○粕屋町通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
(令和7年8月21日要綱第40号)
(目的)
第1条　この要綱は、行政サービスの向上及び公正な職務執行を確保し、犯罪の防止及び職員に対する不当な圧力の排除を目的として、粕屋町役場庁舎に設置する通話録音装置及び通話録音データの運用に関し、必要な事項を定める。
(定義)
第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　通話録音装置　電話機での通話内容を録音及び記録する装置をいう。
(2)　通話録音データ　通話録音装置により録音した音声、通信日時、通話時間及び通話当事者の電話番号をいう。
(管理責任者等の設置)
第3条　通話録音装置の適切な運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、財政課長をもって充てる。
2　管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うに当たり必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
3　管理責任者及び管理取扱者は、通話録音データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他当該通話録音データの適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
(職員の責務)
第4条　職務上、通話録音装置により情報を知り得る職員(以下「職員」という。)は、この要綱の規定を遵守し、通話録音装置の適正な運用に努めなければならない。
2　職員は、通話録音装置により知り得た情報を第三者に知らせ、又は職務以外の目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(通話録音装置の設置の公表)
第5条　管理責任者は、町のホームページ等に通話録音装置の設置及びその利用目的について公表する。
(個人情報の取扱い)
第6条　通話録音データに含まれる個人情報の取扱いについては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他の関係法令、条例、規則等の該当規定に基づき処理するものとする。
(通話録音データの保存及び破棄)
第7条　通話録音データの保存期間は、通話録音装置本体内の電磁的記録媒体の記録容量の範囲で当該機器により自動更新されるまでとする。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合その他通話録音装置の設置の目的を達成するため、管理責任者が特に必要と認める場合は、この限りでない。
2　通話録音データは、記録したときの状態で保存し、編集及び加工をしてはならない。
3　通話録音データは、複製してはならない。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合その他通話録音装置の設置の目的を達成するため、管理責任者が特に必要と認める場合は、この限りでない。
4　管理責任者は、前項ただし書の規定により通話録音データを複製した場合は、施錠できる収納庫等に複製した通話録音データを保管するなど、適切に管理しなければならない。
5　管理責任者は、複製した通話録音データについて、その目的が達成されるなど、保有する必要がなくなった場合は、速やかに消去、記録媒体の破砕等により破棄しなければならない。
(通話録音データの外部提供)
第8条　管理責任者は、次の各号に掲げる場合を除き、通話録音データを外部に提供してはならない。
(1)　法令等に定めがあるとき。
(2)　捜査機関から犯罪捜査の目的により文書による要請を受けたとき。
(3)　通話録音装置の設置の目的を達成するため、管理責任者が特に必要と認めたとき。
2　管理責任者は、通話録音データを外部に提供したときは、次に掲げる事項を通話録音データ情報提供記録簿(様式第1号)に記録し、保存しなければならない。
(1)　提供年月日及び時間
(2)　対象通話録音データの年月日及び時間
(3)　提供先の氏名又は名称、所在地及び代表者又は責任者
(4)　提供した通話録音データの内容
(5)　提供の目的及び理由
3　管理責任者は、通話録音データを提供するときは、最小限の範囲にとどめるとともに、情報を提供する相手方に対し、次の各号に掲げる事項を遵守させなければならない。
(1)　通話録音データを適正に管理すること。
(2)　前項第5号の目的以外の利用及び第三者への無断提供をしないこと。
(3)　前項第5号の目的を達成したとき又は当該目的が達成されないことが判明したときは、速やかに提供した通話録音データの消去、記録媒体の破砕等により破棄し、又は記録媒体を返却すること。
(苦情処理)
第9条　通話録音装置の設置及び運用に関する苦情等を受けた場合、管理責任者は速やかに対応し、適切な措置を講じるものとする。
(委任)
第10条　この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附　則
この要綱は、令和7年9月1日から施行する。
様式第1号(第8条関係)
通話録音データ情報提供記録簿