○東海国立大学機構法人文書管理規程施行細則
| (令和2年4月1日機構細則第1号) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 接受及び配布(第3条－第7条)
第3章 起案(第8条・第9条)
第4章 合議(第10条－第12条)
第5章 文書の決裁等(第13条－第19条)
第6章 発送(第20条－第24条)
第7章 法人文書の管理(第25条－第34条)
第8章 雑則(第35条－第37条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 東海国立大学機構法人文書管理規程(令和2年度機構規程第12号。以下「規程」という。)第21条の規定に基づく事項は，この細則の定めるところによる。
(定義)
第2条 次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 決裁 この細則の定めるところにより，それぞれの文書について承認を経るべき最終責任者の承認を得ること。
(2) 起案文書 決裁を得るため起案する文書
(3) 接受文書 組織名又は職名をあて名とする文書
(4) 発送文書 組織名又は職名をもって発送する文書
(5) 保管 事務室内において紙媒体の法人文書（以下「紙文書」という。）を共有の書棚等で管理すること。
(6) 保存 書庫，ファイルサーバー（自身の管理している記憶装置をネットワーク上の他のコンピュータと共有し，外部から利用できるようにするコンピュータをいう。以下同じ。）等で法人文書を管理すること。
(7) 非現用文書 法人文書のうち，保存期間の満了した文書
(8) 常用文書 法人文書のうち，職員が業務に常時利用するものとして継続的に保管又は保存すべきであると文書管理者が認めるもの
第2章 接受及び配布
(文書の接受)
第3条 課等に到着した文書は，文書担当係において接受するものとする。
2 簡易な文書は，前項の規定にかかわらず直接主管の課等で接受することができる。
(文書の開封及び区分)
第4条 前条第1項によって接受した文書は，親展文書及び電報(以下「親展文書等」という。)を除き，文書担当係において直ちに開封し，文書担当係の長(以下「文書担当係長」という。)が点検の上，配付先ごとに区分する。
2 前項の場合において，当該文書には，文書記号・番号及び受付年月日を記入するとともに，文書件名簿(別記様式第1号の1又は別記様式第1号の2)に次の事項を記入しなければならない。ただし，書留郵便物については，特殊郵便物受付簿(別記様式第2号)に記載しなければならない。
(1) 文書記号・番号及び受付年月日
(2) 発信番号及び発信年月日
(3) 受信者
(4) 発信者
(5) 件名
(6) 前各号に掲げるもののほか，当該文書の処理上必要な事項
(文書の記号及び番号)
第5条 文書には，原則として文書記号及び文書番号を付すものとする。
2 文書記号は，別表のとおりとする。
[別表]
3 文書番号は，毎年4月1日をもって更新する。
(文書の配付)
第6条 第4条によって処理された文書は，課等において文書の連絡に当たる係(以下「連絡係」という。)に点検させた上，文書件名簿に連絡係名等を記載させて配付するものとする。
[第4条]
(親展文書等の配付)
第7条 第3条第1項によって接受した文書のうち，親展文書等は，特殊郵便物受付簿に記載の上，連絡係名等を記載させて名あて人に配付するものとする。
[第3条第1項]
2 明らかに公文書と認められる親展文書及び金券封入の郵便物について，名あて人不在等のため，事務の遂行に支障を来すおそれがある場合には，前項の規定にかかわらず，課等の長に配付することができる。
3 親展文書で，名あて人又は前項の規定により配付を受けた者が閲覧し，文書件名簿に記載することを適当と認めたものは，直ちに文書担当係に回付するものとする。
第3章 起案
(原議書)
第8条 起案文書の表紙には，必要に応じ，原議書(別記様式第3号)を用いることができる。
(起案文書の区分)
第9条 文書は，次の区分によって起案し，当該文書の区分を件名の最後にかっこ書きする等明示しなければならない。
通達 法令その他権限に基づいて発する文書
通知 通達以外のもので事実の通知に関する文書
達示 機構の職員又は機構が設置する国立大学(以下「大学」という。)の学生等に対する機構長又は大学の長の布告文書
依頼 依頼に関する文書
指令 許可書又は認可書等機構長又は大学の長名をもってする文書
照会 照会に関する文書
回答 回答に関する文書
契約 契約に関する文書
伺定 規程，規則，基準，内規等を定めることを目的とする文書
報告 法令その他に基づいて，官庁その他に報告する文書
供閲 供閲に関する文書
申請 関係官公庁に対し許可，認可，裁決その他の行為を求めるために提出する文書
上申 人事の上申に関する文書
協議 関係官公庁に対する協議に関する文書
証明 機構長若しくは大学の長名又は機構名若しくは大学名等による事実の証明に関する文書
伺い 資料作成，経費支出等の伺いに関する文書
事務連絡 単なる事務的な連絡文書
第4章 合議
(起案文書の合議)
第10条 起案文書の内容が他の課等に関係がある場合は，当該課等に合議するものとする。ただし，起案文書の内容が連絡することをもって足りるときは，決裁後，起案文書の写しを送付するものとする。
(合議文書の処理)
第11条 合議を受けた課等の連絡係は，速やかに当該課等の長の議を得て，合議文書を起案課等に遅滞なく返付しなければならない。
(合議文書の訂正等)
第12条 合議を受けた課等において文書の訂正を要すると認めるときは，起案課等と協議しなければならない。
2 合議の結果，起案文書の内容に重要な変更があったとき又は起案文書が廃案となったときは，起案課等は合議した先にその旨を通知しなければならない。
第5章 文書の決裁等
(決裁の原則)
第13条 起案文書は，この細則に定めるもののほか，名義者の決裁を受けるものとする。
2 接受文書を供閲文書として起案するときは，この細則に定めるもののほか受信者の決裁を受けるものとする。
(名義及び決裁事項)
第14条 文書の名義及び決裁事項については，機構本部の事務局にあっては機構長が定める。ただし，岐阜大学及び名古屋大学の部局にあっては部局の長がそれぞれ定めることができるものとする。
(専決)
第15条 文書の速やかな処理を図るため，必要があるときは専決者を定めて専決することができる。
2 前項の専決者は，機構本部の事務局にあっては機構長が定める。ただし，岐阜大学及び名古屋大学の部局にあっては部局の長がそれぞれ定めることができるものとする。
(代理決裁)
第16条 決裁を行う者が出張，休暇等で不在の場合は，重要なものを除き，代理決裁することができる。ただし，代理決裁者は，事後において決裁者に報告しなければならない。
2 前項の代理決裁者は，機構本部の事務局にあっては機構長が定める。ただし，岐阜大学及び名古屋大学の部局にあっては部局の長がそれぞれ定めることができるものとする。
(機構長，事務局長及び大学の長への回付)
第17条 機構長，事務局長及び大学の長への文書の回付は，総務部総務課において行う。
(至急文書の処理)
第18条 至急文書は，起案文書に付せんをし，他の文書に優先して処理しなければならない。
2 至急文書のうち，特に緊急を要するものは，起案者の持ち回りによって処理することができる。
(秘密文書の処理)
第19条 秘密文書は，起案者が封筒に入れ，当該文書を持ち回りで承認を得なければならない。
2 秘密文書には，起案文書及び発送文書にその旨を標示しなければならない。
第6章 発送
(発送文書)
第20条 決裁を終わった文書で発送を要するものについては，起案係において文書件名簿に所要事項を記入するとともに，起案文書に文書記号・番号及び決裁年月日を記入しなければならない。
(浄書及び照合)
第21条 前条の手続を終了した文書の浄書及び照合は，起案課等において行うものとする。
(文書の日付)
第22条 発送文書の日付は，決裁の日とする。ただし，特別の事情がある場合は，発送文書の日付を決裁の日と異にすることができる。
(公印等の使用)
第23条 発送文書は，文書担当係長の点検を経て，東海国立大学機構公印等規程（令和2年度機構規程第11号）第7条第1項に規定する公印等使用簿（別記様式第3）に所定事項を記入の上，公印等を使用するものとする。ただし，発送文書が真正なものであることを公印等の使用以外の手段により証明することができる場合は，公印等の使用を省略することができるものとする。
(発送)
第24条 発送文書は，起案課等において発送準備を行い，文書担当係において発送するものとする。
2 起案課等は，前項の規定により文書の発送を終わったことを確認したときは，起案文書に発送年月日を記入するものとする。
第7章 法人文書の管理
(法人文書の管理の原則)
第25条 法人文書は，体系的に分類，整理，保管又は保存しなければならない。
2 文書管理者は，法人文書とそれ以外のものを明確に区分し，事務室内の共有書棚に保管し，又は書庫の書棚，ファイルサーバー等に保存しなければならない。
3 職員は，事務室内の共有書棚，書庫の書棚，ファイルサーバー等に法人文書以外のものを保管又は保存してはならない。
4 法人文書ファイルは，できるだけ年度単位に分割し作成するものとする。
(紙文書の保管)
第26条 完結文書又は未完結文書は，作成又は取得した年度中，事務室内で保管することができる。ただし，その法人文書の所在を明確にし，課等の共通の書棚で保管しなければならない。
(個人情報及び機密情報を含む法人文書の保管)
第27条 法人文書ファイルにまとめられた法人文書の中に個人情報及び機密情報が存在する場合には，東海国立大学機構個人情報保護規程（令和3年度機構規程第24号）及び東海国立大学機構個人情報保護規程施行細則（令和3年度機構細則第9号）の定めるところに基づき，施錠ができる書棚，アクセス制限を行ったファイルサーバー等で適切に保管しなければならない。
(電子文書の保存)
第28条 法人文書のうち，原本又は正本が電子文書であって，保存期間が満了したときの措置を移管とするもの又は保存期間が10年を超えるものについては，技術的に変換が困難な場合を除き，別に定める「標準的フォーマット」で保存するとともに，見読性を維持するものとする。
2 電子文書は，文書の改ざん，漏えい等の防止等の観点から，適切なアクセス制限を行った上，ファイルサーバー等で保存するものとする。
(紙文書の保存)
第29条 事務室内で保管している紙文書は，常用文書及び保存期間が1年未満のものを除き，作成年度の末日の翌日から起算して1年を経過した場合は，書庫に置き換えて保存しなければならない。
(法人文書の引継)
第30条 文書管理者は，文書管理者の変更，組織の改廃，新設等が発生した場合には，それまで管理を行っていた文書管理者から法人文書の引継ぎを行うものとする。
(法人文書の保存期間の延長)
第31条 規程第17条第1項及び第2項の規定により，保存期間を延長しようとする場合は，文書管理者は，法人文書ファイル保存期間延長簿(別記様式第5号)を作成し，総括文書管理者に報告するとともに，法人文書ファイル管理簿にその旨を記入しなければならない。
2 規程第17条第2項の延長の期間は，当該法人文書の保存期間と同年数の期間までとする。ただし，再延長を妨げない。
(非現用文書の移管)
第32条 規程第16条第4項の規定により，非現用文書を移管しようとする場合は，文書管理者は，法人文書ファイル移管簿(別記様式第6号)を添えて総括文書管理者に報告するとともに，東海国立大学機構大学文書資料室長(以下「資料室長」という。)に引渡しを申し出るものとする。
2 資料室長は，前項の規定による引渡しの申出があったときは，移管の受入れに対し，速やかに移管に応じるものとする。
(非現用文書の廃棄)
第33条 文書管理者は，保存期間が満了した文書を法人文書ファイル廃棄簿(別記様式第7号)により総括文書管理者に報告した上で，廃棄するものとする。
2 廃棄を決定した法人文書は，個人情報及び機密に配慮し，裁断又は溶解等の方法によって確実に廃棄しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載及び更新)
第34条 文書管理者及び文書管理担当者は，管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，法人文書ファイル管理簿(別記様式第8号)に記載しなければならない。
2 法人文書ファイル管理簿への記載は，当該年度に作成し，又は取得した法人文書について毎年3月20日までに行うものとする。
3 法人文書ファイル管理簿の更新は，文書分類の見直し，保存期間の延長，移管又は廃棄を実施した法人文書について毎年5月31日までに行うものとする。
第8章 雑則
(法人文書の点検，監査等)
第35条 総括文書管理者は，課等の法人文書の管理及び処理状況に関し，毎年1回，点検及び指導を行うものとする。
2 監査責任者は，法人文書の管理状況に関し，毎年1回，監査を行うものとする。
(文書管理の特例)
第36条 文書管理者は，文書の管理等がこの細則の定めるところにより難い場合は，総括文書管理者の承認を経て，当該課等の文書管理者が，その扱いを決定することができる。
(雑則)
第37条 この細則に定めるもののほか，この細則の運用に関して疑義のあるときは，当該課等の文書管理者が総括文書管理者と協議した上で決定する。
附 則
この細則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年11月12日機構細則第66号)
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この細則は，令和2年11月12日から施行し，令和2年10月1日から適用する。
附 則(令和2年12月28日機構規程第175号)
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この規程は，令和3年1月1日から施行する。
附 則(令和3年3月30日機構規程第198号)
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この規程は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日機構規程第197号)
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この規程は，令和3年3月31日から施行する。
附 則(令和4年6月20日機構細則第3号)
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この細則は，令和4年6月20日から施行し，令和4年4月1日から適用する。
附 則(令和4年6月30日機構規程第10号)
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この規程は，令和4年7月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日機構規程第83号)
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この規程は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年3月28日機構細則第14号)
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この細則は，令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和6年9月27日機構規程第34号)
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この規程は，令和6年10月1日から施行する。
附 則(令和6年11月29日機構規程第43号)
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この規程は，令和6年11月29日から施行し，令和6年11月1日から適用する。
附 則(令和7年3月28日機構細則第33号)
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この細則は，令和7年4月1日から施行する。
附 則(令和7年5月1日機構細則第2号)
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この細則は，令和7年5月1日から施行し，令和7年4月1日から適用する。
附 則(令和7年5月21日機構細則第3号)
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この細則は，令和7年6月1日から施行する。
別表(第5条関係)
別記様式第1号の1(第4条第1項，第6条，第7条第3項及び第20条関係)
文書件名簿
別記様式第1号の2(第4条第1項，第6条，第7条第3項及び第20条関係)
文書件名簿
別記様式第2号(第4条第2項及び第7条第1項関係)
特殊郵便物受付簿
別記様式第3号(第8条関係)
原議書
別記様式第4号
削除
別記様式第5号(第31条第1項関係)
法人文書ファイル保存期間延長簿
別記様式第6号(第32条第1項関係)
法人文書ファイル移管簿
別記様式第7号(第33条第1項関係)
法人文書ファイル廃棄簿
別記様式第8号(第31条第1項及び第34条関係)
法人文書ファイル管理簿