○三股町文書編さん保存規程
(昭和43年4月1日訓令第15号)
改正
平成17年3月22日訓令第9号
平成19年3月19日訓令第7号
平成21年3月31日訓令第1号の3
平成23年3月30日訓令第1号
(趣旨)
第1条　町における文書の編さん及び保存についてはこの規程の定めるところによる。
(文書)
第2条　この規程で文書とは公文書、図書、簿冊、官報、県公報その他の公用文書をいう。
(文庫)
第3条　文書は総務課において保存し、文庫に収蔵する。
(編さん分類)
第4条　文書の編さん分類は別表第1に定めるところによる。
[別表第1]
(保存期間)
第5条　文書の保存期間は次の各号に掲げるとおりとし、その区分標準は別表第2に定めるところによる。
[別表第2]
(1)　永年
(2)　10年
(3)　5年
(4)　1年
2　前項の保存期間はその処理の完結した翌年から起算する。
3　各課(室)長は保存期間の変更の必要が生じた場合には総務課長と協議のうえ保存期間を変更することができる。
(文書の引継ぎ)
第6条　編さんしなければならない文書は事件完結毎に整理し、編さん番号保存年限等を記入し、完結文書引継書(別記様式第1号)を添えて総務課に引継がなければならない。
2　一事件で多数の標目にわたるときはその事件の最も重いものに従い、年次年度のまたがるときは最終決裁施行の日に従い、保存年限の区別し難いものは年限の永いものによらなければならない。
(引継文書の処理)
第7条　総務課において、完結文書の送付を受けたときは各課(室)の文書受発簿に必要事項を記入して「完結」の印を押し文庫に回送し編さんしなければならない。
(保存期間の起算)
第8条　保存期間は暦年によるものは、その完結の翌年から会計年度によるものはその完結の翌年度から起算する。
(編さんの要領)
第9条　文書は書目毎に一暦年若しくは一年度を通じて一冊に合せつづり、冊首に余紙(別記様式第2号)を設け、編てつのつど文書番号、出所又はあて名及び件名等を記録しなければならない。ただし紙数の都合により同年次同年度中は便宜分けつづりすることができる。分けつづりしたときは何号何冊の内の一及び二等の分冊番号をつけなければならない。
(編さん文書の表示)
第10条　編てつの文書は毎冊表紙(別記様式第3号)を付し見やすいところに標目(別記様式第4号)をつけなければならない。
(文書の貸出し)
第11条　文書(以下「保存文書」という)を借り出そうとするときは、保存文書登録票(別記様式第5号)に所要事項を記載し総務課長の承諾を受けなければならない。
2　貸し出し期間は5日以内とする。
3　保存文書の貸出期間内においても必要があると認めるときは貸し出した保存文書の返還を求めることができる。
4　貸し出しする保存文書は庁外に持ち出してはならない。ただし止むを得ない理由によりあらかじめ総務課長の承認を受けたときにはこの限りでない。
5　貸し出した保存文書を破損又は紛失したときは直ちに総務課長に届け出てその指示を受けなければならない。
(保存文書の廃棄)
第12条　総務課長は保存期間の経過した文書を主務課(室)の課(室)長に合議のうえ廃棄するものとする。
2　総務課長は前項の規程により廃棄する出納に係る保存文書は会計管理者に引継がなければならない。
(保存文書の冊数等の点検)
第13条　総務課長は定期的に保存文書を台帳と照査し保存全般について点検しなければならない。
(虫害の予防)
第14条　永年保存の文書は毎年秋期に虫干しを行ない虫害の予防に注意しなければならない。
附　則
この訓令は、公布の日から施行する。
附　則(平成17年3月22日訓令第9号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附　則(平成19年3月19日訓令第7号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附　則(平成21年3月31日訓令第1号の3)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附　則(平成23年3月30日訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
別表第1
文書分類番号表
　分類
番号 		分類区分小分類
主題名分類番号000001002003004005006007008009
総記0中分類総記一般00一般沿革町史編さん町政の企画調整広報事務改善訴詮賠償行政組織行政委員会　　
公告式01〃官報県公報町の例規となる官公署の文書例規の原本例規的な通達類町例規集の原案告示公告　　
儀礼式02〃儀式典礼儀礼交際慶弔記念ほう賞表彰年中行事　　　　
渉外03〃市町村の連絡会議の開催参加陳情視察要望　　　　
人事04〃採用任免退職人事記録臨時雇　　　　
給与05〃制度沿革給与恩給共済退職手当組合　　　　
服務06〃人事考課分限表彰懲戒研修厚生　　　　
　07〃　　　　　　　　　
　08〃　　　　　　　　　
　09〃　　　　　　　　　
総務1中分類庶務財政一般10一般文書の管理公印管理庁舎管理自衛官募集貯蓄交通安全防犯救助臨時運行許可
予算決算11〃予算の編成予算書原本予算統制
予算執行 		交付税負担金
補助金 		決算書　　　
議会12〃提出議案資料調査議決報告書会議録委員会　　　　
選挙13〃町長選挙町議会議員選挙県知事選挙県議会議員選挙衆議院議員選挙参議院議員選挙農業委員選挙委員会普及啓発
消防14〃施設機関火災水防災害救助　　　　　
統計15〃基幹統計指導員調査員資料の調整町勢調査　　　　　
地方交付税16〃資料普通交付税特別交付税　　　　　　
町債17〃起債計画起債の借入返済起債台帳一時借入金　　　　　
財産18〃取得維持管理処分貸借用度　　　　
　19〃　　　　　　　　　
民生2中分類税務一般20一般国税県税概要調書諸証明統計報告協議会固定資産評価委員会　　
税政21〃納税組合町税犯則事件税務相談　　　　　　
賦課資料22〃土地家屋償却資産町民税軽自動車税電気ガスたばこ木引税国民健康保険税調査申告
賦課徴収23〃賦課台帳調定簿徴収簿公示送達嘱託受託督促　　　
減免24〃審査請求減免申請賦課の救済徴収猶予納期延長　　　　　
滞納整理25〃滞納整理簿滞納処分滞納処分の執行停止不納欠損　　　　　
町民一般26〃各種交付申請書相続税法第58条報告書戸籍住民登録事件表死体埋火葬許可人口動態調査人権擁護　　　
戸籍27〃申請書届書受付決議書診令通ちよう身分登記戸籍除籍副本発送簿家庭裁判所告知催告登録帳簿
住民登録28〃届書通知書住民票統計報告外国人登録例規除かれた住民票除かれた戸籍付票　
印鑑29〃申請書届書印鑑登録票委任状除かれた印鑑登録票　　　　　
既決犯罪30〃通知書名簿　　　　　　　
証明許可31〃身分証明転出証明各種証明許可同居証明扶養証明無職証明　　　
民生3中分類主食配給32〃一般米こく配給販売業者業務用米こく配給割当申請統計報告配給停止通知書転出証明(回収)配給通帳除かれた消費者カード
福祉一般33〃民生委員募金普通更正資金　　　　　　
社会福祉34〃思想の普及啓発浮浪者行旅病人行旅死亡人環境改善世帯更生資金老人協議会　　
母子福祉35〃母子福祉資金協議会　　　　　　　
児童福祉36〃児童通告保育所協議会児童扶養手当就職支度資金　　　　
生活保護37〃生活医療教育調査指定医療機関　　　　
身体障害者38〃指定医療機関補装具等手帳割引証　　　　　
援護39〃遺家族戦傷病者留守家族引揚者恩給　　　　
災害救助40〃調査援護　　　　　　　
醵出制年金41〃保険料関係適用関係資格喪失関係免除関係検認給付交付金　　
無醵出制年金42〃裁定給付諸届支給停止交付金　　　　
保険一般43〃保険衛生の沿革衛生教育運営協議会県連合会衛生普及金　　　　
庶務44〃給付国庫負担金事業状況及び年報事務指導監査借入金統計調査診療施設維持管理　　
保険給付45〃国保日雇保険生活保護　　　　　　
伝染病予防46〃実施発生と措置補助金伝染病組合　　　　　
予防接種47一般実施統計資料補助金　　　　　　
民生2中分類結核予防48〃実施補助金　　　　　　　
環境衛生49〃駆除清掃事業の計画清掃施設の設置墓地火葬場食品衛生温泉公衆衛生簡易及小規模水道　
母子衛生医事薬事50〃母子衛生受胎調節衛生統計医事薬事　　　　　
家畜衛生51〃畜犬登録狂犬病予防家畜飼養許可　　　　　　
精神衛生52〃申請書　　　　　　　　
　53　　　　　　　　　　
　54　　　　　　　　　　
建設3中分類建設一般55一般地政維持管理　　　　　　　
都市計画56〃都市計画の沿革区域決定事業の実施公園と緑化管理用地審議会　　　
道路57〃路線の認定廃止占用交通禁止制限維持管理用地　　　　
河川58〃認定廃止占用砂防維持管理水利権　　　　
橋梁59〃新設維持管理　　　　　　　
建築60一般住宅学校営繕確認許可建築行政統計調査図面審議会　
失業対策61〃事業計画国庫補助金労災　失業保険賃金就労紹介調査報告資材
災害土木62〃災害査定事業の実施補助金指令申請　　　　　　
耕地63〃地域の決定災害査定事業の実施用排水路土地改良町単補助　　　
　64　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　
経済4中分類経済一般65一般　　　　　　　　　
農政66〃補助金団体開拓調査相談産米　　　
農業67〃補助金団体集団普通作植物防疫産米改善
〃売 		施設機械資金生活改善研修
林業68〃補助金団体保護治山林道狩猟公有林　　　
畜産69〃補助金団体家畜防疫酪農飼料放牧場中小家畜　　
商工70〃補助金団体金融工場誘致審議会電信電話　　　
構造改善71〃補助金調査計画国有林活用融資　　　　　
特産72一般補助金果樹茶さそい養蚕開拓パイロツト　　　
農業共済73〃補助金農作共済蚕繭共済家畜共済診療所予算決算　　　
　74　　　　　　　　　　
会計管理5中分類出納一般75一般　　　　　　　　　
金銭出納76〃現金出納簿雑部会整理簿証拠書類令書原符指令書　　　　
物品出納77〃出納保管備品台帳不用品売却　　　　　　
決算78〃決算書　　　　　　　　
　79　　　　　　　　　　
　80
81 		　　　　　　　　　　
　82　　　　　　　　　　
　83　　　　　　　　　　
　84　　　　　　　　　　
別表第2

文書の保存期間区分標準
(永年保存)
(1)条例、規則及び令規となる令達文書
(2)争訟に関する判決書等
(3)財産に関する重要な文書
(4)権利義務に関する重要な文書
(5)重要な請願書、陳情書等
(6)事業施設に関する重要な文書
(7)行政区画に関する文書
(8)行政に関する重要な統計
(9)町長、会計管理者の事務引継書
(10)履歴、進退、賞罰等に関する文書
(11)恩給又は退職手当等に関する文書
(12)予算、決算又は出納に関する重要な文書
(13)住民の権利、身分の保護又は公証に関する台帳、図面の類
(14)歴史上参考となる重要な文書
(15)その他永年保存が必要と認めるもの
(10年保存)
(1)官公庁の諸令達及び往復文書で例規となる性質のもの
(2)比較的重要な争訟に関する文書
(3)財産に関する比較的重要な文書
(4)権利義務に関する比較的重要な文書
(5)比較的重要な請願書、陳情書
(6)許可、認可に関する重要な文書
(7)行政に関する比較的重要な統計
(8)比較的重要な事業施設に関する文書
(9)人事に関する重要な文書
(10)ほう賞及び表彰に関する文書
(11)予算、決算又は出納に関する比較的重要な文書
(12)その他10年保存を適当と認める文書
(5年保存)
(1)重要な一般往復文書
(2)権利義務に関する軽易な文書
(3)許可、認可等に関する軽易な文書
(4)統計に関する重要な書類
(5)職員の勤務に関する帳票類
(6)令達番号簿、達番号簿等で比較的重要なもの
(7)予算、決算に関する文書
(8)その他5年保存を適当と認める文書
(1年保存)
(1)比較的重要な一般文書
(2)統計に関する比較的重要な書類
様式第1号
完結文書引継書

様式第2号
余紙

様式第3号
表紙

様式第4号
標目

様式第5号
保存文書登録表