○粕屋町行政に対する町民等との打合せ等における記録についての取扱要領
| (平成24年9月26日要領第7号) |
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(目的)
第1条 この要領は、町政に関して職員(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に定める一般職に属する職員をいう。以下同じ。)が町民、団体又は議員(公職選挙法(昭和25年法律第100号)第3条に規定する公職にある者のうち長の職にある者を除いたものをいう。以下同じ。)等(以下「町民等」という。)との打合せ等を行う際に、記録及び報告の手続きを定め、組織として適切な対応の徹底を図るとともに、それらの内容を公文書とすることで、公正で開かれた本町の行政の推進に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この要領において「打合せ等」とは、町民等から単なる照会以外に政策提言、要望、苦情その他これらに類する意見について、表明及び相談を受けることをいう。
(記録)
第3条 職員は、町民等と職務上に関して打合せ等を行う際に、その内容が重要と思われるもの又は他部局との調整を要するものについて、記録することが適当であると認められるときは、別に定める打合せ等記録票(以下「記録票」という。)に内容を記録するものとする。ただし、その打合せ等が公式若しくは公開の場でなされた場合又は書面の提出に基づき行われた場合は、記録は要しないものとする。
2 前項の規定により記録を行う職員(以下「対応職員」という。)は、できる限り打合せ等を行った相手方に対してその内容を確認の上作成するものとする。
(報告)
第4条 対応職員は、作成した記録票を主管長(対応職員が所属する組織の部長又はこれに相当する職員をいう。以下同じ。)まで報告するものとする。ただし、他部局との調整を要するものについては、他部局の主管長まで報告するものとする。
(文書保存)
第5条 記録票は、粕屋町文書管理規程(平成24年粕屋町規程第8号)に基づき、関係する文書とともに適正に保存しなければならない。
(情報公開)
第6条 記録票は、粕屋町情報公開条例(平成14年粕屋町条例第1号)第2条第2号に規定する情報による公文書とし、開示又は非開示の判断に当たっては、同条例第8条の規定を適用するものとする。ただし、その取扱い及び判断は、十分慎重を期さなければならない。
附 則
この要領は、公布の日から施行する。
別記様式(第3条関係)
