○東海国立大学機構における保有個人情報の開示等に関する取扱規程施行細則
| (令和2年4月1日機構細則第2号) |
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(目的)
第1条 東海国立大学機構における保有個人情報の開示等に関する取扱規程(令和2年度機構規程第14号。以下「規程」という。)第3条第1項及び第3項，第9条第1項，第10条第1項並びに第16条第1項の規定に基づく東海国立大学機構(以下「機構」という。)の保有個人情報に係る開示請求，訂正請求及び利用停止請求における本人確認手続等並びに開示の実施方法，手数料等に関し必要な事項は，この細則の定めるところによる。
(開示請求，訂正請求及び利用停止請求における本人確認手続等)
第2条 規程第3条第1項の規定により開示請求者が提示又は提出しなければならない書類は，次に掲げるものとする。
[規程第3条第1項]
(1) 開示請求書に記載されている開示請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第7項に規定する個人番号カード，住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の44第1項に規定する住民基本台帳カード，出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に規定する在留カード，日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第7条第1項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって，当該開示請求者が本人であることを確認するに足りるもの(その表面に，規程第25条第1項に定める個人番号が記載されたものを除く。)
(2) 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し，又は提出することができない場合にあっては，当該開示請求をする者が本人であることを確認するため機構が適当と認める書類(その表面に，規程第25条第1項に定める個人番号が記載されたものを除く。)
2 開示請求書を機構に送付して開示請求をする場合には，開示請求者は，前項の規定にかかわらず，次に掲げる書類を機構に提出しなければならない。
(1) 前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの
(2) その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして機構が適当と認める書類であって，開示請求をする日前30日以内に作成されたもの(その表面に，規程第25条第1項に定める個人番号が記載されたものを除く。)
3 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第76条第2項の規定により法定代理人又は本人の委任による代理人（以下「代理人」という。）が開示請求をする場合には，当該代理人は，戸籍謄本，委任状その他のその資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。その表面に，規程第25条第1項に定める個人番号が記載されたものを除く。)を機構に対し提示し，又は提出しなければならない。
4 開示請求をした代理人は，当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは，直ちに，書面でその旨を機構(規程第7条第2項の規定により移送を受けた他の独立行政法人等又は行政機関の長)に届け出なければならない。
[規程第7条第2項]
5 前項の規定による届出があったときは，当該開示請求は，取り下げられたものと取り扱う。
6 前各項の規定は，規程第10条第1項の規定による訂正請求及び第16条第1項の規定による利用停止請求における本人確認手続等について準用する。
(開示の実施の方法)
第3条 開示請求に係る保有個人情報が記録されている法人文書(以下「法人文書」という。)の開示の方法は，第2項から第6項まで定めるところによる。
2 次の各号に掲げる文書又は図画の閲覧による開示の実施の方法は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 文書又は図画(次号から第4号まで又は第5項に該当するものを除く。) 当該文書又は図画(独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第15条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては，次項第1号イに規定するもの)
(2) マイクロフィルム 当該マイクロフィルムを専用機器により映写したもの。ただし，これにより難い場合にあっては，当該マイクロフィルムを日本産業規格A列1番(以下「A1判」という。)以下の大きさの用紙に印刷したもの
(3) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル，横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル，横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したもの
(4) スライド(第6項に該当するものを除く。次項第4号において同じ。) 当該スライドを専用機器により映写したもの
3 次の各号に掲げる文書又は図画の開示の実施の方法(閲覧によるものを除く。)は，それぞれ当該各号に定める方法とする。
(1) 文書又は図画(次号から第4号まで又は第5項に該当するものを除く。) 次に掲げる方法(ロ及びハに掲げる方法にあっては当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく，かつ，機構がその保有する処理装置及びプログラム(電子計算機に対する指令であって，一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。)により当該文書又は図画の開示を実施することができる場合に限る。
イ 当該文書又は図画を複写機により日本産業規格A列3番(以下「A3判」という。)以下の大きさの用紙に複写したものの交付(ロに掲げる方法に該当するものを除く。)。ただし，これにより難い場合にあっては，当該文書若しくは図画を複写機によりA1判若しくは日本産業規格A列2番(以下「A2判」という。)の用紙に複写したものの交付(ロに掲げる方法に該当するものを除く。)又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
ロ 当該文書又は図画を複写機により用紙にカラーで複写したものの交付
ハ 当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク(日本産業規格X0606及びX6281又はX6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。次項第3号ホにおいて同じ。)に複写したものの交付
(2) マイクロフィルム 当該マイクロフィルムを日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)の用紙に印刷したものの交付。ただし，これにより難い場合にあっては，A1判，A2判又はA3判の用紙に印刷したものの交付
(3) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
(4) スライド 当該スライドを印画紙に印画したものの交付
4 次の各号に掲げる電磁的記録についての開示の実施の方法は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 録音テープ(第6項に該当するものを除く。以下この号において同じ。)又は録音ディスク 次に掲げる方法
イ 当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取
ロ 当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(日本産業規格C5568に適合する記録時間120分のものに限る。)に複写したものの交付
(2) ビデオテープ又はビデオディスク 次に掲げる方法
イ 当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴
ロ 当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(日本産業規格C5581に適合する記録時間120分のものに限る。以下同じ。)に複写したものの交付
(3) 電磁的記録(前2号，次号又は次項に該当するものを除く。) 次に掲げる方法であって，機構がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
イ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧
ロ 当該電磁的記録を専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。)により再生したものの閲覧又は視聴
ハ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付(ニに掲げる方法に該当するものを除く。)
ニ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙にカラーで出力したものの交付
ホ 当該電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
(4) 電磁的記録(前号ホに掲げる方法による開示の実施をすることができない特性を有するものに限る。) 次に掲げる方法であって，機構がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
イ 前号イからハまでに掲げる方法
ロ 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルのオープンリールテープ(日本産業規格X6103，X6104又はX6105に適合する長さ731.52メートルのものに限る。)に複写したものの交付
ハ 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6123，X6132若しくはX6135又は国際標準化機構及び国際電気標準会議の規格(以下「国際規格」という。)14833，15895若しくは15307に適合するものに限る。)に複写したものの交付
ニ 当該電磁的記録を幅8ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6141若しくはX6142又は国際規格15757に適合するものに限る。)に複写したものの交付
ホ 当該電磁的記録を幅3.81ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6127，X6129，X6130又はX6137に適合するものに限る。)に複写したものの交付
5 映画フィルムの開示の実施の方法は，次に掲げるとおりとする。
(1) 当該映画フィルムを専用機器により映写したものの視聴
(2) 当該映画フィルムをビデオカセットテープに複写したものの交付
6 スライド及び当該スライドの内容に関する音声を記録した録音テープを同時に視聴する場合における開示の実施の方法は，次に掲げるとおりとする。
(1) 当該スライド及び当該録音テープを専用機器により再生したものの視聴
(2) 当該スライド及び当該録音テープをビデオカセットテープに複写したものの交付
(手数料の額等)
第4条 開示請求に係る手数料の額は，法人文書1件につき300円とする。
2 開示請求者が次の各号のいずれかに該当する複数の法人文書に記録されている保有個人情報の開示請求を一の開示請求書によって行うときは，前項の規定の適用については，当該複数の法人文書を1件の法人文書とみなす。
(1) 一の法人文書ファイル(能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間が1年以上のものであって，当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)の集合物をいう。)にまとめられた複数の法人文書
(2) 前号に掲げるもののほか，相互に密接な関連を有する複数の法人文書
3 保有個人情報の開示請求に係る手数料の納入は，次の各号に掲げる方法によるものとする。
(1) 情報公開・個人情報保護窓口において保有個人情報の開示を請求する場合 現金
(2) 郵送により保有個人情報の開示を請求する場合 現金書留又は銀行振込
(写しの交付)
第5条 開示請求者は，開示決定に基づく保有個人情報の開示を受ける場合において，法人文書の写しの送付を求めたときは，当該法人文書の送付に要する費用又は費用相当の郵便切手を前条第3項第2号の規定による方法又はその他の方法により納入しなければならない。
(特定個人情報の開示等に関する特例)
第6条 特定個人情報の開示等については，この細則の規定を適用する。この場合において，次の表の左欄に掲げるこの細則の規定中同表の中欄に掲げる字句は，同表の右欄に掲げる字句とする。
| 読み替えられるこの細則の規定 | 読み替えられる字句 | 読み替える字句 |
| 第2条第3項 | 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第76条第2項の規定 | 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。）第76条第2項の規定又は番号法第30条第1項の規定により読み替えて適用する個人情報保護法第76条第2項の規定 |
[第2条第3項]
第7条 機構長は，特定個人情報の開示の請求を受けた場合において，当該特定個人情報に係る本人が経済的困難により第4条の手数料を納付する資力がないと認めるときは，当該手数料を免除することができる。
[第4条]
2 前項の規定による手数料の免除を受けようとする者は，規程第26条の規定により読み替えて適用する規程第3条第1項の規定による書面の提出を行う際に，併せて当該免除を求める理由を記載した申請書(別記様式第1号)を提出しなければならない。
3 前項の申請書には，申請人が生活保護法 (昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を，その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。
4 機構長は，特定個人情報の開示請求を受けた場合において，開示請求者に係る個人番号をその内容に含まない保有個人情報しか存在しないときで，かつ，次の各号に掲げる場合には，当該各号に定めるところにより対応するものとする。
(1) 開示請求者が個人番号をその内容に含まない保有個人情報を開示請求すると意思表示し，かつ手数料の免除申請がされていた場合には，免除申請の取下げを求めるとともに，手数料の追納を求めて形式上の不備を補正しなければならない。
(2) 開示請求者が個人番号をその内容に含む保有個人情報を開示請求すると意思表示した場合には，不存在を理由とする不開示決定を行うものとする。
5 機構長は，第1項の規定による手数料の免除の決定を行うときは，申請者に対し，特定個人情報開示請求に係る手数料の免除決定通知書(別記様式第2号)により通知する。
6 機構長は，第1項の規定による手数料の免除をしないときは，申請者に対し，特定個人情報開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書(別記様式第3号)により通知する。
附 則
この細則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月28日機構細則第12号)
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この細則は，令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月16日機構細則第18号)
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この細則は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年3月28日機構細則第13号)
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1 この細則は，令和6年4月1日から施行する。
2 この細則による改正後の規定は，令和6年度以後にされた開示請求について適用し，令和5年度までにされた開示請求については，なお従前の例による。
附 則(令和6年11月21日機構細則第9号)
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この細則は，令和6年12月2日から施行する。
別記様式第1号(第7条第2項関係)
特定個人情報開示請求に係る手数料の免除申請書
別記様式第2号(第7条第5項関係)
特定個人情報開示請求に係る手数料の免除決定通知書
別記様式第3号(第7条第6項関係)
特定個人情報開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書