○北海道国立大学機構法人文書管理規程
(令和4年4月1日機構規程第33号)
目次

第1章　総則(第1条・第2条)
第2章　管理体制(第3条－第9条)
第3章　作成(第10条－第13条)
第4章　整理(第14条－第16条)
第5章　保存(第17条・第18条)
第6章　法人文書ファイル管理簿(第19条・第20条)
第7章　移管、廃棄又は保存期間の延長(第21条－第23条)
第8章　点検・監査及び管理状況の報告等(第24条－第26条)
第9章　研修(第27条・第28条)
第10章　補則(第29条)
附則

第1章　総則
(目的)
第1条　この規程は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　課等　次に掲げる組織をいう。
イ　北海道国立大学機構事務組織規程(令和4年度機構規程第10号)第2条に定める事務局の課等及び国立大学法人北海道国立大学機構組織運営通則(令和4年度機構通則第1号)第14条第1項第4号に定める監査室
[北海道国立大学機構事務組織規程(令和4年度機構規程第10号)第2条] [国立大学法人北海道国立大学機構組織運営通則(令和4年度機構通則第1号)第14条第1項第4号]
ロ　北海道国立大学機構小樽商科大学事務組織規程(令和4年度機構規程第11号)第2条に定める事務部の課及び室
[北海道国立大学機構小樽商科大学事務組織規程(令和4年度機構規程第11号)第2条]
ハ　北海道国立大学機構帯広畜産大学事務組織規程(令和4年度機構規程第12号)第2条に定める事務部の課及び室
[北海道国立大学機構帯広畜産大学事務組織規程(令和4年度機構規程第12号)第2条]
ニ　北海道国立大学機構北見工業大学事務組織規程(令和4年度機構規程第13号)第2条及び第3条に定める事務部の課及び室
[北海道国立大学機構北見工業大学事務組織規程(令和4年度機構規程第13号)第2条] [第3条]
(2)　法人文書　機構の役員及び職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、機構の役職員が組織的に用いるものとして、機構が保有しているものをいう。ただし、法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(3)　法人文書ファイル等　機構における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(4)　法人文書ファイル管理簿　機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5)　教育・研究関係文書　第2号に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。
(6)　文書管理システム　法人が法人文書等の管理を一元的に行うために整備・運用するシステムをいう。
第2章　管理体制
(総括文書管理者)
第3条　機構に総括文書管理者1名を置く。
2　総括文書管理者は、理事長が指名する理事をもって充てる。
3　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2)　法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3)　法人文書の管理に関する研修の実施
(4)　組織の新設・改正・廃止に伴う法人文書の管理に関する必要な措置
(5)　法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な細則の整備
(6)　その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条　機構に副総括文書管理者1名を置く。
2　副総括文書管理者は、事務局長をもって充てる。
3　副総括文書管理者は、前条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(大学文書管理者)
第5条　機構が設置する国立大学(以下「大学」という。)に大学文書管理者を置き、大学の事務部長をもって充てる。
2　大学文書管理者は、大学における第3条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
[第3条第3項各号]
(文書管理者等)
第6条　機構に、課等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を置き、当該課等の長をもって充てる。
2　文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　保存
(2)　保存期間が満了したときの措置の設定
(3)　法人文書ファイル管理簿への記載
(4)　移管又は廃棄(移管・廃棄簿(別紙様式第1号)への記載を含む。)等
(5)　管理状況の点検等
(6)　法人文書の作成、標準文書保存期間基準(別紙様式第2号。以下「基準」という。)の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
3　文書管理者は、そのつかさどる事務の遂行を補佐する者として、当該課等の職員のうちから文書管理担当者を指名する。
(監査責任者)
第7条　法人に監査責任者1名を置く。
2　監査責任者は、監査室長をもって充てる。
3　監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(教育・研究関係文書の管理)
第8条　第3条から前条までの規定にかかわらず、教育・研究関係文書については、総括文書管理者の総括の下に当該大学教員が適正に管理するものとする。
[第3条]
(職員の責務)
第9条　職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者、大学文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章　作成
(文書主義の原則)
第10条　職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、機構における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(文書の作成等)
第11条　別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
[別表第1]
2　法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得することを基本とする。
(適切・効率的な文書作成)
第12条　文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、当該課等の長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
第13条　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
2　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第4章　整理
(職員の整理義務)
第14条　職員は、次条及び第16条に定めるところにより、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1)　作成し、又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2)　相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。
(3)　前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第15条　法人文書ファイル等は、法人の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表第1に掲げられた業務については、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第16条　文書管理者は、別表第1に基づき、基準を定めなければならない。
[別表第1]
2　第14条第1号の保存期間の設定については、基準に従い、行うものとする。
[第14条第1号]
3　基準及び前項の保存期間の設定においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
4　第14条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
[第14条第1号]
5　第14条第1号の保存期間の満了する日は、前項の保存期間の起算日から起算して第2項の規定により設定された保存期間を満了する日とする。
[第14条第1号]
6　第14条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
[第14条第3号]
7　第14条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
[第14条第3号]
8　第14条第3号の保存期間の満了する日は、前項の保存期間の起算日から起算して第6項の規定により設定された保存期間を満了する日とする。
[第14条第3号]
9　第2項、第4項及び第6項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該行政文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。
10　第4項及び第7項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第5章　保存
(法人文書ファイル保存要領)
第17条　総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。
2　保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1)　紙文書の保存場所・方法
(2)　電子文書の保存場所・方法
(3)　引継手続
(4)　集中管理の推進に関する方針
(5)　その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第18条　文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
2　法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
第6章　法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第19条　総括文書管理者は、法人の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条に基づき、文書管理システムをもって調製するものとする。
2　法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた場所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
3　法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する場所を定め、又は変更した場合には、これを官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第20条　文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2　前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。)に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第7章　移管、廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第21条　文書管理者は、法人文書ファイル等について、非現用文書の移管基準
(別表第2)に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2　前条第1項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
3　総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第22条　文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2　文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして機構において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。
(保存期間の延長)
第23条　文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1)　現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間
(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間
(3)　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4)　開示請求があったもの　独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3　文書管理者は、前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第8章　点検・監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第24条　文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2　監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3　総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第25条　文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2　総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第26条　総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第9章　研修
(研修の実施)
第27条　総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第28条　文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第10章　補則
(細則)
第29条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附　則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第11条第1項、第15条及び第16条第1項関係)
法人文書の保存期間基準
法人文書の区分保存期間
1(1)　規程等の制定及び改廃に関するもの常用(無期限)
(2)　機構の通達等で例規となるもの
(3)　公印の制定及び改廃に関するもの
(4)　法人文書ファイル管理簿に関するもの
(5)　人事記録に関するもの
(6)　栄典及び表彰に関するもののうち重要なもの
(7)　資産に関するもののうち重要なもの
(8)　学位授与に関するもの
(9)　卒業者及び修了者台帳
(10)　(1)から(9)までに掲げるもののほか、これらに準ずるもののうち常用文書又は無期限保存を必要と認めるもの
2(1)　役員会、経営協議会、教育研究評議会、経営戦略会議、教授会等重要な会議に関するもの30年
(2)　不服申立及び訴訟に関するもの
(3)　役員及び職員(非常勤職員を除く。)の任免、分限及び懲戒に関するもの
(4)　学部、学科等の設置及び改廃に関するもの
(5)　(1)から(4)までに掲げるもののほか、これらに準ずるもののうち30年以上保存を必要と認めるもの
3(1)　通達等のうち重要なもの10年
(2)　機構の委員会等に関するもののうち重要なもの(2の(1)に該当するものを除く。)
(3)　栄典及び表彰に関するもの(1の(6)に該当するものを除く。)
(4)　非常勤職員の任免に関するもの
(5)　予算、決算及び経理に関するもののうち重要なもの
(6)　契約等に関するもののうち重要なもの
(7)　資産に関するもの(1の(7)に該当するものを除く。)
(8)　監査及び会計検査に関するもの
(9)　学生に関する表簿のうち重要なもの
(10)　奨学生に関する表簿のうち重要なもの
(11)　(1)から10)までに掲げるもののほか、これらに準ずるもののうち10年以上保存を必要と認めるもの
4(1)　在留資格に関するもの7年
(2)　宿舎に関するもの
(3)　予算、決算及び経理に関するもの(3の(5)に該当するものを除く。)
(4)　契約等に関するもの(3の(6)に該当するものを除く。)
(5)　(1)から(4)までに掲げるもののほか、これらに準ずるもののうち7年以上保存を必要と認めるもの
5(1)　通達等に関するもの(3の(1)に該当するものを除く。)5年
(2)　供閲文書に関するもの
(3)　機構の委員会等に関するもの(2の(1)及び3の(2)に該当するものを除く。)
(4)　職員の勤務状況が記録されたもの
(5)　証明等に関するもの
(6)　予算、決算及び経理に関するもののうち軽易なもの
(7)　各種事業の計画等に関するもの
(8)　契約等に関するもののうち軽易なもの
(9)　学生に関する表簿(3の(9)に該当するものを除く。)
(10)　入学試験に関するもの
(11)　奨学生に関する表簿(3の(10)に該当するものを除く。)
(12)　(1)から(11)までに掲げるもののほか、これらに準ずるもののうち5年保存を必要と認めるもの
6(1)　定型的な事務に係る決裁文書3年
(2)　学生に関する表簿のうち軽易なもの
(3)　(1)又は(2)に掲げるもののほか、これらに準ずるもののうち3年保存を必要と認めるもの
7(1)　照会、回答、通知、依頼、報告、届出等のうち簡易なもの1年
(2)　供閲文書に関するもののうち軽易なもの
(3)　入学試験に関するもののうち軽易なもの
(4)　(1)から(3)までに掲げるもののほか、これらに準ずるもののうち1年保存を必要と認めるもの
8その他の法人文書1年未満
別表第2(第21条第1項関係)
非現用文書の移管基準
法人文書の区分
(1)　役員会、経営協議会、教育研究評議会、経営戦略会議、教授会のほか、各種の委員会等、機構又は大学の意志決定に関するもののうち重要なもの
(2)　各種の計画及び当該計画の実施報告に関するもののうち重要なもの
(3)　建築物の設計に関係する設計図書等のうち重要なもの
(4)　留学生、国際交流・協力事業に関するもののうち重要なもの
(5)　叙位、叙勲、栄典及び表彰に関するもののうち重要なもの
(6)　予算・決算に関するもののうち重要なもの
(7)　機構内外で実施する各種プログラム等に関するもののうち重要なもの
(8)　部活動、奨学金その他学生生活に関するもののうち重要なもの
(9)　組織の設立又は改廃に関するもののうち重要なもの
(10)　その他総括文書管理者、大学文書管理者及び文書管理者が必要と認めた文書
（注）　
1　上記に掲げる法人文書以外であっても、法の趣旨に照らして、国及び機構にとって共有すべき歴史的事項に関するものであると思われるものについては、国立公文書館の専門的な助言を受け移管又は廃棄の措置を定めることができる。
様式第1号(第6条第2項第4号関係)
北海道国立大学機構法人文書移管・廃棄簿

様式第2号(第6条第2項第6号関係)
北海道国立大学機構法人文書分類基準表