○産山村役場処務規程
| (昭和35年2月1日 産山村規程第5号) |
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目次
第1章 総則
第1節 総則(第1条－第5条)
第2節 文書等の収受及び配付(第6条－第8条)
第3節 起案及び回議(第9条－第15条)
第4節 浄書及び発送(第16条－第23条)
第5節 文書の整理、編さん及び保存(第24条－第30条)
第2章 服務
第1節 休暇(第31条－第37条)
第2節 出張及び事務引継書(第38条－第41条)
第3節 宿直及び日直(第42条－第51条)
附則
第1章 総則
第1節 総則
(趣旨)
第1条 本村における事務処理、服務、当直については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(公文書の種類)
第2条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 告示文 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
ア 公告 告示以外で、一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令甲 村長が、所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 訓令乙 村長が、所属の機関又は職員に対して、一時又は一事件に限って指揮命令するものをいう。
ウ 達 村長が、特定の個人、法人又は団体に対して、その権限に基づいて、命令、禁止、取消の処分をするものをいう。
エ 指令 村長が、特定の個人、法人又は団体の申請又は届出等に対して許可、認可、承認等をいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して、事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依頼通達 村長が、自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が村長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 復命書、供覧、事務引継等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
2 公文書書式は、別に定める。
第3条 公文には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び公告には村名を冠し、それぞれ総務課備付の別記第1号様式による条例番号簿、告示番号簿又は公告番号簿により番号を付ける。
[別記第1号様式]
(2) 訓令には、村名を冠し、総務課備付の別記第2号様式による訓令番号簿により番号を付ける。
[別記第2号様式]
(3) 達及び指令には村名を冠し、総務課備付の別記第3号様式による達番号簿及び指令番号簿により番号を付ける。
[別記第3号様式]
(4) 通達及び往復文には村名又は係の首字を付し、総務課備付の別記第4号様式による文書収発簿により番号を付ける。
[別記第4号様式]
2 親展文書には、前項各号の記号及び次に「親」の字を付し、親展文書収発簿(別記第5号様式)によって番号を付ける。
3 文書につける番号は、その事件の完結するまで使用し、往復の回数に従い順次支号を付ける。
4 文書の番号は、暦年により更新する。
(記名)
第4条 公文の記名は、村長名及び村名を用い、庁内を除くほか、課長名及び課名をもって文書を発することはできない。
(押印)
第5条 公文には、その記名に従い、当該印章を、押捺しなければならない。
第2節 文書等の収受及び配付
(文書等の収受)
第6条 村役場に到達した文書、金券及び物品等は、総務課において収受する。ただし、成規、定例の証明書、申請書、届出等は、各課において収受することができる。
(文書等の取扱い)
第7条 総務課において、収受した文書、金券及び物品等は、次の各号により、これを取り扱わなければならない。
(1) 普通文書は、総務課において、開封のうえ、その余白に、受付日付印(別記第6号様式)を押し、重要な文書は、村長の閲了を受け、文書収発簿に必要事項を登載し、文書収発簿を添え、主務課に交付するものとする。
(2) 親展文書は、封のまま、親展文書収発簿に登載し、村長あてのものは副村長を経て村長に、その他のものは、それぞれあて名の者に認印を受けて交付する。
(3) 訴願、異議申立、その他収受の日時が権利の得失、又は変更に関係を有する文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して、取扱者が押印し、その封皮を添付する。
(4) 電報は、電報受付簿(別記第7号様式)に記録し、前各号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して、取扱者が押印する。
(5) 書留郵便物は、書留郵便交付簿(別記第8号様式)に登載し、前号の例により処理しなければならない。
(6) 現金、金券、有価証券は、金券等受付簿(別記第9号様式)に記載して会計管理者に送付し、その受領印を徴する。附属文書があるときは、会計管理者が、現金、金券又は有価証券を保管している旨を余白に記入して、取扱者が押印し、第1号に定める手続により処理する。
(7) 物品は、物品交付簿(別記第10号様式)に記入して、主務課に配付し、その受領印を徴する。
(8) 2以上の課に関連する文書及び物品等は、関係の重い課に交付しなければならない。その軽重のわかり難いものは、上司の指揮を受けなければならない。
(送料未納等の取扱い)
第8条 送料の未納又は不足の文書、物品等は、官公署又は学校の発送に係るもの及び総務課が必要と認めたものに限り、料金を支払い、これを収受することができる。
第3節 起案及び回議
(文書の処理)
第9条 課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示して、これを係員に配布しなければならない。
2 文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限のあるもので、その期限内に処理を完了し難いときは、期限を予定し、上司の承認を受けなければならない。
第10条 文書を処理するには、次の各号によるものとする。
(1) 新しい事件又は重要と認められるものの起案については、回議用紙(別記第11号様式)を用いること。
(2) 文書の返付又は軽易な事件につき、照会、回答、督促等をする場合は、付せん用紙(別記第12号様式)又は照会用紙(別記第13号様式)を用いること。
(3) 証明書は、証明簿(別記第14号様式)を用いること。
(4) 前各号のほか、成規、定例あるもの又は軽易な事件は、回議の手続によらないで、この文書の余白に回議案を朱書し、又は例文をもって決裁を受けるなど、簡易な手続により処理することができる。
(回議)
第11条 特別の取扱いを要する回議には、その種別を重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、はがき、例規等と上部欄外に表示しなければならない。
(秘密決裁)
第12条 回議中機密を要するもの又は重要なものは、課長等責任ある者自ら携帯して決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第13条 回議の順序は、主任、係長、課長補佐、課長、副村長に順次提出して村長の決裁を受けなければならない。ただし、予算、経理に関係あるものは、決裁前会計管理者に回議しなければならない。
(合議)
第14条 他課の主管事務に関係あるものは、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。
2 合議又は回覧を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
3 合議案に対し異議あるときは、口頭をもって協議し、協議の整わないときは、上司の決裁を受けるものとする。
(再回)
第15条 回議にして決裁の主旨が当初の立案と異なったときは、施行前に関係課に再回しなければならない。
第4節 浄書及び発送
第16条 決裁済の文書で、浄書を要するものは、主務課において行う。ただし、次に掲げるものは、総務課において浄書し、回議書は、主務課に返付する。
(1) 議会に関する文書
(2) 条例、規則、規程、告示、訓令、契約書の類
(3) 請願、陳情書及び重要な申請書
(4) その他村長が必要と認める文書
(記載)
第17条 簿冊により回議に代えて処理する文書の指令、証明等は、特別の定めのあるもの又は保存の必要のあるものを除くほか、主務課において、例文により必要事項を記載して交付することができる。
(浄書)
第18条 浄書を終わったときは、浄書者、校合者ともに、認印をしなければならない。
(発送文書)
第19条 発送文書は、主務課において持参達又は直接交付することが適当であるものを除くほか、すべて総務課に回付し、総務課において発送する。
第20条 郵送の文書及び物品は、退庁1時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、電報又は急施を要するものは、この限りでない。
(発送の取扱い)
第21条 発送文書は、別に定めるもののほか、次の各号の手続きをして、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは、翌日まで留め置くことができる。
(1) 郵便又は電信によるときは、郵送簿(別記第15号様式)に登載すること。
(2) 使丁に対する文書、物品で重要なものは、送達簿(別記第16号様式)に登載し、受領印を徴すること。
(3) 特別取扱いを要するものには、その種別を重要、秘、親展、速達、書留等を封皮の表部に表示すること。
(文書の日付)
第22条 文書の日付は、施行の日を用いなければならない。
(退庁時間後等の発送)
第23条 急を要する文書で、退庁時間後又は休日等に発送を要するときは、課において浄書、校合のうえ、当直員に回付しなければならない。
2 前項の規定は、物品の発送にこれを準用する。
第5節 文書の整理、編さん及び保存
第24条 未完結文書は、常に整理し、係が不在の場合でも、その経過がわかるようにしておかなければならない。
(文書の編さん及び保存)
第25条 完結した文書は、主務課において編さんし、総務課に引き継がねばならない。
2 総務課は引継ぎを受けたときは、これを保存原簿(別記第17号様式)に記録したうえ書類倉庫に保存しなければならない。
(文書編綴)
第26条 文書は、次の各号に従い編綴し、表紙に暦年又は会計年度、編さん種目及び保存期間を記し、索引を付けなければならない。
(1) 会計に関する文書は、会計年度ごとに、その他の文書は暦年ごとに編綴しなければならない。
(2) 文書は、おおむね10センチメートルを限度として、これを編綴するが、紙数に応じて、数年分を一括し、又は1年分を適宜分綴することができる。この場合、数年分を一括したものには、年毎に色紙等で区分し、分綴したものには、分綴数に従って番号を付けなければならない。
(保存年限)
第27条 文書の保存年限は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 前項の保存期間の区分は、別表のとおりとする。
3 期間の算定については、処理完結の翌年度初日をもって起算日とする。
4 各課長は、保存期間を超えて保存する必要が生じたときは、総務課長と協議のうえ、保存期間を変更することができる。
本条改正(14規程第1号)
(完結文書の引継)
第28条 総務課長は、簿冊を各課長において引継ぎ、又は引き続き保管するために、引継文書一覧表を作成し、各課長に送付しなければならない。
2 各課長は、一覧表を作成するために必要な資料を総務課長に提出しなければならない。
3 各課長は、総務課長が指示する期日に、総務課長の引継確認又は保管承認を受けたうえで、当該一覧表に基づき簿冊を引継ぎ、又は保管しなければならない。
本条改正(14規程第1号)
(保存文書の管守)
第29条 保存文書は、文書倉庫に所定期間保存し、総務課長が管守しなければならない。
2 係員以外の者は、総務課長の承認がなければ、文書倉庫内に立ち入ってはならない。
3 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときはこの限りでない。
4 保存文書は、法令に特別の定めのあるものを除くほか、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、村長の承認を得たときはこの限りでない。
本条改正(14規程第1号)
(保存文書の破棄)
第30条 総務課長は、保存期限が満了する簿冊について、あらかじめ破棄文書一覧表を作成し、各課長に送付しなければならない。
2 各課長は、破棄文書一覧表に基づき、保管中の簿冊のうち保存期間が満了することとなるものについては、総務課長が指定する期日に総務課長に引き継がなければならない。
3 総務課長は前項の規定により引継を受けた簿冊を廃棄するときは、当該簿冊の文章中印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断したうえ、処分しなければならない。
4 保存期間が満了していない簿冊のうち、総務課長又は主管課長において保存又は保管の必要がないと認めるものについては、関係課に協議のうえ、破棄することができる。
本条改正(14規程第1号)
第2章 服務
第1節 休暇
(出勤の把握)
第31条 副村長は、職員の出勤状況を把握し、出勤簿及びタイムカード(別記第19号の1及び2様式)の取扱いにあってその責めに任ずる。
改正(3規程第2号)
2 副村長に事故があるときは、総務課長がその職務を行う。
(出勤時刻等)
第32条 職員は、出勤したときは、出勤時刻を、退庁するときは、退庁時刻を自らタイムレコーダーによりカード(別記様式第19号の2)に打刻しなければならない。
(休暇の手続)
第33条 職員は、産山村職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成7年産山村条例第5号)の規定による休暇を請求しようとするときは、別に定めるところによる。
(欠勤、遅参、早退)
第34条 職員は、欠勤又は私事のため早退しようとするときは、欠勤等願簿(別記第21号様式)にその旨記入し、総務課長の許可を受けなければならない。
2 私事のため遅参したときは、登庁後、直ちにその理由を総務課長に報告しなければならない。
(私事旅行)
第35条 職員は、私事のため3日以上の旅行をしようとするときは、その旅行先を明らかにしなければならない。
(休養命令)
第36条 村長は、職員で結核性疾患にかかり、休養の必要ありと認めたときは、休養を命ずる。
2 休養を命ぜられた職員は、別に定める休暇の手続をした後、当該休養を命ぜられた日から5日以内の日から休養に専念しなければならない。
(休職)
第37条 職員は、休職を命ぜられたときは、別に定める休暇の手続をしなければならない。
2 休職中の職員は、現に療養中の傷病が治癒した場合は、直ちに官公立病院又は保健所の医師2名による診断書(結核性疾患の場合にあっては別記第22号様式、その他の傷病にあっては別記第23号様式)を村長に提出しなければならない。
第2節 出張及び事務引継書
(出張の復命)
第38条 職員は、出張中の事務について、帰庁後、直ちにその結果を書面又は口頭により上司に復命しなければならない。
2 前項の規定による復命事項のうち、他課に関係あるものについては当該課に連絡しなければならない。
(事務引継)
第39条 職員は、退職、休職、長期にわたる休暇、担当事務の変更等の場合は、その担当する事務を遺漏なく、後任者又はその代理者に引き継がねばならない。
(身上異動の届出)
第40条 職員は、姓名、本籍地若しくは住所の変更又は免許資格等の得喪の場合は、直ちに所要事項を記し、関係書類を添付して、総務課に提出しなければならない。
(新任者の提出書類)
第41条 新たに採用された職員は、赴任の日から3日以内に履歴書及び宣誓書を総務課に提出しなければならない。
第3節 宿直及び日直
(当直の種別等)
第42条 当直は、宿直及び日直とする。
2 当直の勤務時間は、次のとおりとする。
(1) 宿直 午後5時15分から翌日の午前8時30分まで
(2) 日直 午前8時30分から午後5時15分まで
(当直員)
第43条 当直員は、原則として2名とする。ただし、当分の間1名とし、職員のうちから村長が命ずる。
(当直の外部委託)
第43条の2 村長は当直業務を外部委託することができる。
2 前項の規定による外部委託をしたときは、前条の規定にかかわらず職員による当直員を置かない当直とする。
(当直事務)
第44条 当直員は、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公印の管守及びその押印に関すること。
(2) 電報、郵便物等の処理に関すること。
(3) 火災及び盗難の防止に関すること。
(4) 庁舎内の戸締まりに関すること。
(5) 部外との連絡に関すること。
(当直の割当)
第45条 総務課長は、毎月25日までに翌月の当直割当表(別記第24号様式)により、当直員に通知しなければならない。
(当直の免除等)
第46条 当直員は、やむを得ない事由により、当直の免除又は当直日の変更の承認を受けようとするときは、当直免除等承認願(別記第25号様式)を当直日の3日前までに、総務課を経て村長に申し出なければならない。
(当直事務の引継)
第47条 当直員は、当直開始時刻の10分前に、総務課において、当直事務の引継ぎを受けなければならない。ただし、日曜日及び休日の当直者にあっては、前任者から引き継ぐものとする。
2 前項の場合においては、次の各号に掲げるものの引継ぎを受けなければならない。
(1) 公印及び鍵
(2) 当直日誌(別記第26号様式)
(3) 電話帳
(4) 電報受付簿(別記第27号様式)
(5) 書留受付簿
(6) 荷物受付簿
(離室の禁止)
第48条 当直員は、みだりに事務室又は当直室を離れ、又は無用の者を入室させてはならない。
(巡視)
第49条 当直員は、随時庁舎内外を巡視し、異状の有無を確かめなければならない。
(異状時の措置)
第50条 当直員は、当直中異状を認めたときは、直ちに適切な措置を講じなければならない。
(当直日誌)
第51条 当直員は、当直中に取り扱った事項及び異状のあった事項を詳細に役場日誌に記載し、当直終了後、総務課に提出しなければならない。
附 則
この訓令は、昭和35年2月1日から施行する。
附 則(昭和52年10月25日規程第1号)
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この規程は、昭和52年11月1日から施行する。
附 則(昭和53年11月15日規程第7号)
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この規程は、昭和53年12月1日から施行する。
附 則(平成3年7月1日規程第2号)
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この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成9年3月25日規程第1号)
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この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成14年9月24日規程第1号)
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この規程は、公布の日から施行し、平成14年4月1日から適用する。
附 則(平成19年3月27日規程第1号)
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この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(令和7年9月10日訓令第2号)
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この訓令は、令和7年10月1日から施行する。
別記第1号様式(第3条関係)
(条例／(規則)／(告示)／(公告))番号簿
別記第2号様式(第3条関係)
訓令甲(乙)番号簿
別記第3号様式(第3条関係)
達番号簿
別記第4号様式(第3条関係)
文書収発簿
別記第5号様式(第3条関係)
親展文書収発簿
別記第6号様式(第7条関係)
受付日付印
別記第7号様式(第7条関係)
電報受付簿
別記第8号様式(第7条関係)
書留郵便交付簿
別記第9号様式(第7条関係)
金券等受付簿
別記第10号様式(第7条関係)
物品交付簿
別記第11号様式(第10条関係)
回議用紙
別記第12号様式(第10条関係)
付せん用紙
別記第13号様式(第10条関係)
照会用紙
別記第14号様式(第10条関係)
証明簿
別記第15号様式(第21条関係)
郵送簿
別記第16号様式(第21条関係)
送達簿
別記第17号様式(第25条関係)
保存原簿
別記第18号様式(第29条関係)
保存文書借覧証
別記第19号の1様式(第31条関係)
出勤簿
別記第19号の2様式(第31条関係)
タイムカード
別記第20号様式(第33条・第35条関係)
休暇願
別記第21号様式 略
別記第22号様式(第37条関係)
診断書
別記第23号様式(第37条関係)
診断書
別記第24号様式(第45条関係)
当直割当表
別記第25号様式 略
別記第26号様式(第47条関係)
当直日誌
別記第27号様式(第47条関係)
電報受付簿
別記第28号様式(第47条関係)
持参達文書受領簿(書留、荷物)