○北海道国立大学機構個人番号及び特定個人情報保護規程
| (令和4年4月1日機構規程第36号) |
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第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における個人番号及び特定個人情報の取扱いその他特定個人情報の保護に関し必要な事項を定めるものとする。
2 個人番号及び特定個人情報の取扱いについては、法その他関係法令に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程において「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。）第2条第1項に規定する個人情報をいう。
2 この規程において、「個人番号」とは、番号法第7条第1項又は第2項の規定により指定される番号をいう。
3 この規程において「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号を含む。)をその内容に含む個人情報をいう。
4 この規程において「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報をいう。
5 この規程において「保有特定個人情報」とは、機構の役員又は職員(派遣労働者を含む。以下「職員等」という。)が職務上作成し、又は取得した特定個人情報であって、職員等が組織的に利用するものとして、機構が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第2項に規定する法人文書に記録されているものに限る。
6 この規程において「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
7 この規程において「本人」とは、個人番号によって識別される特定の個人をいう。
8 この規程において「個人番号関係事務」とは、番号法第9条第1項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
9 この規程において「担当課等」とは、機構本部の事務局各課室及び監査室並びに機構が設置する国立大学の事務部各課室をいう。
第2章 管理体制等
(総括保護責任者)
第3条 機構に総括保護責任者を一人置き、理事長が指名する理事をもって充てる。
2 総括保護責任者は、機構における特定個人情報等の管理に関する事務を総括し、保有特定個人情報の適正な取扱いについて職員等を監督する。
(保護責任者)
第4条 保有特定個人情報を取り扱う担当課等に保護責任者を置き、担当課等の長をもって充てる。
2 保護責任者は、当該担当課等における特定個人情報等の管理に関し総括し、特定個人情報等の適正な取扱いについて当該担当課の職員等を監督する。
(監査責任者)
第5条 機構に監査責任者を一人置き、監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は、機構における特定個人情報等の管理状況及び職員等の監督状況を監査する。
(情報公開・個人情報保護審査委員会)
第6条 北海道国立大学機構保有個人情報管理規程(令和4年度機構規程第34号)第7条に規定する情報公開・個人情報保護審査委員会は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うものとする。
(利用範囲等)
第7条 機構における個人番号関係事務の範囲、利用する特定個人情報等の範囲及び当該事務に従事する職員等(以下「事務取扱担当者」という。)は、総括保護責任者が別に定める。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護責任者は、職員等に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、特定個人情報等の適切な管理のために必要な情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 保護責任者は、当該担当課等の職員等に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 特定個人情報等の取扱い
(事務取扱担当者の義務)
第9条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の取得、利用、保管、訂正、廃棄等を行う場合は、番号法、独立行政法人等個人情報保護法及びその他関係法令、本規程を遵守するとともに、保護責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
2 事務取扱担当者又はこれらの職にあった者は、その業務に関して知り得た特定個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
(職員等の責務)
第10条 職員等は、法の趣旨に則り、関係する法令及びこの規程等の定め並びに総括保護責任者、保護責任者及び事務取扱担当者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。
(利用目的の明示)
第11条 事務取扱担当者は、本人から直接書面(電子的方式、磁器的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記録された当該本人の特定個人情報等を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(2) 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3) 利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等(独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第1項に規定する独立行政法人及び個人情報保護法別表に掲げる法人をいう。以下同じ。)、地方公共団体又は地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。)が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
(適正な取得)
第12条 事務取扱責任者は、特定個人情報等取扱い事務を処理するために必要があるときは、本人に対し個人番号(当該本人と同一の世帯に属する者の個人番号を含む。)の提供を求めることができる。
2 事務取扱担当者は、前項により本人から個人番号の提供を受けるときは、番号法第16条の定めるところにより本人確認を行わなければならない。
3 職員等は、第1項の場合を除き、本人に対し個人番号の提供を求めてはならない。
4 職員等は、偽りその他不正の手段により特定個人情報等を取得してはならない。
(適正性の確保)
第13条 事務取扱担当者は、利用目的の達成に必要な範囲内で、当該特定個人情報等が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
2 機構は、特定個人情報の利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができるものとする。
(安全確保の措置等)
第14条 保護責任者は、当該担当課等における特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他特定個人情報等の適切な管理のために必要な措置を講じるとともに、必要に応じ、特定個人情報等の取扱者の制限、特定個人情報等の取扱いに関する必要な指示その他合理的な安全対策を講じるものとする。
2 保護責任者は、台帳等を整備し、保有特定個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
3 特定個人情報等が北海道国立大学機構情報セキュリティポリシー(令和4年4月1日制定)の適用範囲に該当する場合、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の管理は、前各項に定めるもののほか、同ポリシーの定めるところによる。
(利用の制限)
第15条 職員等は、利用目的以外の目的のために特定個人情報等を自ら利用してはならない。
2 前項の規定にかかわらず、職員等は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であると認めるときで、かつ当該特定個人情報等を利用目的以外の目的のために自ら利用することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるときは、利用目的以外の目的のために特定個人情報等を自ら利用することができる。
3 前項の規定は、特定個人情報等の利用を制限する法令の規定の適用を妨げるものではない。
4 総括保護責任者は、第2項において、個人の権利利益を保護するために特に必要があると認めるときは、特定個人情報等の利用目的以外の目的のための機構の内部における利用を特定の職員等に限るものとする。
(収集及び保管の制限)
第16条 職員等は、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(アクセス制限)
第17条 保護責任者は、保有特定個人情報にアクセスする権限を有する事務取扱担当者とその権限の内容を、当該事務取扱担当者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員等は、保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、利用目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第18条 事務取扱担当者が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、保護責任者は、次に掲げる行為については、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて当該行為を行うことができる場合を限定し、事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い当該行為を行うものとする。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第19条 事務取扱担当者は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、保護責任者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第20条 事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い,保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
(廃棄等)
第21条 事務取扱担当者は、保有特定個人情報又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
(保有特定個人情報の取得状況の記録)
第22条 保護責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容により必要に応じて、台帳等を整備して、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(特定個人情報ファイル簿)
第23条 保護責任者は、特定個人情報ファイル(個人情報保護法第75条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により特定個人情報ファイル簿に記載しないものを除く。以下同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、別記様式第1により特定個人情報ファイル簿を作成し、総括保護責任者に提出しなければならない。
2 保護責任者は、特定個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があった時は、直ちに当該特定個人情報ファイル簿を修正し、総括保護責任者に提出しなければならない。
3 保護責任者は、第1項の規定により届け出た内容に変更があったとき、特定個人情報ファイルの保有をやめたとき又はその特定個人情報ファイルが個人情報保護法第74条第2項第9号に該当するに至ったときは、別記様式2に必要事項を記載し、遅滞なく総括保護責任者に届け出なければならない。
4 特定個人情報ファイル簿は、一般の閲覧に供するとともに、機構のホームページにおいて公表するものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第24条 保護責任者は、第17条に基づき、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第33条を除く。)において同じ。)のアクセスを制限するため、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
[第17条]
2 保護責任者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第25条 保護責任者は、保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第26条 保護責任者は、保有特定個人情報への不適切なアクセス監視のため、保有特定個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第27条 保護責任者は、保有特定個人情報の情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第28条 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第29条 保護責任者は、不正プログラムによる保有特定個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有特定個人情報の処理)
第30条 事務取扱担当者は、保有特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第31条 保護責任者は、保有特定個人情報の暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 事務取扱担当者は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有特定個人情報を適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第32条 保護責任者は、保有特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第33条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第34条 保護責任者は、保有特定個人情報のバックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第35条 保護責任者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第36条 保護責任者は、保有特定個人情報の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第37条 保護責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 事務取扱担当者は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第38条 保護責任者及び事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
第6章 情報システム室等の安全管理
(入退室の管理)
第39条 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「情報システム室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 保護責任者は、情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第40条 保護責任者は、外部からの不正な侵入に備え、必要に応じて、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、災害等に備え、必要に応じて、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(特定個人情報の提供制限)
第41条 保護責任者は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(1) 特定個人情報等取扱事務を処理するために必要な限度で特定個人情報等を提供するとき。
(2) 特定個人情報等の取扱いの全部若しくは一部の委託又はその他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報等を提供するとき。
(3) 番号法第35条第1項の規定により求められた特定個人情報を特定個人情報保護委員会に提供するとき。
(4) 法令に基づく公的機関の要請又は調査(会計検査院の検査を含む。)、その他法令等で定める公益上の必要があるとき。
(5) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき。
(6) 番号法第19条第17号により特定個人情報保護委員会規則で定めるとき。
2 事務取扱担当者は、前項第2号から第6号までのいずれかに該当して特定個人情報等を提供し、又はその提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報等取扱事務を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(業務の委託等)
第42条 保護責任者は、保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先において特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他特定個人情報等の適切な管理のために必要な措置が講じられていることを確認しなければならない。
2 前項により業務を外部に委託するときは、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理並びに実施に係る体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項、その他特定個人情報等の管理に関し必要な事項を書面若しくは実地により確認するものとする。
(1) 特定個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 特定個人情報等を取り扱う業務従事者の範囲並びに業務従事者に対する監督及び教育に関する事項
(3) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(4) 特定個人情報等の複製等の制限に関する事項
(5) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応及び責任に関する事項
(6) 委託終了時における特定個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 契約内容の遵守状況についての報告の義務
(8) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 保有特定個人情報が記録されている媒体又は情報システム等の廃棄を外部に委託する場合は、前項に定めるもののほか、当該記録媒体等に記録された情報が復元又は判読できない方法を用いることを定めて契約しなければならない。
4 保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は,委託先における特定個人情報等管理の状況について、年一回以上の定期的検査等により確認するものとする。
5 保護責任者は、委託先において、特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合は、委託先に第1項及び第2項の措置を講じさせるとともに、委託先を通じて又は自らが前項の措置を実施するものとする。保有特定個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
6 保有特定個人情報の取扱いにかかる業務を派遣労働者によって行わせる場合は、保護責任者は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 保護責任者は、前項の派遣労働者に対し、特定個人情報に係る関係法令及びこの規程等を遵守させるための指導及び監督を行うものとする。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第43条 事務取扱担当者が関係法令、規程等に違反し若しくは違反するおそれがある場合、又は特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損その他の特定個人情報等の安全確保の上で問題となる事案が発生し、若しくは発生するおそれがある場合(以下単に「事案」という。)に、その事案を認識した職員等は、直ちに当該特定個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。
2 前項の規定に基づく報告を受けた保護責任者は、事案による被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員等に行わせることを含む。)ものとする。
3 第1項の報告を受けた保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護責任者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 前項の規定に基づく報告を受けた総括保護責任者は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに理事長に報告するものとする。
5 総括保護責任者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に報告するものとする。
6 保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるものとする。
(公表等)
第44条 総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 前項により公表する場合は、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に報告するものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(監査)
第45条 監査責任者は、保有特定個人情報の適切な管理を検証するため、第3条から前条までに規定する措置の状況を含む機構における保有特定個人情報の管理及び監督の状況等について、定期的に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。
[第3条]
(点検)
第46条 保護責任者は、当該担当課等における保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第47条 総括保護責任者及び保護責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(行政機関との連携)
第48条 保有特定個人情報の保護については、「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年4月2日閣議決定)の4を踏まえ、個人情報保護委員会と緊密に連携して、適切に行うものとする。
第10章 雑則
(苦情処理)
第49条 総括保護責任者は、保有特定個人情報の取扱いに関し苦情があった場合は、その内容に応じて、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
(雑則)
第50条 この規程に定めるもののほか、保有特定個人情報の保護について必要な事項は、別に定める。
附 則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和5年2月2日機構規程第134号)
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この規程は、令和5年2月2日から施行する。
附 則(令和5年3月28日機構規程第137号)
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この規程は、令和5年3月28日から施行する。
別定(第7条関係)
個人番号関係事務取扱担当者の範囲等
別記様式1(第23条第1項関係)
特定個人情報ファイル保有届
様式
別記様式2(第23条第3項関係)
特定個人情報ファイル変更届
様式