○産山村電子計算組織の管理運営に関する規則
(平成14年9月24日　産山村規則第14号)
目次

第1章　総則(第1条－第8条)
第2章　委員会(第9条－第14条)
第3章　データの管理運営(第15条－第24条)
第4章　電子計算処理(第25条－第27条)
第5章　補則(第28条・第29条)
附則

第1章　総則
(目的)
第1条　この規則は、本村の電子計算組織の運営管理に関する基本的事項を定め、村民の個人情報の保護と電子計算機の管理運営を確保することを目的とする。
(用語の定義)
第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　電子計算組織　与えられた手順に従い、記録、判断、演算その他一連の処理を行う電子的機械の組織をいう。
(2)　電算処理　電子計算組織による情報の出入力、記録、判断、演算などの処理をいう。
(3)　個人情報　電子計算組織に記録されている個人、又は法人その他団体に関する情報をいう。
(4)　データ　電算処理に係る出入力帳票、磁気記録及びドキュメントをいう。
(5)　パスワード　データ保護のために、データ検索、更新及び出入力が許されるための特別な符号をいう。
(6)　記録媒体　情報を記録する磁気ディスク、磁気テープ及びフロッピーディスク等をいう。
(7)　磁気記録　磁気記録媒体等に磁気化された情報をいう。
(8)　ドキュメント　システム設計書、プログラム仕様書、オペレーション仕様書コード一覧表など電算処理に必要な使用書類をいう。
(9)　端末装置　設置所管課から回線を使用し、電算組織にデータを入出力する装置(ディスプレイ装置、プリンター装置等)をいう。
(事務処理の範囲)
第3条　電子組織により処理する事務の範囲は、次のとおりとする。
(1)　 課設置条例(昭和61年産山村条例第5号)に定める課及び会計室議会事務局、選挙管理委員会事務局、教育委員会事務局、農業委員会事務局に係る事務
(2)　その他村長が必要と認める事務
(運営)
第4条　電子計算組織の運営に当たっては、次のことに努めなければならない。
(1)　電子計算組織で新規に取り扱う業務を開発しようとするときは、その内容を調査し、効率的な事務の運営を図ること。
(2)　電子計算組織に記録されている個人情報は、正確性の維持を図ること。
(個人情報記録の制限)
第5条　電子計算機に記録する個人情報は、本村の行政目的上、必要最小限のものとし、次の各号に掲げる事項は、記録してはならない。
(1)　個人の思想、信条、支持政党、及び宗教に関する事項
(2)　人種及び特別に社会的差別の原因となる社会的身分に関する事項
(3)　犯罪に関する事項
(4)　その他電子計算組織に記録することによって、村民の基本的人権を侵害するおそれがあると認められる事項
(個人情報提供の制限)
第6条　次の各号に掲げる場合を除くほか、個人に関する情報を外部に提供してはならない。
(1)　法令等に特別の定めがある場合
(2)　村民の福祉の向上、又は公益上特に必要があると村長が認めた場合
(職員等の責務)
第7条　個人情報を電算処理する事務に従事している者、又は従事していた者は、その事務に関して知り得た個人情報を他人に洩らしてはならない。また、退職した後も同様とする。
(扶養資料の処分)
第8条　 第3条の事務処理において作成した帳票類及び電算処理の過程において発生する資料中、村民の権利を侵すおそれがある不要となった資料は、裁断及び焼却等により処分しなければならない。
[第3条]
第2章　委員会
(委員会の設置)
第9条　電子計算組織及び各課等における電算処理の運営を適正かつ効率的な管理運営を図るため、産山村電算管理運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(業務)
第10条　委員会は、次の事項を調査審議する。
(1)　電子計算組織運営の基本方針に関すること。
(2)　電子計算組織の運営管理機種の変更、増設及び新設に関すること。
(3)　職員の電子計算機の研修に関すること。
(4)　その他電子計算組織に係る事項に関すること。
(組織)
第11条　委員会は、委員長及び委員若干名をもって組織する。
2　委員長は、総務課長をもって充てる。
3　委員は、課設置条例第1条で定める課の長、会計室長、議会事務局長、教育委員会事務局長が推薦した者をもって充てる。
[第1条]
(職務)
第12条　委員長は、委員会に関する一切の事務を総括し、委員会を代表する。
2　委員長に事故あるときは、総務課長補佐がその職務を代理する。
(会議)
第13条　委員会の会議は、委員長が必要と認めるとき招集する。
2　会議は、委員の過半数が出席しなければ開くことができない。
3　委員長が必要と認めるときは、委員会の会議に関係職員の出席又は関係資料の提出を求めることができる。
(庶務)
第14条　委員会の庶務は、総務課にて処理する。
第3章　データの管理運営
(データ管理者)
第15条　データを的確に管理し、その保護に万全を期するためデータ管理者を置く。
2　データ管理者は、総務課長とする。ただし、入出力帳票のうち電子計算処理のためデータ管理者が保管しているもの以外のものは、所管の長が行う。
(磁気記録の管理)
第16条　データ管理者は、磁気記録の管理を適正に行うため、次の事項について必要な措置を行わなければならない。
(1)　磁気記録媒体の受払及び保管に関する記録
(2)　磁気記録媒体の保管場所及び保管設備等の指定
(3)　磁気記録の作成から廃棄に至るまでの経過の記録
(ドキュメントの管理)
第17条　電子計算機の運営に係るドキュメントは、所定の場所に保管するとともにこれを複写し、又は持ち出しするときは、データ管理者の承認を得なければならない。
(電子計算組織の操作)
第18条　電子計算組織の操作に関し、総務課長は、取扱責任者を指定するものとする。
2　総務課長は、前項の操作の実績を記録するため台帳等を整理し、これを保管しなければならない。
(端末機等の管理)
第19条　端末機を設置する課等に端末機管理責任者(以下「責任者」という。)を置き、当該課等の長をもってこれに充てる。
2　管理責任者は、端末機の正常な運転を確保するとともに、端末機から出力される個人情報を厳正に管理しなければならない。
3　総務課長は、端末機の使用状況を把握するため、管理責任者に対し報告を求め、又は必要な措置を指示することができる。
(取扱責任者及び取扱者)
第20条　管理責任者は、端末機の取扱責任者及び取扱者を定めなければならない。
(端末機の操作)
第21条　端末機の操作は、管理責任者ほか前条の規定により指定された職員でなければ操作できないよう技術的措置を講ずるものとする。
(操作時間等)
第22条　端末機の操作時間は、次のとおりとする。
(1)　月曜日から金曜日まで、午前8時30分から午後5時15分まで
2　前項に定める時間以外に使用するときは、前日までに総務課長の承認を得なければならない。
3　端末機を次の各号に掲げる日に使用するときは、使用する3日前までに総務課長の承認を得なければならない。
(1)　土曜日及び日曜日
(2)　 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に定める休日
(3)　1月2日、3日及び12月29日から31日まで
(保安措置)
第23条　総務課長は、火災、その他の災害の発生及び磁気媒体等の盗難に備え、必要な措置を講じなければならない。
(事故対策)
第24条　総務課長又は管理者は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害の状況等を調査し、復旧等必要な措置を講じなければならない。
2　遠視計算組織の事故等やむを得ない場合は、総務課長は所管課長と協議し、外部の電算組織を使用することができる。
第4章　電子計算処理
(処理計画)
第25条　電算処理を依頼する課等の長(以下「処理依頼課長」という。)は、次に掲げる適用業務計画書を前年度の10月末までに提出しなければならない。
(1)　新たに電気計算組織を利用して適用業務を実施するときは、適用業務新規計画書
(2)　現に電子計算組織を利用している業務で、翌年度も引き続き実施するときは、適用業務計画書
(3)　現に電子計算組織を利用している業務で、翌年度からシステムを変更して実施するときは、適用業務変更計画書
2　総務課長は、前項の各計画書に基づき処理依頼課長と協議のうえ、年間電算処理計画書及び月間処理計画書を作成しなければならない。
(処理区分)
第26条　業務の処理区分は、次に定めるところによる。
(1)　定例処理　年間電算処理実施計画書に記載され、既存のシステム及びプログラムにより、年間を通して定期的に入出力を行う処理業務をいう。
(2)　一部変更処理　年間電算処理実施計画書に記載され、既存のシステム及びプログラムの修正、変更及び改善による業務処理をいう。
(3)　新規処理　新たに電子計算組織を利用して、事務処理をしようとするもので、年間電算処理計画書に記載されている処理業務をいう。
(4)　臨時的処理　年間電算処理計画書に記載されていないすべての処理業務をいう。
(処理依頼書の取扱)
第27条　総務課長は、提出された電算処理依頼書について、その必要性、年間電算処理実施計画書との関連、村民の基本的人権の保障等について検討のうえ、電子計算処理の可否を決定し、その旨を処理依頼課長に通知するものとする。
第5章　補則
(事務の委託)
第28条　電子計算組織による電算処理を外部に委託するときは、委託業者を調査、厳選し、契約書に秘密保持義務その他必要な事項を明記し、村民の基本的人権の保持に万全を期さなければならない。
(委任)
第29条　この規則に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営に関し必要な事項は、村長が別に定める。
附　則
この規則は、公布の日から施行する。