○広島大学公印及び電子署名規則
| (平成16年4月1日規則第123号) |
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広島大学公印及び電子署名規則
(趣旨)
第1条 この規則は，広島大学学則(平成16年4月1日規則第1号)第28条の規定に基づき，広島大学(以下「本学」という。)において使用する公印及び電子署名に関し，法令に別段の定めがあるもののほか，必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において「公印」とは，業務上作成された文書に使用する印章で，その印影を押すことにより，当該文章が真正であり，かつ，効力を有することを認証することを目的とするものをいう。
2 この規則において「電子署名」とは，電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項の電子署名であって，その使用により公印と同様の効果を得ることを目的とするものをいう。
3 この規則において「部局等」とは，学部，研究科，研究科等連係課程実施基本組織，附置研究所，病院，図書館，教育本部，国際高等研究所，全国共同利用施設，中国・四国地区国立大学共同利用施設，学内共同教育研究施設，学内共同利用施設，附属学校，総合戦略室，基金室，監査室，理事室，東広島地区運営支援部及び霞地区運営支援部をいう。
(公印の種類，公印管守責任者等)
第3条 公印の種類，寸法及び各公印の管守責任者(以下「公印管守責任者」という。)は，別表第1に定めるとおりとする。
[別表第1]
2 前項の規定にかかわらず，特別の用途に使用する公印の寸法及び各公印管守責任者については，別表第2に定めるところによることができる。
[別表第2]
3 公印管守責任者は，公印が適切に使用されるように公印を管理し，及び公印が使用されないときは，それを確実な保管設備に格納し，厳重に保管しなければならない。
4 部局等の長は，公印管守責任者の事務を補助させるため公印管守補助者を置くことができる。
5 部局等の長は，前項の規定により指定した公印管守補助者の職名を学長に届け出るものとする。
(公印の作成等)
第4条 部局等の長は，当該部局等に係る公印を作成(改刻(摩滅，き損等により，既存の公印と同一のものを作成すること。)を含む。以下同じ。)しようとするときは，あらかじめ別記様式第1号の公印作成申請書を学長に提出し，その承認を受けなければならない。
[別記様式第1号]
2 前項の部局等の長には，設立準備委員会の長又は全国共同利用施設，中国・四国地区国立大学共同利用施設，学内共同教育研究施設若しくは学内共同利用施設を支援する理事室の長を含めるものとする。
3 部局等の長は，第1項の承認を受けて公印を作成したときは，別記様式第2号の公印作成届を学長に提出しなければならない。
[別記様式第2号]
(公印管守補助者の変更等)
第4条の2 公印管守補助者を変更又は追加したときは，別記様式第3号の公印管守補助者変更等届を学長に提出しなければならない。
[別記様式第3号]
(公印簿)
第5条 公印管守責任者は，別記様式第4号の公印簿を備え，これに作成された公印を押印し，その印影を保存しなければならない。
[別記様式第4号]
(公印の廃止等)
第6条 部局等の長は，当該部局等に係る公印を廃止(改刻により使用しなくなる場合を除く。)しようとするときは，別記様式第5号の公印廃止届を学長に提出しなければならない。
[別記様式第5号]
2 廃止した公印は，当該廃止の日から5年間保存しなければならない。
3 改刻により使用しなくなった公印は，当該使用しなくなった日から5年間保存しなければならない。
(公印の使用)
第7条 公印の使用を必要とするときは，発送しようとする文書(以下「発送文書」という。)に決裁済みの原議書(以下「原議書」という。)を添えて，公印管守責任者又は公印管守補助者に公印の使用を請求するものとする。
2 公印管守責任者又は公印管守補助者は，前項の規定により公印の使用の請求を受けたときは，発送文書と原議書を照合した上で，自ら押印し，又は公印の使用を請求した者に押印させるものとする。この場合において，公印の使用を請求した者に押印させるときは，公印管守責任者又は公印管守補助者は，その押印に立ち会わなければならない。
3 公印管守責任者又は公印管守補助者は，前項の規定により公印を使用したときは，所定の公印使用簿により，その使用状況を明らかにしておかなければならない。
(公印の印影印刷)
第8条 一定の字句からなる公文書で多数印刷するものにあっては，公印管守責任者が支障ないと認めたときは，その公印の印影を当該公文書と同時に印刷して公印の押印に代えることができる。
2 電子計算機により作成する公文書にあっては，公印管守責任者が支障ないと認めたときは，電子計算機により作成した印影を当該文書と同時に印刷して公印の押印に代えることができる。
(公印の印影の印刷物等)
第9条 前条第1項の規定により公印の印影を印刷した文書は，帳簿等により，その使用状況を明らかにしておかなければならない。
2 前条第2項の規定に基づき電子計算機により公印の印影と同時に文書を印刷する場合は，印刷台帳を備え，その印刷状況を明らかにしておかなければならない。
3 公印管守責任者は，公印の印影の印刷に使用した原版を速やかに回収しなければならない。
(公印の事故)
第10条 部局等の長は，公印の盗難，紛失その他の事故が生じたときは，直ちに別記様式第6号の公印事故届を学長に提出するとともに，適切な処置をとらなければならない。
[別記様式第6号]
(電子署名)
第11条 電子署名の名義，電子署名を使用する用途及び電子署名の管守責任者(以下「電子署名管守責任者」という。)は，別表第3に定めるとおりとする。
[別表第3]
2 電子署名管守責任者は，電子署名が適切に使用されるよう管理するとともに，電子署名が適切に使用されるために必要な措置を講じなければならない。
第12条 部局等の長は，当該部局等の業務において電子署名の使用を開始しようとするときは，あらかじめ別記様式第7号の電子署名使用申請書を学長に提出し，その承認を受けなければならない。
[別記様式第7号]
2 部局等の長は，電子署名を廃止しようとするときは，別記様式第8号の電子署名廃止届を学長に提出しなければならない。
[別記様式第8号]
3 前2項の部局等の長には，設立準備委員会の長又は全国共同利用施設，中国・四国地区国立大学共同利用施設，学内共同教育研究施設若しくは学内共同利用施設を支援する理事室の長を含めるものとする。
第13条 電子署名は，電子署名に係る決裁を得ていることを電子署名管守責任者が確認した上で使用しなければならない。
(電子署名の事故)
第14条 部局等の長は，電子署名に係る事故が生じたときは，直ちに別記様式第9号の電子署名事故届を学長に提出するとともに，適切な処置をとらなければならない。
[別記様式第9号]
附 則
1 この規則は，平成16年4月1日から施行する。
2 この規則の施行の際現に使用されている公印で，この規則に定める寸法と異なるものは，これを改刻するまでの間は，そのまま使用することができる。
附 則(平成16年11月30日規則第170号)
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この規則は，平成16年11月30日から施行する。
附 則(平成17年4月1日規則第74号)
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この規則は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年3月31日規則第33号)
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この規則は，平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月23日規則第75号)
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この規則は，平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年6月27日規則第114号)
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1 この規則は，平成19年6月27日から施行する。
2 第2条第2項の改正規定は平成19年5月21日から適用し，別表第1の改正規定は平成19年6月1日から適用する。
附 則(平成19年9月21日規則第160号)
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この規則は，平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成20年3月31日規則第83号)
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この規則は，平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成20年7月25日規則第161号)
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この規則は，平成20年8月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日規則第44号)
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この規則は，平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成21年11月17日規則第127号)
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この規則は，平成21年11月17日から施行する。
附 則(平成22年3月31日規則第100号)
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この規則は，平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月31日規則第49号)
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この規則は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成24年3月30日規則第93号)
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この規則は，平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成25年6月28日規則第71号)
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この規則は，平成25年7月1日から施行する。
附 則(平成25年8月30日規則第79号)
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この規則は，平成25年9月1日から施行し，この規則による改正後の広島大学公印規則別表第1の規定は，平成25年8月1日から適用する。
附 則(平成26年7月14日規則第64号)
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1 この規則は，平成26年7月14日から施行する。
2 この規則による改正後の広島大学公印規則(以下「新規則」という｡)の規定は，平成26年6月1日から適用する。ただし，新規則別表第1の規定は，平成26年7月1日から適用する。
附 則(平成26年9月22日規則第85号)
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この規則は，平成26年10月1日から施行する。
附 則(平成27年4月1日規則第92号)
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この規則は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年6月30日規則第106号)
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この規則は，平成27年7月1日から施行する。
附 則(平成27年9月14日規則第115号)
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この規則は，平成27年9月30日から施行する。
附 則(平成28年4月1日規則第144号)
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この規則は，平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年9月21日規則第208号)
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この規則は，平成28年9月21日から施行し，この規則による改正後の広島大学公印規則の規定は，平成28年7月26日から適用する。
附 則(平成29年3月31日規則第104号)
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この規則は，平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年4月1日規則第98号)
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この規則は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年10月1日規則第148号)
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この規則は，平成30年10月1日から施行する。
附 則(平成31年3月12日規則第19号)
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この規則は，平成31年3月12日から施行する。
附 則(平成31年4月1日規則第86号)
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この規則は，平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和元年7月11日規則第138号)
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この規則は，令和元年7月11日から施行し，この規則による改正後の広島大学公印規則の規定は，令和元年7月5日から適用する。
附 則(令和元年8月20日規則第140号)
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この規則は，令和元年8月20日から施行する。
附 則(令和元年10月1日規則第224号)
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この規則は，令和元年10月1日から施行する。
附 則(令和2年4月1日規則第169号)
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この規則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年4月1日規則第84号)
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この規則は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年9月1日規則第103号)
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この規則は，令和3年9月1日から施行する。
附 則(令和5年1月31日規則第15号)
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この規則は，令和5年1月31日から施行し，この規則による改正後の広島大学公印規則の規定は，令和4年4月1日から適用する。
附 則(令和5年3月14日規則第27号)
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この規則は，令和5年3月14日から施行し，この規則による改正後の広島大学公印規則の規定は，令和4年7月1日から適用する。
附 則(令和5年3月19日規則第33号)
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この規則は，令和5年3月19日から施行し，この規則による改正後の広島大学公印規則の規定は，令和4年10月1日から適用する。
附 則(令和5年4月1日規則第204号)
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この規則は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年1月30日規則第3号)
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この規則は，令和6年1月30日から施行する。
附 則(令和6年3月10日規則第14号)
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この規則は，令和6年3月10日から施行する。
附 則(令和6年4月1日規則第100号)
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この規則は，令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和6年10月24日規則第129号)
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この規則は，令和6年10月24日から施行し，この規則による改正後の広島大学公印及び電子署名規則の規定は，令和6年6月18日から適用する。
附 則(令和7年4月1日規則第97号)
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この規則は，令和7年4月1日から施行する。
別表第1(第3条第1項関係)
| 公印の種類 | 寸法(ミリメートル平方) | 公印管守責任者 |
| 大学の印 | 30 | 総務・広報部総務グループリーダー |
| 学長の印 | 30 | |
| 学生総合支援センター長の印 | 23 | 教育部学生生活支援グループリーダー |
| グローバルキャリアデザインセンター長の印 | 23 | 教育部キャリア支援グループリーダー |
| 図書館部長の印 | 23 | 図書館部図書館企画グループリーダー |
| 情報化推進グループリーダーの印 | 20 | 情報部情報化推進グループリーダー |
| グローバル化推進グループリーダーの印 | 20 | 国際部グローバル化推進グループリーダー |
| 学部，研究科，附置研究所，病院及び図書館の印 | 28 | 当該事務を行う総括支援室長，支援室長又は運営支援部の長(病院にあっては霞地区運営支援部長，図書館にあっては図書館部図書館企画グループリーダー，持続可能性に寄与するキラルノット超物質国際研究所にあっては持続可能性に寄与するキラルノット超物質国際研究所事務室長，附属学校にあっては当該附属学校の教頭(附属幼稚園にあっては東広島園舎に勤務する教頭)) |
| 学部又は研究科附属の教育施設，学部，研究科又は附置研究所附属の研究施設及び附属学校の印 | 25 | |
| 学部，研究科，研究科等連係課程実施基本組織，附置研究所，病院，図書館及び国際高等研究所の長の印 | 30 | |
| 学部又は研究科附属の教育施設，学部，研究科又は附置研究所附属の研究施設及び附属学校の長の印 | 23 | |
| 支援室の長の印 | 20 | |
| 運営支援部の長の印 | 23 | |
| 病院運営支援部長の印 | 23 | 霞地区運営支援部長 |
| 全国共同利用施設の長の印 | 23 | 学術・社会連携支援部研究支援グループリーダー |
| 中国・四国地区国立大学共同利用施設の長の印 | 23 | 教育部学生生活支援グループリーダー |
| 学内共同教育研究施設の長の印 | 23 | 当該施設の支援を行うグループのグループリーダー(酪農エコシステム技術開発センターにあっては生物学系総括支援室長) |
| 学内共同利用施設の長の印 | 23 | 当該施設の支援を行うグループのグループリーダー |
| 国際交流会館長の印 | 23 | 教育部学生生活支援グループリーダー |
| 保育施設の長の印 | 23 | 当該施設の支援を行うグループのグループリーダー(たんぽぽ保育園にあっては霞地区運営支援部長) |
| 再生医療等委員会委員長の印 | 23 | 医療政策部医療政策・医学系研究推進グループリーダー |
| 広島大学出版会会長の印 | 23 | 図書館部図書館企画グループリーダー |
別表第2(第3条第2項関係)
| 公印の種類 | 用途 | 寸法(ミリメートル平方) | 公印管守責任者 |
| 大学の印 | 表彰状用 | 75 | 総務・広報部総務グループリーダー |
| 〃 | 給与関係証明書用 | 15 | 人事部福利厚生グループリーダー |
| 学長の印 | 職員証，給与関係認定，雇用保険関係手続用 | 9 | 人事部福利厚生グループリーダー |
| 〃 | (1) 霞地区の部局に係る外部資金の受入決定，契約締結，請求書発行，報告用(病院広島臨床研究開発支援センターの所掌に関するものを除く。) | 25 | 霞地区運営支援部長 |
| (2) 病院診療費の支払督促及び病院診療費に係る訴訟関係手続用 | |||
| (3) 医療訴訟関係手続用 | |||
| 契約担当職広島大学理事の印 | 契約締結用 | 23 | 財務部会計グループリーダー |
| 分任契約担当職広島大学理事の印 | 〃 | 23 | 学術・社会連携支援部研究支援グループリーダー |
| 出納担当職の印 | 出納取引用 | 18ミリメートル丸 | 財務部経理グループリーダー |
| 財務担当職の印 | 収入金請求用 | 23 | 財務部会計グループリーダー |
| 学部の印 | 外国あて文書証明用 | 45 | 生物学系総括支援室長，人文社会科学系支援室長及び理学系支援室長 |
| 学部の長の印 | 通学証明書用 | 20 | 教育学系総括支援室長及び総合科学系支援室長 |
| 経済学部長の印 | 夜間主コースの学生に交付する諸証明書用 | 23 | 東千田地区支援室長 |
| 医学部長の印 | 学務関係証明書用 | 23 | 霞地区運営支援部長 |
| 歯学部長の印 | 〃 | 23 | |
| 薬学部長の印 | 学生に交付する諸証明書用 | 23 | |
| 工学部長の印 | 〃 | 23 | 工学系総括支援室長 |
| 情報科学部長の印 | 〃 | 23 | |
| 大学院総合科学研究科長の印 | 〃 | 23 | 総合科学系支援室長 |
| 大学院社会科学研究科長の印 | 〃 | 23 | 総合科学系支援室長，人文社会科学系支援室長及び東千田地区支援室長 |
| 大学院医歯薬保健学研究科長の印 | 学務関係証明書用 | 23 | 霞地区運営支援部長 |
| 分任契約担当職広島大学霞地区運営支援部長の印 | 契約締結用 | 23 | |
| 大学院工学研究科長の印 | 学生に交付する諸証明書用 | 23 | 工学系総括支援室長 |
| 大学院生物圏科学研究科長の印 | 〃 | 23 | 生物学系総括支援室長及び総合科学系支援室長 |
| 大学院人間社会科学研究科長の印 | 総合科学系支援室，人文社会科学系支援室，国際協力学系支援室又は東千田地区支援室が支援する大学院人間社会科学研究科の職員若しくは学生に係る諸証明書用 | 23 | 総合科学系支援室長，人文社会科学系支援室長，国際協力学系支援室長及び東千田地区支援室長 |
| 大学院先進理工系科学研究科長の印 | 総合科学系支援室，理学系支援室又は国際協力学系支援室が支援する大学院先進理工系科学研究科の職員若しくは学生に係る諸証明書用 | 23 | 総合科学系支援室長，理学系支援室長及び国際協力学系支援室長 |
| 大学院統合生命科学研究科長の印 | 総合科学系支援室又は理学系支援室が支援する大学院統合生命科学研究科の職員若しくは学生に係る諸証明書用 | 23 | 総合科学系支援室長及び理学系支援室長 |
| 大学院医系科学研究科長の印 | 学務関係証明書用 | 23 | 霞地区運営支援部長 |
| 病院の印 | 医療関係証明書用 | 30 | 病院運営支援部医事グループリーダー |
| 病院長の印 | 〃 | 20 | |
| 分任契約担当職広島大学病院長の印 | 契約締結用 | 23 | 霞地区運営支援部長 |
| 病院長麻薬専用の印 | 麻薬譲受証用 | 23 | 病院薬剤部長 |
| 附属学校の印 | 卒業証書用 | 70 | 当該附属学校の教頭(附属幼稚園にあっては東広島園舎に勤務する教頭) |
| 附属幼稚園長の印 | (1) 附属幼稚園三原園舎に係る会計手続用
(2) 附属幼稚園三原園舎に勤務する職員に係る諸証明書用 (3) 附属幼稚園三原園舎に通う園児に係る諸証明書用 | 20 | 附属幼稚園三原園舎に勤務する教頭 |
別表第3(第11条第1項関係)
| 電子署名の名義 | 電子署名を使用する用途 | 電子署名管守責任者 | 備考 |
| 国立大学法人広島大学契約担当職理事(財務・総務担当) | 契約締結用 | 財務・総務室財務部会計グループリーダー | － |
| 国立大学法人広島大学契約担当職理事(財務・総務担当) | 契約締結用(当該契約の予定金額が1億円未満のもの。ただし，施設部長，図書館部長又は総務・広報部長の所掌に係るものを除く。) | 財務・総務室財務部会計グループリーダー | 電子署名の代理人：財務・総務室財務部長 |
| 国立大学法人広島大学契約担当職理事(財務・総務担当) | 契約締結用(当該契約の予定金額が1千万円未満のもの。ただし，施設部長，図書館部長又は総務・広報部長の所掌に係るものを除く。) | 財務・総務室財務部会計グループリーダー | 電子署名の代理人：財務・総務室財務部会計グループリーダー |
別記様式第1号(第4条第1項関係)
公印作成申請書
別記様式第2号(第4条第3項関係)
公印作成届
別記様式第3号(第4条の2関係)
公印管守補助者変更等届
別記様式第4号(第5条関係)
公印簿
別記様式第5号(第6条第1項関係)
公印廃止届
別記様式第6号(第10条関係)
公印事故届
別記様式第7号(第11条第1項関係)
電子署名使用申請書
別記様式第8号(第11条第2項関係)
電子署名廃止届
別記様式第9号(第14条関係)
電子署名事故届