○産山村立学校文書取扱規程
| (令和3年3月31日訓令第2号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第6条)
第2章 文書等の処理
第1節 文書等の収受及び配布(第7条－第10条)
第2節 文書の作成及び発送(第11条－第15条)
第3章 整理・保管・保存・処分(第16条－第22条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、産山村立学校(以下「学校」という。)における文書の取扱について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、フィルム及び電磁的記録並びに法令上定められた公簿等をいう。
(2) 公文書 文書等のうち、学校において処理すべき事務について職務上作成する文書及び法令その他の規定により、常備する諸帳簿・表類をいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、適正かつ迅速に取扱い、適正かつ能率的な学校運営が行われるよう処理し、管理されなければならない。
(公文書の左横書き)
第4条 公文書は左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りではない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 卒業証書、その他校長が縦書きと認めたもの
第5条 学校から発する文書には、学校の略称記号と番号を付ける。
2 文書の番号は、毎年４月１日に始まり、翌年３月31日に終わるものとする。
3 前項の場合において、番号はその事件の完結するまで同一番を使用し、往復の回数に従い順次枝番号を付けるものとする。
(文書取扱主任等)
第6条 文書管理を適切に行うため、学校に文書取扱主任及び文書取扱担当者を置く。ただし、校長が必要でないと認めたときは文書取扱担当者を置かないことができる。
2 文書取扱主任は事務職員をもって充てる。文書取扱主任は、校長の命を受けて、文書の収受、配布、審査、調査、発送、整理保管、編さん保存、廃棄等の管理を行う。
3 文書取扱担当者は、文書取扱主任の事務を補佐する。
第2章 文書等の処理
第1節 文書等の収受及び配布
(収受)
第7条 文書取扱主任は学校に到達した文書等を収受したときは、次により速やかに処理しなければならない。
(1) 閲覧に供する文書は、往復文書処理簿に記載するとともに、文書の上部余白に供覧印を押し、必要事項を記入する。ただし軽易な文書については、往復文書処理簿への記載を省略することができるものとする。
(2) 往復文書の処理簿には、収受文書を黒書か青書し、発送文書は赤書するものとする。
(3) 往復文書処理簿をパーソナルコンピューター等で処理するときは、内容を具備するソフトを使用し、必要に応じて出力できるようにする。また常にバックアップを取りデータ消失に備えることとする。
(4) 保存を要する刊行物は、供覧印を押し、往復文書処理簿に記載するものとする。
(5) 校長及びその他の職名又は学校宛の文書は文書取扱主任が開封する。ただし、親展文書は、開封しないで宛名人に配布するものとする。
(電子メールの利用による収受)
第8条 前条の規定にかかわらず、収受の処理（前条までの規定による到達した文書の処理をいう。以下この条において同じ）は、電子メールを利用して行うことができるものとする。
2 前項の場合において、電子メールの着信の確認は、定時に行うものとする。
3 前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は速やかに出力し、紙に記録するものとする。
4 前２項の場合において、着信した電磁的記録については、校長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、これらの規定による処理を省略することができるものとする。
(閲覧)
第9条 文書取扱主任又は文書取扱担当者は、受付の処理した文書を直ちに校長の閲覧に供さなければならない。
(処理)
第10条 校長は、閲覧後押印し、自ら処理するものを除き、処理方針を示して副校長及び教頭に回付しなければならない。
2 副校長及び教頭は、閲覧後押印し、自ら処理するものを除き、主務者及び閲覧する者を明示し、回付しなければならない。
3 主務者は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。
4 主務者は文書を所定の位置に押印し、処理が終わり次第速やかに文書取扱主任に返却しなければならない。
第2節 文書の作成及び発送
(起案)
第11条 文書の起案は、原則として主務者が行う。ただし、軽易な文書で処理案を余白に朱記して処理できるものは、この限りではない。
2 起案にあたっては、起案印を用い、必要に応じて資料等を添付するものとする。
(回議・決裁)
第12条 起案文書は、主務者（関係者）、文書取扱主任及び副校長、教頭の回議後、校長の決裁を受けなければならない。
(公印・契印)
第13条 決裁を受けた文書は、学校の定めるところにより押印し発送の手続をとるものとする。
(発送)
第14条 文書取扱主任及び文書取扱担当者は、次の各号に定める手続きより文書を発送するものとする。
(1) 受信文書に基づき起案した発信文書の発送番号は、当該受信文書の受付番号を使用し、往復文書処理簿に所要事項を記入するものとする。
(2) 受信文書に基づかない文書の発信番号は、往復文書処理簿に所要事項を記入して新たな番号を取るものとする。
(3) 文書の発送は、郵送、持参等必要な所定の手続に従って行うものとする。
(電磁的記録の浄書、照合、発送)
第15条 電磁的記録に関する浄書、照合は、パーソナルコンピューター等で行うことができ、発送は電子メール等により行うことができる。
2 電子メールによる文書の発送は、第11条の起案文書同様の処理を経た後に送信するものとする。
[第11条]
第3章 整理・保管・保存・処分
(整理・保管・保存)
第16条 文書は、常に整理し、その所在箇所・処理状況を明らかにするとともに、情報の漏えい防止等適切に保管しなければならない。
2 完結した文書には、起案者が施行年月日を記入し、未完結の文書は、担当以外の者でも、当該文書の所在、処理状況等を常に知ることができるようにしておかなければならない。
3 文書取扱主任は、未完結文書について、随時これを調査し、その処理の促進に努めなければならない。
第17条 文書保管保存分類の基準は、別表に定める区分の基準に従う。
[別表]
2 文書取扱主任は、完結した文書を次により簿冊に編さんしなければならない。ただし、電磁的記録は、その性質に応じて簿冊に編さんするものとする。
3 別表に定める文書保存区分の基準及び次条に定める保存期限に従い編さんし、かつ、会計年度別に編さんするものとする。
[別表]
4 簿冊の厚さは、10センチメートルを基準とし、これにより難いものについては、必要に応じて編さんすること。
5 施行年月日の順に編さんすること。
6 前２項の規定にかかわらず、電子簿冊（電子文書のみで構成される簿冊をいう。以下同じ。）については、この限りではない。
(保存期限)
第18条 文書等の保存期限は次に掲げるとおりとし、その区分の基準は別表に定めるとおりとする。ただし、法令により保存期限が定められているものについては、この限りではない。
[別表]
(1) 第１種 30年
(2) 第２種 10年
(3) 第３種 ５年
(4) 第４種 ３年
(5) 第５種 １年
(6) 第６種 １年未満
2 前項の保存期間は、処理完結の翌年度の６月１日から起算する。
3 同一事業で数年に渡るものは、その終了の年度に統合し、２以上の事案に関するものは最も重要な事案に分類し、それぞれ関連のある文書にその旨を記載する。
4 文書を保存するときには、年度、文書件名・分類・保存区分を記入し、その所在場所を明らかにしなければならない。
5 内容が極めて軽易な文書で保存の必要のないものは、前項の規定にかかわらず完結後直ちに廃棄することができる。
(閲覧)
第19条 外部の者に対しての文書の閲覧及び複写は、校長の許可を得なければならない。
2 閲覧した保存文書は、切り替え、抜取り、訂正、又は転貸してはならない。
(校外への持ち出し)
第20条 文書等は校外へ持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由があるときは、校長の許可を得なければならない。
(廃棄)
第21条 保存年限を経過した文書は、校長と取扱主任で十分協議の上、焼却又は、切断する等確実に廃棄する。
(補則)
第22条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し、必要な事項は、校長が定める。
附 則
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第17条、第18条関係)
| 【30年保存】
１ 国、県、市等からの令達に関する文書で重要なもの ２ 原簿、台帳、図面、及び統計書等で特に重要なもの ３ 職員の進退、賞罰に関するもの及び履歴書 ４ 学校の沿革誌等の資料で特に重要なもの ５ 印鑑に関するもの ６ 職員の年金、退職手当及び公務災害補償等に関する文書で重要なもの ７ その他10年を超えて保存の必要なもの 【10年保存】 １ 国、県、市等からの令達に関する文書で比較的重要なもの ２ 原簿、台帳等 ３ 重要及び秘密文書の受発に関するもの ４ その他５年を超えて保存の必要なもの 【５年保存】 １ 令達に関する文書で軽易なもの ２ 職員の勤務に関するもの（出勤簿、出張命令簿、時間外勤務命令簿及び復命書） ３ 予算執行に関するもの ４ 調査統計及び証明に関するもの ５ 照会、回答、その他往復文書で比較的重要なもの ６ 会計年度任用職員及び臨時的任用職員の雇用に関するもの ７ その他３年を超えて保存の必要なもの 【３年保存】 １ 文書の受付発送及び処置に関するもの ２ 照会、回答、その他往復文書で軽易なもの ３ 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの ４ 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの ５ その他１年を超えて保存の必要なもの 【１年保存】 １ 職員の欠勤、遅参、早退及び休暇に関するもの ２ 日誌、調査、報告、通知で特に軽易なもの ３ 軽易な資料 【１年未満】 １ 極めて軽微な資料 ２ その他１年以上保存を要しないと認められるもの ※学校教育法や施行規則の法令に定めのあるものについては、これに従う。 |