○北海道国立大学機構法人文書ファイル保存要領
| (令和4年4月1日制定) |
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(趣旨)
1 この要領は、北海道国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第33号)第17条の規定に基づき、北海道国立大学機構における法人文書ファイル等(法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の適切な保存に資することを目的とする。
(紙文書の保存方法・場所)
2 紙文書の保存方法・場所については、次のとおりとする。
(1) 事務室における保存は、次のとおりとする。
イ 年度ごとにまとめられた法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のもの)について、事務室においては、現年度の法人文書ファイル等と前年度以前の法人文書ファイル等とを区分して保存する。この場合において、現年度の法人文書ファイル等の保存場所については、職員にとってより使いやすい場所とするよう配意する。
ロ 新年度の法人文書ファイル等の保存スペースを空けるため、次号に定める書庫に移動する。ただし、文書管理者が継続的に利用する必要があると認めた法人文書ファイル等(以下「継続的利用法人文書ファイル等」という。)にあっては、引き続き事務室において保存することができる。
ハ ファイリング用具の見出しや背表紙の表示については、別紙のとおりとする。
(2) 書庫における保存は、次のとおりとする。
イ 前々年度以前の法人文書ファイル等については、書庫で保存する。ただし、継続的利用法人文書ファイル等にあっては、事務室において保存することができる。
ロ 継続的利用法人文書ファイル等として事務室で保存されている法人文書ファイル等については、年度末に文書管理者が利用状況等を勘案し、書庫への移動等を再検討する。
(機密性の高い法人文書ファイル等の保存方法・場所)
3 前項にかかわらず、個人情報ファイル等機密性の高い法人文書ファイル等については、施錠のできる書庫等に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。
(電子文書の保存場所・方法)
4 電子文書の保存については、次のとおりとする。
(1) 電子文書(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)については、磁気ディスクで運用する。
(2) 保存期間満了時の措置を移管としたもので、電子文書で移管するものは、適切な方法で保存する。
(3) 電子文書は、必要に応じ、パスワードの設定、暗号化及び電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。
(引継手続)
5 文書管理者が交替する場合は、前任者は法人文書ファイル等の保存場所について後任者に引き継ぐものとする。
(組織の設置・廃止)
6 組織を設置又は改廃する場合は、法人文書ファイル等の保存場所について新しい部署を設定し又は引き継ぐ部署に引き継ぐものとする。
(その他適切な保存を確保するための措置)
7 文書管理者は、少なくとも毎年度一回、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、ファイリング用具の見出しや背表紙の表示内容等について、確認する。
附 則
この要領は、令和4年4月1日から実施する。
附 則(令和6年3月28日)
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この要領は、令和6年4月1日から実施する。
様式(第2項関係)
様式（第2項関係）