○東海国立大学機構法人文書管理規程
(令和2年4月1日機構規程第12号)
改正
令和4年3月28日機構規程第65号
令和6年3月28日機構規程第56号
令和6年9月27日機構規程第34号
令和6年11月29日機構規程第43号
(趣旨)
第1条　公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第11条第1項の規定に基づく東海国立大学機構(以下「機構」という。)における法人文書の管理については，この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1)　課等　東海国立大学機構事務組織規程（令和2年度機構規程第8号）第2条，第35条及び第48条に定める課並びに同規程第36条及び第49条に定める事務部等（文系，医学部・医学系研究科，工学部・工学研究科及び研究所にあっては，各課）並びに監査室，岐阜大学Development Office並びに名古屋大学の総長戦略本部及びDevelopment Office
[東海国立大学機構事務組織規程（令和2年度機構規程第8号）第2条] [第35条] [第48条]
(2)　法人文書　機構の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって，機構の役員又は職員が組織的に用いるものとして，機構が保有しているものをいう。ただし，法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(3)　歴史公文書等　歴史資料として重要な法人文書その他の文書をいう。
(4)　教育・研究関係文書　第2号に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。ただし，課等が保有するものを除く。
(5)　法人文書ファイル等　機構における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(6)　法人文書ファイル管理簿　機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(管理体制)
第3条　法人文書の適正な管理を行うため，総括文書管理者，副総括文書管理者，文書管理者，文書管理担当者及び監査責任者を置く。
(総括文書管理者)
第4条　総括文書管理者は，事務局長をもって充てる。
2　総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　別に定める法人文書ファイル管理簿，法人文書ファイル移管簿及び法人文書ファイル廃棄簿の調製
(2)　法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3)　法人文書の管理に関する研修の実施
(4)　組織の新設，改正，廃止等に伴う法人文書の管理に関する必要な措置
(5)　その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第5条　副総括文書管理者は，総務部長をもって充てる。
2　副総括文書管理者は，前条第2項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者)
第6条　文書管理者は，各課等の長又はこれに代わる者をもって充てるものとし，当該課等の執務室が複数ある場合には，当該執務室ごとに文書管理者を置くことができる。
2　前項の規定にかかわらず，課等以外の組織において保有する法人文書 （教育・研究関係文書を除く。）の管理に当たり，総括文書管理者が必要と認める場合は，当該課等以外の組織の長又はこれに代わる者を文書管理者とするものとする。
3　文書管理者は，当該課等の所掌事務に関する法人文書の管理に関する実施責任者として，次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　保存
(2)　保存期間が満了したときの措置の設定
(3)　法人文書ファイル管理簿への記載
(4)　移管，廃棄(法人文書ファイル移管簿又は法人文書ファイル廃棄簿への記載を含む。)等
(5)　管理状況の点検等
(6)　法人文書の作成，整理その他法人文書の管理に関する職員への指導
(文書管理担当者)
第7条　文書管理担当者は，原則として，文書管理者が当該課等の係長又は専門職員のうちから指名するものとする。
2　前項の規定にかかわらず，前条第2項により文書管理者となった者は，当該組織の職員のうちから文書管理担当者を指名するものとする。
3　文書管理担当者は，文書管理者を補佐し，当該課等の文書管理業務を処理する。
(監査責任者)
第8条　監査責任者は，監査室長をもって充てる。
2　監査責任者は，法人文書の管理の状況について，定期に又は随時に監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告する。
(教育・研究関係文書の管理)
第9条　第3条から前条までの規定にかかわらず，教育・研究関係文書については，総括文書管理者の総括の下に当該大学教員，附属学校教員又は教員組織が適正に管理するものとする。
[第3条]
(職員の責務)
第10条　職員は，法の趣旨に則り，関連する法令，規程等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
(作成)
第11条　職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条の規定に基づき，法第1条の目的の達成に資するため，機構における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
2　文書の作成に当たって，反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子媒体等を活用し職員の利用に供するものとする。
3　文書の作成に当たっては，常用漢字表(昭和22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語を用い，的確かつ簡潔に記載するものとする。
4　国の定める歴史的緊急事態に対応するために行われた業務については，軽微なものを除き，将来の教訓として極めて重要であり，保存期間が満了したときは原則として東海国立大学機構大学文書資料室（以下「資料室」という。）に移管する文書として，記録を作成するものとする。
5　法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合，電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き，電子媒体により作成又は取得することを基本とするものとする。
(整理)
第12条　職員は，その所属する課等において，次に掲げる整理を行わなければならない。
(1)　作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付すとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2)　相互に密接な関連を有する法人文書を一の法人文書ファイルにまとめること。
(3)　前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付すとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
2　法人文書ファイル等は，機構の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的に分類し，分かりやすい名称を付さなければならない。
3　第1項第1号及び第3号の保存期間の設定については，法人文書の保存期間基準(別表第1)に従い，行うものとする。
4　保存期間の設定において，歴史公文書等に該当するとされたものにあっては，1年以上の保存期間を定めるものとする。
5　保存期間の起算日は，当該法人文書を作成し，若しくは取得した日(以下「作成日」という。)又は第1項第2号の規定により法人文書をまとめた日(以下「まとめた日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，作成日又はまとめた日のうち最も早い日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書ファイル等の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
6　前項の規定にかかわらず，文書管理者は，法人文書の適切な管理に資すると認める場合には，法人文書ファイルの保存期間の起算日以後（起算日が属する年度内に限る。）に作成し，又は取得した文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて，保存期間を作成日又はまとめた日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし，当該法人文書ファイルにまとめることができる。
7　第1項第1号及び第3号の規定による保存期間の満了する日は，第5項の規定による保存期間の起算日から起算して第4項の規定により設定された保存期間を満了する日とする。
(保存)
第13条　文書管理者は，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りでない。
2　法人文書については，法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合，電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き，電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
3　総括文書管理者は，機構における法人文書の集中管理の推進に努めるものとする。
(法人文書ファイル管理簿)
第14条　総括文書管理者は，機構の法人文書ファイル管理簿(以下「ファイル管理簿」という。)について，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条の規定に基づき，調製するものとする。
2　ファイル管理簿は，これをインターネットで公表するとともに，機構の適当な場所に備え置き一般の閲覧に供するものとする。
3　ファイル管理簿を一般の閲覧に供する場所を定め，又は変更した場合には，これを官報で公示しなければならない。
4　文書管理者は，少なくとも毎年度1回，管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，施行令第15条第1項各号に掲げる事項をファイル管理簿に記載しなければならない。
5　前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年第140号)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
6　文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，次条第4項の規定に基づき，資料室に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関するファイル管理簿上の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した法人文書ファイル移管簿又は法人文書ファイル廃棄簿に記載しなければならない。
(移管又は廃棄)
第15条　文書管理者は，法人文書ファイル等について，非現用文書の移管基準(別表第2)の定めるところにより，保存期間(延長された場合にあっては，延長後の保存期間。以下この条において同じ。)の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置として，歴史公文書等に該当するものにあっては，資料室への移管の措置を，それ以外のものにあっては廃棄の措置を取るべきことを定めなければならない。
2　前条第4項に規定する法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，法人文書ファイル管理簿へ記載することにより，前項の措置を定めるものとする。
3　総括文書管理者は，前項の同意をするに当たって，資料室の専門的かつ技術的な助言を求めるものとする。
4　文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，第1項の規定に基づき，資料室に移管し，又は廃棄しなければならない。
5　文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして機構において利用の制限を行うことが適切であると認めるものがある場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，資料室に意見を提出しなければならない。
6　文書管理者は，電子媒体である法人文書ファイルを資料室に移管する際，電子文書のパスワードの解除，利用可能な電子ファイル形式への変換等，必要な措置を講ずるものとする。
(保存期間の延長)
第16条　文書管理者は，前条の規定にかかわらず，次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は，当該法人文書ファイル等の区分に応じ，それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において，一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。
(1)　現に監査，検査等の対象になっているもの　当該監査，検査等が終了するまでの期間
(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの期間
(3)　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4)　開示請求があったもの　開示若しくは一部開示又は不開示の決定の日の翌日から起算して1年間
2　文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行上必要があると認める場合には，総括文書管理者の承認を得て，その必要な限度において，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3　文書管理者は，前2項の規定に基づき，保存期間又は保存期間の満了する日を延長した場合は，延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告するものとする。
(点検・監査)
第17条　文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2　監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告するものとする。
3　総括文書管理者は，第1項又は前項の規定に基づく点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
4　文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
5　総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，遅滞なく被害の拡大防止等のために必要な措置を講じなければならない。
(管理状況の報告等)
第18条　総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。
(研修)
第19条　総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
2　文書管理者は，総括文書管理者，独立行政法人国立公文書館その他機関が実施する研修に，職員を積極的に参加させるものとする。
(法令による調整)
第20条　法令の規定により，法人文書の管理に関する事項について特別の定めがある場合は，当該事項については，当該法令の定めるところによる。
(雑則)
第21条　この規程に定めるもののほか，法人文書の管理に関し必要な事項は，機構長が定める。
附　則
この規程は，令和2年4月1日から施行する。
附　則(令和4年3月28日機構規程第65号)
この規程は，令和4年4月1日から施行する。ただし，この規程の施行日前に作成若しくは取得し，又は改正前の第13条第1項第2号の規定によりまとめた法人文書に係る別表第1の保存期間については，なお従前の例による。
附　則(令和6年3月28日機構規程第56号)
この規程は，令和6年4月1日から施行する。
附　則(令和6年9月27日機構規程第34号)
この規程は，令和6年10月1日から施行する。
附　則(令和6年11月29日機構規程第43号)
この規程は，令和6年11月29日から施行し，令和6年11月1日から適用する。
別表第1(第12条第3項関係)
法人文書の保存期間基準
法人文書の区分保存期間
11）　規程及び内規等の制定及び改廃に関するもの常用（無期限）
2）　機構の通達等で例規となるもの
3）　公印の制定及び改廃に関するもの
4）　法人文書ファイル管理簿に関するもの
5）　人事記録に関するもの
6）　栄典及び表彰に関するもののうち重要なもの
7）　資産に関するもののうち重要なもの
8）　学位授与に関するもの
9）　卒業者及び修了者台帳
10）　1）から9）までに掲げるもののほか，これらに準ずるもののうち常用文書又は無期限保存を必要と認めるもの
21）　役員会，経営協議会，教育研究評議会，運営方針会議，運営会議，教授会等重要な会議に関するもの30年（保存期間満了後に移管する法人文書は20年）
2）　不服申立及び訴訟に関するもの
3）　役員及び職員（限定職員及び非常勤職員を除く。）の任免，分限及び懲戒に関するもの
4）　学部，学科等の設置及び改廃に関するもの
5）　1）から4）までに掲げるもののほか，これらに準ずるもののうち30年以上保存を必要と認めるもの
31）　通達等のうち重要なもの10年
2）　機構の委員会等に関するもののうち重要なもの（2の項1）に該当するものを除く。）
3）　栄典及び表彰に関するもの（1の項6）に該当するものを除く。）
4）　限定職員及び非常勤職員の任免に関するもの
5）　予算，決算及び出納に関するもののうち重要なもの
6）　契約等に関するもののうち重要なもの
7）　資産に関するもの（1の項7）に該当するものを除く。）
8）　監査及び会計検査に関するもの
9）　学生に関する表簿のうち重要なもの
10）　奨学生に関する表簿のうち重要なもの
11）　1）から10）までに掲げるもののほか，これらに準ずるもののうち10年以上保存を必要と認めるもの
41）　在留資格に関するもの7年
2）　法人宿舎に関するもの
3）　予算，決算及び出納に関するもの（3の項5）に該当するものを除く。）
4）　契約等に関するもの（3の項6）に該当するものを除く。）
5）　1）から4）までに掲げるもののほか，これらに準ずるもののうち7年以上保存を必要と認めるもの
51）　通達等に関するもの（3の項1）に該当するものを除く。）5年
2）　供閲文書に関するもの
3）　機構の委員会等に関するもの（2の項1）及び3の項2）に該当するものを除く。）
4）　職員の勤務状況が記録されたもの
5）　証明等に関するもの
6）　予算，決算及び出納に関するもののうち軽易なもの
7）　各種事業の計画等に関するもの
8）　契約等に関するもののうち軽易なもの
9）　学生に関する表簿（3の項9）に該当するものを除く。）
10）　入学試験に関するもの
11）　奨学生に関する表簿（3の項10）に該当するものを除く。）
12）　1）から11）までに掲げるもののほか，これらに準ずるもののうち5年保存を必要と認めるもの
61）　定型的な事務に係る決裁文書3年
2）　学生に関する表簿のうち軽易なもの
3）　1）又は2）に掲げるもののほか，これらに準ずるもののうち3年保存を必要と認めるもの
71）　照会，回答，通知，依頼，報告，届出等のうち簡易なもの1年
2）　供閲文書に関するもののうち軽易なもの
3）　入学試験に関するもののうち軽易なもの
4）　1）から3）までに掲げるもののほか，これらに準ずるもののうち1年保存を必要と認めるもの
8その他の法人文書1年未満
別表第2(第15条第1項関係)
非現用文書の移管基準
法人文書の区分
1）　役員会，経営協議会，教育研究評議会，運営方針会議，運営会議のほか，各種の委員会，研究会，ワーキンググループ（以下「WG」という。），懇談会等，機構の意志決定に関するもののうち重要なもの
2）　各種の計画及び当該計画の実施報告に関するもののうち重要なもの
3）　建築物の設計に関係する設計図書等のうち重要なもの
4）　留学生，国際交流・協力事業に関するもののうち重要なもの
5）　叙位，叙勲，栄典及び表彰に関するもののうち重要なもの
6）　予算・決算に関するもののうち重要なもの
7）　機構内外で実施する各種プログラム等に関するもののうち重要なもの
8）　大学祭，部活動，奨学金その他学生生活に関するもののうち重要なもの
9）　組織の設立又は改廃に関するもののうち重要なもの
10）　教授会，各種の委員会，協議会，研究会，WG，懇談会等，部局の意志決定に関するもののうち重要なもの
11）　その他総括文書管理者及び文書管理者が必要と認めた文書
（注）　
　上記に掲げる法人文書以外であっても，法の趣旨に照らして，国及び機構にとって共有すべき歴史的事項に関するものであると思われるものについては，資料室の専門的な助言を受け移管又は廃棄の措置を定めるものとする。