○東海国立大学機構における保有個人情報の開示等に関する取扱規程
| (令和2年4月1日機構規程第14号) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 開示(第3条－第9条)
第3章 訂正(第10条－第15条)
第4章 利用停止(第16条－第19条)
第5章 審査請求(第20条－第24条)
第6章 特定個人情報の開示等に関する特則(第25条・第26条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 東海国立大学機構(以下「機構」という。)における保有個人情報の開示，訂正及び利用停止並びに異議申立てに関し必要な事項については，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)その他関係法令の定めるもののほか，この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1) 部局 次に掲げる組織をいう。
イ 機構本部
ロ 岐阜大学の運営支援組織，学部，学環，研究科，学院，高等研究院，糖鎖生命コア研究所，保健管理センター及び医学部附属病院
ハ 名古屋大学の運営支援組織，総長戦略本部，学部，研究科，教養教育院，博士課程教育推進機構，アジアサテライトキャンパス学院，附置研究所，医学部附属病院，学内共同教育研究施設等，情報基盤センター，総合保健体育科学センター，国際高等研究機構，高等研究院，トランスフォーマティブ生命分子研究所，素粒子宇宙起源研究所，学際統合物質科学研究機構，未来社会創造機構，グローバル・マルチキャンパス推進機構及びDevelopment Office
(2) 個人情報 生存する個人に関する情報であって，次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等(文書，図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。以下同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され，若しくは記録され，又は音声，動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
ロ 個人識別符号が含まれるもの
(3) 個人識別符号 次のいずれかに該当する文字，番号，記号その他の符号のうち，個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号）第1条で定めるものをいう。
イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字，番号，記号その他の符号であって，当該特定の個人を識別することができるもの
ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ，又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され，若しくは電磁的方式により記録された文字，番号，記号その他の符号であって，その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ，又は記載され，若しくは記録されることにより，特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
(4) 保有個人情報 機構の職員(役員及び派遣労働者を含む。以下同じ。)が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，機構の職員が組織的に利用するものとして，機構が保有しているものをいう。ただし，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第2項に規定する法人文書に記録されているものに限る。
(5) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
第2章 開示
(開示の請求)
第3条 機構長に対し，自己を本人とする保有個人情報の開示を請求する者(以下「開示請求者」という。)は，情報公開・個人情報保護窓口において，又は郵送により，保有個人情報開示請求書(別記様式第1号の1)を提出し，当該開示の請求に係る手数料を納入する。この場合，開示請求者は，別に定めるところにより，当該開示請求に係る保有個人情報の本人であること又は本人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し，又は提出しなければならない。
2 機構長は，前項により提出された開示請求書に形式上の不備があるときは，開示請求者に対し，相当の期間を定めて，その補正を求めることができる。この場合において，機構長は，必要な場合，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供する。
3 第1項の手数料及びその納入方法は，別に定める。
(部局への照会)
第4条 機構長は，前条第1項の規定により開示請求があった場合又は法第85条の規定により行政機関の長及び他の独立行政法人等（以下「行政機関の長等」という。）から事案が移送された場合は，当該開示請求に係る保有個人情報を特定するため，部局の長に照会を行う。
(開示請求に対する措置)
第5条 機構長は，前条の規定により特定された保有個人情報について，法第78条及び第79条の規定に基づき，その全部又はその一部を開示するときは，開示請求者に対し，保有個人情報開示決定通知書(別記様式第2号)により通知する。
2 機構長は，当該保有個人情報の全部を開示しないとき(法第81条の規定により当該開示請求を拒否するとき及び当該保有個人情報を保有していないときを含む。)は，開示請求者に対し，保有個人情報不開示決定通知書(別記様式第3号)により通知する。
3 前2項の規定による開示又は不開示の決定(以下「開示決定等」という。)の審査は，法第78条，第80条及び第81条の規定並びに東海国立大学機構における保有個人情報の開示決定等に係る審査基準に基づき，東海国立大学機構情報公開・個人情報保護審査委員会(以下「委員会」という。)が行うものとする。
(開示決定等の期限)
第6条 開示決定等は，開示請求があった日から30日以内に行う。ただし，第3条第2項の規定により補正を求めた場合，当該補正に要した日数は，当該期間に算入しない。
[第3条第2項]
2 前項の規定にかかわらず，事務処理上の困難その他正当な理由があるときは，同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において，機構長は，開示請求者に対し，遅滞なく，開示決定等期限の延長通知書(別記様式第4号)により通知する。
3 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため，開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は，前2項の規定にかかわらず，開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし，残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等を行うことができる。この場合において，機構長は，第1項に規定する期間内に，開示請求者に対し，開示決定等期限の延長特例通知書(別記様式第5号)により通知する。
(事案の移送)
第7条 機構長は，開示請求に係る保有個人情報が行政機関の長等から提供されたものであるとき，その他行政機関の長等において開示決定等をすることについて正当な理由があるときは，当該行政機関の長等と協議の上，当該行政機関の長等に対し，開示請求事案移送書(別記様式第6号の1)により事案の移送を行う。
2 機構長は，前項により事案を移送した場合は，開示請求者に対し，事案を移送した旨を開示請求事案移送通知書(別記様式第7号)により通知する。
(第三者に対する意見書提出機会の付与)
第8条 機構長は，開示請求に係る保有個人情報に，国，独立行政法人等，地方公共団体，地方独立行政法人及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは，開示決定等をするに当たり，当該情報に係る第三者に対し，当該第三者に関する情報の内容等について，第三者意見書提出機会付与書(別記様式第8－1号)により，意見書を提出する機会を与えることができる。
2 機構長は，前項によるもののほか，次の各号のいずれかに該当するときは，開示決定等に先立ち，当該第三者に対し，開示請求に係る当該第三者に関する情報の内容等について，第三者意見書提出通知書(別記様式第8－2号)により通知し，意見書を提出する機会を与えなければならない。
(1) 第三者に関する情報が記録されている保有個人情報を開示しようとする場合であって，当該第三者に関する情報が法第78条第2号ロ又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。
(2) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を法第80条の規定により開示しようとするとき。
3 機構長は，前2項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が，当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した保有個人情報の開示決定等に関する意見書(別記様式第9号。以下「反対意見書」という。)を提出した場合において，開示を決定するときは，開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において，機構長は，開示決定後直ちに，反対意見書を提出した第三者に対し，反対意見書に係る開示決定通知書(別記様式第10号)により通知しなければならない。
(開示の実施等)
第9条 開示請求に係る保有個人情報の開示は，別に定める方法により行う。
2 開示決定に基づき保有個人情報の開示を受ける者は，開示決定の通知があった日から30日以内に，その求める開示の実施の方法等を保有個人情報開示実施方法等申出書(別記様式第11号)により申し出なければならない。
第3章 訂正
(訂正の請求)
第10条 前条の規定により開示を受けた保有個人情報について，機構長に対し，訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求する者(以下「訂正請求者」という。)は，当該保有個人情報の開示を受けた日から90日以内に情報公開・個人情報保護窓口において，又は郵送により，保有個人情報訂正請求書(別記様式第12号の1)を提出する。この場合，訂正請求者は，別に定めるところにより，当該訂正請求に係る保有個人情報の本人であること又は本人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し，又は提出しなければならない。
2 機構長は，前項により提出された訂正請求書に形式上の不備があるときは，訂正請求者に対し，相当の期間を定めて，その補正を求めることができる。
(部局への照会)
第11条 機構長は，前条第1項の規定により訂正請求があった場合又は法第96条の規定により行政機関の長等から事案が移送された場合は，当該訂正請求に係る保有個人情報について，部局の長に照会を行う。
(訂正請求に対する措置)
第12条 機構長は，当該保有個人情報の訂正をするときは，訂正請求者に対し，保有個人情報訂正決定通知書(別記様式第13号)により通知する。
2 機構長は，当該保有個人情報の訂正をしないときは，訂正請求者に対し，保有個人情報不訂正決定通知書(別記様式第14号)により通知する。
3 前2項の決定(以下「訂正決定等」という。)の審査は，委員会が行うものとする。
(訂正決定等の期限)
第13条 訂正決定等は，訂正請求があった日から30日以内に行う。ただし，第10条第2項の規定により補正を求めた場合，当該補正に要した日数は，当該期間に算入しない。
[第10条第2項]
2 前項の規定にかかわらず，事務処理上の困難その他正当な理由があるときは，同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において，機構長は，訂正請求者に対し，遅滞なく，訂正決定等期限の延長通知書(別記様式第15号)により通知する。
3 訂正決定等に特に長期間を要すると認められるときは，前2項の規定にかかわらず，相当の期間内に訂正決定等を行うことができる。この場合において，機構長は，第1項に規定する期間内に，訂正請求者に対し，訂正決定等期限の延長特例通知書(別記様式第16号)により通知する。
(事案の移送)
第14条 機構長は，訂正請求に係る保有個人情報が法第85条第3項の規定に基づく開示に係るものであるとき，その他行政機関の長等において訂正決定等をすることについて正当な理由があるときは，当該行政機関の長等と協議の上，当該行政機関の長等に対し，訂正請求事案移送書(別記様式第17号の1)により事案の移送を行う。
2 機構長は，前項により事案を移送した場合は，訂正請求者に対し，事案を移送した旨を訂正請求事案移送通知書(別記様式第18号)により通知する。
3 機構長は，第1項の規定により事案の移送を受けた行政機関の長等が訂正決定をしたときは，当該訂正決定に基づき訂正の実施をしなければならない。
(保有個人情報の提供先への通知)
第15条 機構長は，訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において，必要があると認めるときは，当該保有個人情報の提供先に対し，遅滞なく，保有個人情報提供先への訂正決定通知書(別記様式第19号)により通知する。
第4章 利用停止
(利用停止の請求)
第16条 第9条の規定により開示を受けた保有個人情報について，機構長に対し，法第98条の規定に基づき，利用の停止，消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)の措置を請求する者(以下「利用停止請求者」という。)は，当該保有個人情報の開示を受けた日から90日以内に情報公開・個人情報保護窓口において，又は郵送により，保有個人情報利用停止請求書(別記様式第20号の1)を提出する。この場合，利用停止請求者は，別に定めるところにより，当該利用停止請求に係る保有個人情報の本人であること又は本人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し，又は提出しなければならない。
[第9条]
2 機構長は，前項により提出された利用停止請求書に形式上の不備があるときは，利用停止請求者に対し，相当の期間を定めて，その補正を求めることができる。
(部局への照会)
第17条 機構長は，前条第1項の規定により利用停止請求があった場合は，当該保有個人情報の利用停止請求について，部局の長に照会を行う。
(利用停止請求に対する措置)
第18条 機構長は，当該保有個人情報の利用停止をするときは，利用停止請求者に対し，保有個人情報利用停止決定通知書(別記様式第21号)により通知する。
2 機構長は，当該保有個人情報の利用停止をしないときは，利用停止請求者に対し，保有個人情報利用不停止決定通知書(別記様式第22号)により通知する。
3 前2項の決定(以下「利用停止決定等」という。)の審査は，委員会が行うものとする。
(利用停止決定等の期限)
第19条 利用停止決定等は，利用停止請求があった日から30日以内に行う。ただし，第16条第2項の規定により補正を求めた場合，当該補正に要した日数は，当該期間に算入しない。
[第16条第2項]
2 前項の規定にかかわらず，事務処理上の困難その他正当な理由があるときは，同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において，機構長は，利用停止請求者に対し，遅滞なく，利用停止決定等期限の延長通知書(別記様式第23号)により通知する。
3 利用停止決定等に特に長期間を要すると認められるときは，前2項の規定にかかわらず，相当の期間内に利用停止決定等を行うことができる。この場合において，機構長は，第1項に規定する期間内に，利用停止請求者に対し，利用停止決定等期限の延長特例通知書(別記様式第24号)により通知する。
第5章 審査請求
(審査請求)
第20条 第5条の規定による開示請求に対する措置，第12条の規定による訂正請求に対する措置及び第18条の規定による利用停止請求に対する措置について，不服のある者は，当該措置に関する決定があったことを知った日の翌日から起算して3月以内に情報公開・個人情報保護窓口において，又は郵送により，機構長に対し，審査請求をすることができる。この場合，審査請求人は，別に定めるところにより，本人であること又は法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し，又は提出しなければならない。
(情報公開・個人情報保護審査会への諮問)
第21条 委員会は，開示決定等，訂正決定等又は利用停止決定等について，前条の規定に基づき，審査請求書(別記様式第25号)による審査請求があったときには，その対応について審議する。
2 機構長は，前項の審議の結果を踏まえ，法第105条第1項各号のいずれかに該当する場合を除き，情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対し，諮問する。
(諮問した旨の通知)
第22条 機構長は，前条第2項の規定により審査会へ諮問をした場合は，次に掲げる者に対し，諮問をした旨を情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(別記様式第26号)により通知する。
(1) 審査請求人及び参加人
(2) 開示請求者，訂正請求者又は利用停止請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(3) 当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(審査請求に対する裁決)
第23条 機構長は，審査会の答申に基づき，当該審査請求に対する裁決を行うものとし，審査請求人に対し，その裁決した旨を通知する。
(雑則)
第24条 この規程に定めるもののほか，保有個人情報の開示，訂正及び利用停止等の実施に関し必要な事項は，別に定める。
第6章 特定個人情報の開示等に関する特則
(定義)
第25条 この章において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1) 個人番号 番号法第7条第1項又は第2項の規定により，住民票コード(住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コードをいう。以下同じ。)を変換して得られる番号であって，当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(2) 特定個人情報 個人番号(個人番号に対応し，当該個人番号に代わって用いられる番号，記号その他の符号であって，住民票コード以外のものを含む。)をその内容に含む個人情報をいう。
(特例)
第26条 特定個人情報の開示等については，この規程の規定を適用する。この場合において，次の表の左欄に掲げるこの規程の規定中同表の中欄に掲げる字句は，同表の右欄に掲げる字句とする。
| 読み替えられるこの規程の規定 | 読み替えられる字句 | 読み替える字句 |
| 第1条 | 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。) | 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。) |
| 第3条第1項 | 保有個人情報開示請求書(別記様式第1号の1) | 保有個人情報開示請求書(別記様式第1号の2) |
| 第7条第1項 | 開示請求事案移送書(別記様式第6号の1) | 特定個人情報開示請求事案移送書(別記様式第6号の2) |
| 第10条第1項 | 保有個人情報訂正請求書(別記様式第12号の1) | 特定個人情報訂正請求書(別記様式第12号の2) |
| 第14条第1項 | 訂正請求事案移送書(別記様式第17号の1) | 特定個人情報訂正請求事案移送書(別記様式第17号の2) |
| 第16条第1項 | 保有個人情報利用停止請求書(別記様式第20号の1) | 特定個人情報利用停止請求書(別記様式第20号の2) |
附 則
この規程は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年12月28日機構規程第175号)
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この規程は，令和3年1月1日から施行する。
附 則(令和3年3月30日機構規程第198号)
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この規程は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月28日機構規程第49号)
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この規程は，令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年6月30日機構規程第10号)
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この規程は，令和4年7月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日機構規程第83号)
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この規程は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年3月29日機構規程第59号)
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この規程は，令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和6年11月21日機構規程第41号)
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この規程は，令和6年12月2日から施行する。
附 則(令和6年11月29日機構規程第43号)
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この規程は，令和6年11月29日から施行し，令和6年11月1日から適用する。
附 則(令和7年3月31日機構規程第77号)
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この規程は，令和7年4月1日から施行する。
別記様式第1号の1
保有個人情報開示請求書
別記様式第1号の2
特定個人情報開示請求書
別記様式第2号
保有個人情報開示決定通知書
別記様式第3号
保有個人情報不開示決定通知書
別記様式第4号
開示決定等期限の延長通知書
別記様式第5号
開示決定等期限の特例延長通知書
別記様式第6号の1
開示請求事案移送書
別記様式第6号の2
特定個人情報開示請求事案移送書
別記様式第7号
開示請求事案移送通知書
別記様式第8-1号
第三者意見書提出機会付与書
別記様式第8-2号
第三者意見書提出通知書
別記様式第9号
保有個人情報の開示決定等に関する意見書
別記様式第10号
反対意見書に係る開示決定通知書
別記様式第11号
保有個人情報開示実施方法等申出書
別記様式第12号の1
保有個人情報訂正請求書
別記様式第12号の2
特定個人情報訂正請求書
別記様式第13号
保有個人情報訂正決定通知書
別記様式第14号
保有個人情報不訂正決定通知書
別記様式第15号
訂正決定等期限の延長通知書
別記様式第16号
訂正決定等期限の特例延長通知書
別記様式第17号の1
訂正請求事案移送書
別記様式第17号の2
特定個人情報訂正請求事案移送書
別記様式第18号
訂正請求事案移送通知書
別記様式第19号
保有個人情報提供先への訂正決定通知書
別記様式第20号の1
保有個人情報利用停止請求書
別記様式第20号の2
特定個人情報利用停止請求書
別記様式第21号
保有個人情報利用停止決定通知書
別記様式第22号
保有個人情報利用不停止決定通知書
別記様式第23号
利用停止決定等期限の延長通知書
別記様式第24号
利用停止決定等期限の特例延長通知書
別記様式第25号
審査請求書
別記様式第26号
情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書
様式
（個人情報に係る開示請求用）委任状
様式
（個人情報に係る訂正請求用）委任状
様式
（個人情報に係る利用停止請求用）委任状
様式
(特定個人情報に係る開示請求用)委任状
様式
(特定個人情報に係る訂正請求用)委任状
様式
(特定個人情報に係る利用停止請求用)委任状