○三股町立小中学校文書取扱要領
(平成8年3月28日教育委員会訓令第3号)
改正
平成17年3月23日教育委員会訓令第1号
令和6年2月1日教育委員会訓令第1号
目次

第1章　総則(第1条－第5条)
第2章　文書の処理
第1節　受信文書(第6条－第9条)
第2節　発信文書(第10条－第15条)
第3節　校内文書(第16条・第17条)
第3章　整理、保管、保存及び処分(第18条－第22条)
附則

第1章　総則
(目的)
第1条　この要領は、三股町立の小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、校務の効率的運営及び文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条　この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　学校に勤務する職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該学校の職員が組織的に用いるものとして、当該学校が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア　官報、公報、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ　一般に利用できる施設で閲覧等に供されているもの
ウ　教職員が職務上取り扱う児童生徒の作品等学習上の成果物
(2)　受信・発信文書　学校名又は校長名で収受又は発送する文書をいう。
(3)　校内文書　職員が作成した文書のうち校内で使用する文書をいう。
(4)　校務支援システム 電子計算機を利用して文書に関する事務の処理等を行う情報処理システムで、教育長が指定するものをいう。
(5)　電子文書 文書のうち電磁的記録をいう。
(要領の適用)
第3条　学校の文書管理には、別に定めのあるものを除き、この要領を適用する。
(文書管理の処理責任者)
第4条　この要領の確実な実施を図るために、学校に文書管理者(以下「管理者」という。)及び文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)並びに文書取扱担当者(以下「取扱担当者」という。)を置く。
2　管理者は校長をもって充て、取扱主任は事務主任をもって充て、取扱担当者は指定事務に従事する職員のうちから管理者が指名する。事務主任の配置されていない学校にあっては、管理者が取扱主任を指名する。
3　管理者は、文書の総括的な管理を行う。
4　取扱主任は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　文書の収受及び配付に関すること。
(2)　文書の審査に関すること。
(3)　文書の処理の促進及び改善に関すること。
(4)　文書の整理、保管、保存及び処分に関すること。
(5)　校務支援システムの利用に係る調整に関すること。
5　取扱担当者は、取扱主任の事務を補助する。
(文書取扱いの原則)
第5条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。
第2章　文書の処理
第1節　受信文書
(受付及び選別)
第6条　取扱主任は、学校に到達した文書を収受したときは、次の各号により速やかに処理しなければならない。
(1)　閲覧に供する文書は、収受印(様式第1号)を押し、校務支援システムに記録し、上部余白に閲覧処理印(様式第2号)を押し、文書番号(一連番号)、―及び分類番号等必要事項を記入する。ただし、軽易な文書については、校務支援システムへの記録は必要としない。
(2)　親展文書は、開封しないで宛名人に配付する。
(3)　保存を要する刊行物は、収受印(様式第1号)を押し、刊行物台帳(様式第3号)に登載する。
(4)　前3号以外の文書は、主務者又は宛名人に配付する。
2　前項の規定にかかわらず、電子文書は次の各号により取り扱うものとする。
(1)　校務支援システムにより収受した文書は、校務支援システムに記録し、主務者に送信する。
(2)　電子メール等により収受した文書のうち、閲覧に供する必要があるものは、原則として紙に出力し、前項第１号により処理する。
(分類)
第7条　受信文書の分類は、文書標準分類表(別表第1)により分類するものとする。ただし、検索等により文書を特定し容易に参照できる方法で保管する場合は、この限りでない。
(閲覧及び配付)
第8条　受付の処理をした文書は、処理経路図(別表第2)に従い速やかに閲覧に供する。
2　閲覧後は、教頭又は教務主任が主務者に配付する。
3　校務支援システムにより収受した電子文書は、教頭又は取扱主任が主務者に送信する。
(配付文書等の処理)
第9条　主務者は、校長の指示に従い、文書を速やかに処理しなければならない。
2　処理の済んだ文書は、主務者が所定の場所に収納する。
第2節　発信文書
(起案)
第10条　発信文書は、原則として主務者が起案するものとし、起案に当たっては、決裁伺書(様式第5号)を用い、必要に応じて資料等を添付する。ただし、定例的な事案又は軽易なものについては、この限りでない。
(合議)
第11条　起案文書が他の部又は係に関係する事案については、その関係部又は係の同意を受けなければならない。
(回議及び決裁)
第12条　起案文書は、必要に応じて教務主任、事務主任及び関係職員に回議し、校長の決裁を受けなければならない。
(浄書及び審査)
第13条　決裁を受けた文書は、起案者において浄書し、取扱主任に決裁文書を提示して、審査を受けなければならない。
(公印及び契印)
第14条　審査を受けた文書は、公印取扱要領の定めるところにより押印し、決裁文書にかけて契印を押したのち発送の手続をとるものとする。
(発送)
第15条　起案者は、次の各号に定める手続により文書を発送するものとする。
(1)　発信文書の日付は、発送の日を用いる。
(2)　受信文書に基づき起案した発信文書の発信番号は、当該受信文書の受付番号を使用し、校務支援システムに所要事項を記録する。
(3)　自ら発する発信文書の発信番号は、、校務支援システムに所要事項を記録して新たな番号をとる。
(4)　決裁文書は、文書標準分類表(別表第1)により収納し、保管する。ただし、検索等により文書を特定し容易に参照できる方法で保管する場合は、この限りでない。
(5)　発送は、郵送、使送等必要な所定の手続に従って行う。
第3節　校内文書
(作成)
第16条　校内文書の作成に当たっては、主務者が事案の関係者と十分協議し、その文書に配付期日及び係名を明記する。
(分類)
第17条　校内文書は、校内文書標準分類表(別表第3)により、主務者が所定の場所に収納する。
第3章　整理、保管、保存及び処分
(整理及び保管)
第18条　文書は、常に整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにするとともに、情報の漏えい防止等適切に保管しなければならない。
(保存)
第19条　文書の保存期間は、文書保存期間標準区分表(別表第4)のとおりとし、用語の意味は、次の各号のとおりである。
(1)　常用:学校において常時利用する必要があると認められるもの
(2)　5改:法規、通知文書、登録等で新たに改正された場合、それまでの文書は5年間保存するものとする。
(3)　改　:手引書等で改訂時点まで保存する。
(4)　随時:カタログ・案内文書等軽易な文書は、処理が終了すれば随時棄却できる。
2　前項の保存期間は、その処理の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
3　同一事業で数年に渡るものは、その終了の年度に統合し、2以上の事案に関するものは最も重要な事案に分類し、それぞれ関連のある文書に、その旨を記載する。
4　文書を保存するときには、年度、文書件名、分類及び保存区分を記入し、その所在場所を明らかにしなければならない。
5　内容が極めて軽易な文書で保存の必要のないものは、前項の規定にかかわらず完結後直ちに廃棄することができる。
(閲覧)
第20条　保存文書を職員が閲覧する場合は、取扱主任に申し出るものとする。この場合において、取扱主任は当該閲覧が不適当であると認めるときは、これを拒むことができる。
2　閲覧した保存文書は、取り替え、抜き取り、訂正し、又は転貸してはならない。
(処分)
第21条　保存年限を経過した文書は、管理者と取扱主任で十分協議の上、焼却又は切断する等確実に廃棄する。
(その他)
第22条　この要領に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。
附　則
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附　則(平成17年3月23日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附　則(令和6年2月1日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、令和6年2月1日から施行する。
別表第1(第7条、第15条関係)
文書標準分類表
大分類中分類小分類
0001020304050607080910111213
1総務0　法規人事　・　免許服務給与旅費教務保健体育福利厚生　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
1　庶務人事　・　免許服務給与旅費　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
2　運営管理　・　運営行事(表)学校訪問研究指定学校評価　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
3　児童生徒学籍教科書就学援助就学奨励　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
4　財務会計公費予算補助金備品施設設備給食監査私　費（校納金）　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
5　福利厚生共済互助会学生協安全衛生一般厚生　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
6　渉外PTA社会教育施設開放視察・訪問その他行事　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
7　総務一般基幹統計校長会教頭会共同学校事務室事務担当者市町村職員市町村臨時職員職員派遣その他会議各種広報その他　　　
　　　　　　　　　　　　　　
2教務0　教科等道徳特別活動国語社会算数/数学　理科音楽体育図工/美術家庭/技術生活科総合学習外国語書写
　　　　　　　　　　　　　　
1　教科外視聴覚教育図書館教育人権教育情報教育市町村研究会特別支援教育へき地教育海外教育環境教育福祉・ボランティア教育国際理解教育　　　
　　　　　　　　　　　　　　
2　生徒指導生徒指導安全教育防災教育教育相談表彰　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
3　進路指導キャリア教育進路指導進学奨学奨励就職　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
4　保健体育保健環境衛生スポーツ振興センター給食指導体育連盟　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
5　研修研究公開研修センター教育課程講習・講座経年研初期研　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
6　教務一般教務主任会教育実習作品公募校外活動学力テストその他　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　
　　※　小分類下段は主務者を記入
別表第2(第8条関係)
処理経路図
　　
　　

別表第3(第17条関係)
校内文書標準分類表
分類説明
大中
1総務0　学校経営学校経営案資料・便覧
1　服務・給与給与・旅費・服務関係
2　児童生徒児童生徒名簿・連絡網・就学奨励・学籍関係
3　福利厚生共済関係・人間ドック・互助会関係・校内親交会
4　PTAPTA関係文書
5　総務一般予算・施設等各種説明資料等
2教務0　教育計画日程表・週時程等小規模な計画表・教育課程編成
1　学校行事校内の儀式・行事(行事表含む。)
2　校外行事遠足・修学旅行・校外学習・宿泊学習
3　学年学級学年だより・学級だより等学年・学級単位の文書
4　研　　　修講習講座・初期研修
5　教務一般教科書・副読本・教育実習・学力テスト
3研究0　校内研究校内研究・テーマ研究・事例研究・研究公開・視察資料・各教科研究・授業研究
4学習0　学習指導学習計画・教科及び教科外(道徳・図書館・視聴覚・人権・特別支援等)
1　作品・応募校内作品展・作品募集案内
5環境0　環境美化清掃指導・校内美化・学級園等に関する文書
6生徒指導0　生活指導生徒指導関係・休業中のしおり・教育相談
1　安全指導安全教育・交通安全指導・安全点検
2　防災教育防災教育・避難訓練
3　特別活動児童生徒会関係・奉仕活動・クラブ活動・文化祭
7キャリア教育進路指導0　キャリア教育職場体験学習
1　進路指導進路指導関係・教育相談
2　進　　　学高等技術専門校関係
3　奨学奨励奨学金関係
4　就　　　職就職関係
8連　　携0　連　　　携幼保小連携・小中連携・中高連携・地域連携
9保健(体育)0　保健指導保健指導・各種予防接種・日本スポーツ振興センター関係
1　健康管理体位測定・健康診断・歯科検診・尿検査・モアレ検査・心検診等
2　給食指導給食指導・献立表
3　体育体育大会・持久走大会・水泳大会・体力検査等
4　部活動　
別表第4(第20条関係)
文書保存期間標準区分表
大分類中分類小分類(文書簿冊)保存期間
1　総務0　法規0　人事・免許人事に関する通知通達文書5改
教員免許に関する通知通達文書5改
1　服務服務に関する通知通達文書5改
2　給与給与に関する通知通達文書5改
3　旅費旅費に関する通知通達文書5改
4　教務教育課程に関する通知通達文書5改
教科書に関する通知通達文書5改
5　保健体育学校保健に関する通知通達文書5改
環境衛生に関する通知通達文書5改
日本スポーツ振興センターに関する通知通達文書5改
6　福利厚生共済組合制度に関する通知通達文書5改
公立学校共済組合貸付規程5改
宮崎県教職員互助会定款・規程5改
学校生協定款・規程5改
7　財務会計財務会計に関する通知通達文書5改
1　庶務0　人事・免許教職員の進退に関する意見具申5
臨時的任用職員採用関係書類5
育児休業関係書類5
一般・専従・結核休職関係書類5
教職員名簿5
教員免許申請関係書類5
人事記録カード30年
辞令(写)5
1　服務出勤簿5
休暇処理簿5
年休繰越整理簿5
週休日の振替・振替計画整理簿5
研修承認申請書5
復命書5
職務専念義務免除関係書類5
分限処分関係書類5
2　給与給与台帳明細書5
給与支給内訳書5
給与原議5
住民税確認資料5
期末勤勉手当支給内訳書5
給与口座振込申出書5改
預金口座振替申出書5改
その他控除振替先預金口座登録5改
その他控除入力票5
源泉徴収票5
年末調整関係書類7
昇給昇格内申書関係書類5
昇給発令通知書5
切替発令通知書5
児童手当関係書類5
へき地手当に準ずる手当関係書類5
扶養手当関係書類5
住居手当関係書類5
通勤手当関係書類5
単身赴任手当関係書類5
時間外勤務・休日勤務命令簿5
時間外勤務手当整理簿5
教員特殊業務従事実績簿5
教育業務連絡指導業務従事実績5
タクシー乗車券関係書類5
会計年度任用職員報酬関係書類書5
電算報告書5
多学年学級担当支給内訳5
管理職員特別勤務手当関係書類5
時間外勤務手当配当通知書5
給与関係コード表改
給与実務の手引改
給与電算報告書作成マニュアル改
諸手当認定事務要領改
諸手当認定事務要領（総務事務センター）改
給与電算報告書事例集（総務事務センター）改
3　旅費旅行命令書5
旅費予算配当通知書5
旅費予算整理簿5
旅費支給内訳書5
旅費受領代理人委任状5
2　運営0　運営学校沿革史永年
学校経営案5
学校日誌5
学校要覧3
職員会議記録3
学校運営協議会記録簿3
1　行事(表)学校行事実施届3
年間行事予定表等関係書類1
校内行事実施計画関係書類1
儀式関係書類1
2　学校訪問学校訪問関係書類3
3　研究指定研究指定関係書類5
3　児童生徒0　学　籍転入・転出台帳5
転入学通知書5
児童生徒出席簿5
小学校就学者名簿5
外国人就学許可書5
学齢簿の記載事項変更通知5
就学者名簿の記載事項変更通知5
中学校就学者名簿5
校区外就学許可書5
指導要録様式1（学籍に関する記録）20
指導要録様式2（指導に関する記録）5
指導要録抄本5
卒業証書授与台帳（卒業生台帳）永年
児童生徒名簿5
成績一覧表5
卒業証明書発行控3
在学証明書発行控3
成績証明書発行控3
学割証発行控3
就学指導委員会関係書類5
1　教科書教科用図書配当表5
教科用図書給与証明書(控)5
教科書・副読本教材関係書類5
2　就学援助要保護・準要保護児童生徒世帯票10
要保護・準要保護児童生徒認定通知5
就学援助費支給決定通知書5
就学援助費個人別支給明細書5
要保護・準要保護関係書類5
3　特別奨励特別支援教育就学奨励費申請書類5
特別支援教育就学奨励費個人明細書5
特別支援教育就学奨励費決算報告書5
就学奨励関係書類5
4　財務会計0　公費・予算公費予算整理簿5
予算配当通知書5
郵券受払簿5
電話料明細書5
使用電話料納付書5
物品受払簿5
物品購入関係書類5
予算に関する書類5
予算要求書5
PTA会計整理簿3
教育振興会会計簿3
後援会会計整理簿3
売店関係会計整理簿3
私費会計関係書類3
学年学級会計関係書類3
部活動会計関係書類3
1　補助金補助金交付金関係書類5
負担金関係書類5
2　備品備品台帳常用
図書台帳常用
理科教育等設備台帳5
寄贈寄付備品台帳常用
備品関係書類5
3　施設設備施設台帳永年
消防用設備等点検結果報告書3
校舎施設設備設計図改
施設設備管理委託契約書5
施設設備関係書類5
4　給食給食費徴収台帳5
給食費出納簿5
給食関係領収書5
給食関係契約書類5
検食日誌1
給食日誌1
給食関係書類5
5　監査監査関係書類5
5　福利厚生0　共済共済組合給付金決定通知書3
人間ドック決定通知書1
福利厚生事務の手引改
退職関係書類5
各種給付金・見舞金給付申請書1
被扶養者認定関係書類3
事故報告関係書類3
年金関係書類3
1　互助会互助会・特弔掛金内訳書1
貸付償還一覧表1
互助会給付金関係書類1
厚生事業関係書類1
指定旅館利用券申込書1
互助会事務の手引1
地区運営関係書類1
公益文化事業関係書類1
業務連絡会関係書類1
入会・会員資格関係書類1
退職互助部関係書類1
2　学生協厚生担当者会関係書類1
出資金関係書類1
加入、組合員資格関係書類1
脱退関係書類1
3　安全衛生教職員事故報告5
防火管理者選任関係書類3
防災計画関係書類5
4　一般厚生校内親睦会関係書類1
5　公務災害通勤災害公務災害認定関係書類3
通勤災害認定関係書類3
公務・通勤災害事務処理の手引改
地方公務員災害補償実施の手引改
6　渉外0　PTAPTA関係書類3
後援会関係書類3
教育振興関係書類3
青少年対策関係書類3
子ども育成会関係書類3
1　社会教育生涯学習関係書類3
家庭教育学級関係書類3
社会教育関係書類3
スポーツ少年団関係書類3
2　施設開放学校施設開放関係書類3
3　視察訪問視察・訪問関係文書書類3
4　その他の行事校外行事関係書類1
7　総務一般0　基幹統計学校基本調査5
学校基本調査付帯調査5
公立中学校等卒業者の進路調査5
地方教育費調査5
地方教育費付帯調査5
小学校卒業予定者進路状況調査5
中学校卒業予定者進路希望調査5
児童生徒学級数及出欠状況調査3
休暇等取得状況調査3
1　校長会校長会関係書類3
2　教頭会教頭会関係書類3
3　事務担当者会事務職員研究会関係書類3
学校栄養職員研究会関係書類3
給食事務担当者会関係書類3
4　市町村職員市町村事務職員関係書類3
学校用務員関係書類3
給食調理員関係書類3
5　その他の会議その他の会議開催文書3
6　各種広報各種広報紙1
2　教務0　教科等0　道徳道徳指導関係書類3
道徳担当者会関係書類3
1　特別活動児童会生徒会関係書類3
学年学級特別活動関係書類3
クラブ活動関係書類3
部活動関係書類3
部活動関係書類3
特別活動担当者会開催書類3
2　各教科教科指導関係書類3
教科研究会議関係書類3
1　教科外0　視聴覚教育視聴覚教育関係書類3
視聴覚教育研究会議関係書類3
1　図書館教育図書館教育関係書類3
図書館教育研究会議関係書類3
2　人権教育人権教育関係書類3
人権教育研究会議関係書類3
3　市町村研究会教科外研究関係書類3
教科外研究会議関係書類3
4　情報教育情報教育関係書類3
情報教育研究会議関係書類3
5　特別支援教育特別支援教育関係書類3
特別支援教育会議関係書類3
6　へき地教育へき地教育関係書類3
へき地教育研究会議関係書類3
7　環境教育環境教育関係書類3
環境美化活動関係書類3
環境教育研究会議関係書類3
2　生徒指導0　生徒指導生徒指導関係書類3
生徒指導に関する調査・報告3
生徒指導研究会議関係書類3
拾得物処理関係書類3
1　安全教育安全教育関係書類3
安全教育に関する調査・報告3
安全教育研究会議関係書類3
2　教育相談教育相談関係書類3
3　進路指導0　進学進学関係書類3
進路指導研究会議関係書類3
教育相談関係書類3
1　奨学奨励奨学奨励関係書類3
教育相談関係書類3
2　就職就職関係書類3
教育相談関係書類3
4　保健体育0　保健職員健康診断票5
児童生徒健康診断票5
児童生徒歯の検査票5
学校医執務記録簿5
学校薬剤師執務記録簿5
健康日誌5
医療券申請書及び発行台帳5
保健調査票5
就学時健康診断票1
各種検査・予防接種関係書類5
保健指導関係書類3
保健研究会議関係書類3
保健調査関係書類5
1　環境衛生環境衛生関係書類3
安全点検関係書類3
プール日誌5
2　スポーツ振興センター日本スポーツ振興センター加入契約書5
日本スポーツ振興センター共済掛金納入5
日本スポーツ振興センター給付金請求関係書類5
スポーツ振興センター説明会議関係書類5
3　給食給食指導関係書類3
給食指導研究会議関係書類3
給食指導調査関係書類3
4　体育連盟体育連盟関係書類3
スポーツ振興関係書類3
部活動関係書類3
体育に関する調査関係書類3
スポーツ保険関係書類3
5　研修0　研究公開研究公開関係書類3
研究公開補助金関係書類3
1　研修センター県研修センター関係書類3
2　教育課程教育課程講習会関係書類3
教育課程講習会報告関係書類3
3　講習・講座体育実技講習会関係書類3
免許取得講習関係書類3
各種講習講座関係書類3
4　経年研教職経験者研修会関係書類3
5　初任研初期研修会関係書類3
6　市町村研究会市町村研究会関係書類3
6　教務一般0　教務主任会教務主任会関係書類3
1　教育実習教育実習関係書類3
2　作品公募習字・図画・作文等募集、応募関係書類1
校内作品展関係書類1
3　校外活動校外学習実施関係書類3
4　その他家庭環境調査1
教育課程編成書類5
校時程・週時程関係書類5
諸検査関係書類5
校内研究関係書類3
様式第1号(第6条関係)
収受印

様式第2号(第6条関係)
閲覧処理印
第2号

様式第3号(第6条関係)
刊行物台帳
第3号

様式第4号(第6条関係)
決裁伺書
第4号

様式第5号 　削除