○三股町文書取扱規程
| (昭和43年4月1日訓令第16号) |
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(目的)
第1条 この規程は文書の取り扱いについて必要な事項を定め事務の能率的運営を図ることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 すべての文書はていねいに取り扱い、その処理は確実かつすみやかに行ない、常に処理経過を明らかにし、事務能率の向上に努めなければならない。
(課(室)長の職務)
第3条 各課(室)の課(室)長は常に職員をして文書の作成及び文書の取り扱いに習熟させ随時文書の処理状況を調査して文書事務が確実、かつすみやかに処理されるよう心がけなければならない。
(文書取扱担当者)
第4条 各課(室)に文書取扱担当者をおく。
2 文書取扱担当者は各課(室)の主幹若しくは庶務を担当する職員のうちから指名したものをもって充てる。
3 文書取扱担当者はその課(室)の文書事務の取りまとめについて責に任じ、文書が完結するまで処理経過を明らかにしておかなければならない。
4 課(室)長等は文書取扱担当者を指名し、又は変更したときはすみやかにその旨総務課長に届け出なければならない。
(文書の種類)
第5条 文書は令達文書と一般文書に分ける。
2 令達文書は次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号、以下「法」という)第14条の規定に基づき町議会の議決を経て制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定に基づき町長並びに町の機関が制定するもの
(3) 告示 法令に基づいてなす指定、決定等の処分で一般に周知を要するもの及びその他一般に周知を要するもののうち特に重要なもので公示するもの
(4) 公告 告示として公示するもののほか一定の事実を一般に周知するもの
(5) 訓令 所属の諸機関及び職員に対する指揮命令で一般に周知するもの
(6) 訓 訓令のうち一時限りのもの又は一般に周知する必要のないもの
(7) 内訓 訓のうち秘密のもの
(8) 達 特定の個人、又は団体に対して指示命令するもの
(9) 指令 特定の個人、又は団体からの申請その他の要求に対して処分又は命令するもの
3 一般文書は令達文書以外の文書とする。
(令達文書番号)
第6条 令達文書にはそれぞれ「条例」「規則」「告示」「公告」「訓令」「訓」「内訓」「達」及び指令の記号を付し、各記号ごとに令達原議簿により年間を通じて一連番号を記載する。この場合において条例規則及び告示にあってはさらに「条例」「規則」及び「告示」の上に町名を記載する。
(一般文書収発番号)
第7条 一般文書には文書受発簿により年間を通じて一連の収発番号を記載する。ただし同一事業に属する往復文書は特に総務課長が必要と認めたものを除き完結するまで同一番号を用いる。この場合においてその事案の完結が年度をまたがるときは、番号のまえに起案した会計年度の数字を記載しなければならない。
2 収受文書に基づかず、みずからの起案によって発送する文書は前項の文書収発番号の前に「発」の記号を記載しなければならない。
3 軽易な文書のうち収受文書にあっては収受印だけを押し、文書番号を省略し、発送文書にあっては文書番号を省略して「号外」とすることができる。
4 町報として発送する文書は前各号の規定にかかわらず町報番号を用いることができる。
(発信者名)
第8条 文書の発信者名は町長又は町名を用いるものとする。ただし特に軽易な照会、回答又は事務連絡等については課(室)名又は課(室)長名を用いることができる。
(発送文書の日付)
第9条 発送文書の日付は発送の日を用いなければならない。ただし特別の理由があるときは発送の日と異なる日付を用いることができる。この場合においては起案伺書にその年月日を記載しなければならない。
(文書分類番号の記入)
第10条 各課(室)は送達された一般文書には当該文書の上欄に文書分類表によって文書分類番号を記載し閲覧しなければならない。ただし請求書、領収書、定期刊行物、送り状その他軽易な文書は文書整理票により整理を要しない。
(文書の浄書)
第11条 次に掲げる文書は総務課で浄書するものとする。
(1) 令達文書、議案書類及び資料
(2) 請願書、陳情書その他重要な書類で総務課長が適当と認めたもの
2 前項の各号に掲げる文書以外のものは主務課（室）で浄書するものとする。
(浄書の依頼)
第12条 総務課に浄書を依頼する場合は浄書依頼票によって行なわなければならない。
2 浄書の依頼を受けた総務課においては、受付順序に従って原議の審査を行ない浄書依頼票の記載内容に従って浄書しなければならない。
(文書の整理)
第13条 文書は別に定めるところにより整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
附 則
1 この訓令は、公布の日から施行する。
2 この規程施行の際現に保有する帳票等は、この規程の定める帳票等とみなし、なお当分の間これを使用することができる。
附 則(平成17年3月22日訓令第9号)
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この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月30日訓令第1号)
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この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
別表 文書分類番号様式
文書分類番号様式