する面接指導に関し医師から聴取した意見及び面接指導後の措置の内容◎○△△
⑦長時間労働者以外の健康への配慮が必要な職員に実施した面接指導又は面接指導に準ずる措置の結果◎○△△
⑧ストレスチェックの結果△○△△
⑨ストレスチェックの結果に基づき実施した面接指導の結果△○△△
⑨－1⑨の職員からの面接指導の申出の有無◎○△△
⑩ストレスチェックの結果に基づき実施した面接指導に関し医師から聴取した意見及び面接指導後の措置の内容◎○△△
⑪職員に対する健康教育及び健康相談その他職員の健康の保持増進を図るため必要な措置を通じて機構が取得した健康測定の結果、健康指導の内容等△○△△
⑫労働者災害補償保険法第27条の規定に基づき提出された二次健康診断の結果及び同法の給付に関する情報△○△△
⑬治療と仕事の両立支援等のための医師の意見書△○△△
⑭通院状況等疾病管理のための情報△○△△
⑮健康相談の実施の有無△○△△
⑯健康相談の結果△○△△
⑰職場復帰のための面談の結果△○△△
⑱①から⑰のほか、産業保健業務従事者が職員の健康管理等を通じて得た情報△○△△
⑲任意に職員から提供された本人の病歴、健康に関する情報△○△△
※ ◎：安衛法に基づき、各事業場が直接取り扱う。
※ 〇：情報の取集、保管、使用、加工、消去を行う。
※ △：情報の収集、保管、使用を行う。なお、使用に当たっては、職員に対する健康確保措置を実施するために必要な情報が的確に伝達されるよう、医療職が集約・整理・解釈するなど適切に加工した情報を取り扱う。