○広島大学個人情報の開示，訂正及び利用停止に関する細則
| (平成17年4月1日副学長(人事・総務担当)決裁) |
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広島大学個人情報の開示，訂正及び利用停止に関する細則
(趣旨)
第1条 この細則は，広島大学個人情報の取扱いに関する規則(平成17年4月1日規則第23号。以下「規則」という。)第66条の規定に基づき，広島大学(以下「本学」という。)が行う保有個人情報の開示，訂正及び利用停止の手続等に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第1条の2 この細則において使用する用語は，規則において使用する用語の例による。
(個人情報窓口)
第2条 保有個人情報の開示，訂正及び利用停止の受付を行う窓口は，個人情報窓口とし，規則第6条第2項に規定する苦情の相談窓口が兼ねるものとする。
[規則第6条第2項]
(開示の請求)
第3条 保有個人情報の開示の請求(以下「開示請求」という。)を受け付けるときは，開示を請求する者に保有個人情報開示請求書(別記様式第1号。以下「開示請求書」という。)を提出させる(法定代理人(未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人をいう。以下同じ。)又は任意代理人(本人の委任による代理人をいう。以下同じ。)が本人に代わって開示請求をする場合を含む。)。この場合において，開示請求書に形式上の不備があると認めるときは，開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)に参考となる情報を提供し，その補正を求めることができる。
2 法定代理人が開示請求をする場合にあっては，当該法定代理人は，戸籍謄本その他その資格を証明する書類(開示請求をする日前 30 日以内に作成されたものに限る。)を提示又は提出し，任意代理人が開示請求をする場合にあっては，当該任意代理人は，任意代理人の資格を証明する委任状(開示請求をする日前 30 日以内に作成されたものに限る。)を提出しなければならない。この場合において，当該法定代理人及び当該任意代理人が開示を受ける前又は不開示の通知の前にその資格を喪失したときは，直ちに書面で本学(法第85条第1項の規定により事案を他の行政機関の長等に移送した旨の通知があった場合にあっては，移送を受けた行政機関の長等)にその旨を届け出なければならない。当該届出があったときは，当該開示請求は，取り下げられたものとみなす。
(本人確認)
第4条 保有個人情報の開示に当たり，保有個人情報に係る開示請求をする者は，次に掲げる書類を提示し，又は提出しなければならない。
(1) 開示請求書に記載されている開示請求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証，健康保険の被保険者証，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カード，出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に規定する在留カード，日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第7条第1項に規定する特別永住者証明書その他の法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって，当該開示請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの
(2) やむを得ない理由により，前号に掲げる書類を提示し，又は提出することができない場合は，本学が適当と認める書類であって，当該開示請求をする者が本人であることを確認できるもの
(開示又は不開示の検討)
第5条 保有個人情報の開示又は不開示(以下「開示等」という。)を検討するに当たって，当該保有個人情報を保有する部局等の長の意見を求めるとともに，必要に応じて有識者等に意見を求めるものとする。
2 総括個人情報管理者は，事案により広島大学情報公開に関する規則(平成16年4月1日規則第126号)第4条第2項に規定する審査会を開催し，検討することができる。
(開示等の決定)
第6条 法第77条第3項に規定する補正に要した日数を除き，開示請求があった日から30日以内に開示等の決定をする。
2 法第83条第2項の規定に基づき開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，別記様式第2号により当該開示請求者に通知しなければならない。
[別記様式第2号]
3 法第84条の規定に基づき開示請求に係る保有個人情報のうち相当の部分を除く残りの保有個人情報について，開示等を決定する期間を延長するときは，別記様式第3号により当該開示請求者に通知しなければならない。
[別記様式第3号]
4 法第85条第1項の規定に基づき事案を他の行政機関の長等に移送するときは，別記様式第4号により当該行政機関の長等に移送するとともに，別記様式第5号により当該開示請求者に通知しなければならない。
5 法第86条第1項又は第2項の規定に基づき第三者(国，独立行政法人等，地方公共団体，地方独立行政法人及び開示請求者以外の者をいう。以下同じ。)に意見書を提出する機会を与えるときは，別記様式第6号又は別記様式第7号により当該第三者に通知しなければならない。この場合においては，別記様式第8号を同封する。
6 法第86条第3項の規定に基づき第三者の意に反して開示するときは，別記様式第9号により当該第三者に通知しなければならない。
[別記様式第9号]
7 開示等を決定したときは，別記様式第10号又は別記様式第11号により当該開示請求者に通知しなければならない。
(開示の実施)
第7条 法第87条第3項の規定に基づき保有個人情報の開示を受ける者から別記様式第12号により申出があったときは，開示を受ける者の便宜を図って開示を実施する。
[別記様式第12号]
2 保有個人情報の開示は，原則として財務・総務室総務・広報部総務グループにおいて行うものとする。ただし，保有個人情報を移動すると汚損の危険性がある場合又は開示を受ける者の居所等の都合により財務・総務室総務・広報部総務グループまで出向くことができない場合は，当該保有個人情報を保有する部局等において実施できる。
3 開示を受ける者が保有個人情報の写しの送付による開示の実施を希望する場合は，財務・総務室総務・広報部総務グループにおいて当該保有個人情報の写しを送付するものとする。この場合において，開示を受ける者は，送付に要する費用を郵便切手により納付しなければならない。
(開示の実施の方法)
第7条の2 次の各号に掲げる文書又は図画の閲覧の方法は，それぞれ当該各号に定めるものを閲覧することとする。
(1) 文書又は図画(次号から第4号まで又は第4項に該当するものを除く。) 当該文書又は図画(法第87条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては，次項第1号イに規定するもの)
(2) マイクロフィルム 当該マイクロフィルムを専用機器により映写したもの。ただし，これにより難い場合にあっては，当該マイクロフィルムを日本産業規格A列1番(以下「A1判」という。)以下の大きさの用紙に印刷したもの
(3) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル，横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル，横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したもの
(4) スライド(第5項に規定する場合におけるものを除く。次項第4号において同じ。) 当該スライドを専用機器により映写したもの
2 次の各号に掲げる文書又は図画の交付の方法は，それぞれ当該各号に定める方法とする。
(1) 文書又は図画(次号から第4号まで又は第4項に該当するものを除く。) 次に掲げる方法(ロからハまでに掲げる方法にあっては当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく，かつ，本学がその保有する処理装置及びプログラム(電子計算機に対する指令であって，一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。)により当該文書又は図画の開示を実施することができる場合に限る。)
イ 当該文書又は図画の複写機により日本産業規格A列3番(以下「A3判」という。)以下の大きさの用紙に複写したものの交付(ロに掲げる方法に該当するものを除く。)。ただし，これにより難い場合にあっては，当該文書若しくは図画を複写機によりA1判若しくは日本産業規格A列2番(以下「A2判」という。)の用紙に複写したものの交付(ロに掲げる方法に該当するものを除く。)又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
ロ 当該文書又は図画を複写機により用紙にカラーで複写したものの交付
ハ 当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク(日本産業規格X0606及びX6281又はX6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。次項第3号ホにおいて同じ。)に複写したものの交付
(2) マイクロフィルム 当該マイクロフィルムを日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)の用紙に印刷したものの交付。ただし，これにより難い場合にあっては，A1判，A2判又はA3判の用紙に印刷したものの交付
(3) 写真フィルム 当該写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
(4) スライド 当該スライドを印画紙に印画したものの交付
3 次の各号に掲げる電磁的記録についての開示の実施の方法は，それぞれ当該各号に定める方法とする。
(1) 録音テープ(第5項に規定する場合におけるものを除く。以下この号において同じ。)又は録音ディスク 次に掲げる方法
イ 当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取
ロ 当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(日本産業規格C5568に適合する記録時間120分のものに限る。)に複写したものの交付
(2) ビデオテープ又はビデオディスク 次に掲げる方法
イ 当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴
ロ 当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(日本産業規格C5581に適合する記録時間120分のものに限る。以下同じ。)に複写したものの交付
(3) 電磁的記録(前2号，次号又は次項に該当するものを除く。) 次に掲げる方法であって，本学がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
イ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧
ロ 当該電磁的記録を専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。)により再生したものの閲覧又は視聴
ハ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付(ニに掲げる方法に該当するものを除く。)
ニ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙にカラーで出力したものの交付
ホ 当該電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
(4) 電磁的記録(前号ホに掲げる方法による開示の実施をすることができない特性を有するものに限る。) 次に掲げる方法であって，本学がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
イ 前号イからハまでに掲げる方法
ロ 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルのオープンリールテープ(日本産業規格X6103，X6104又はX6105に適合する長さ731.52メートルのものに限る。)に複写したものの交付
ハ 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6123，X6132若しくはX6135又は国際標準化機構及び国際電気標準会議の規格(以下「国際規格」という。)14833，15895若しくは15307に適合するものに限る。)に複写したものの交付
ニ 当該電磁的記録を幅8ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6141若しくはX6142又は国際規格15757に適合するものに限る。)に複写したものの交付
ホ 当該電磁的記録を幅3.81ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本産業規格X6127，X6129，X6130又はX6137に適合するものに限る。)に複写したものの交付
4 映画フィルムの開示の実施の方法は，次に掲げる方法とする。
(1) 当該映画フィルムを専用機器により映写したものの視聴
(2) 当該映画フィルムをビデオカセットテープに複写したものの交付
5 スライド及び当該スライドの内容に関する音声を記録した録音テープを同時に視聴する場合における開示の実施の方法は，次に掲げる方法とする。
(1) 当該スライド及び当該録音テープを専用機器により再生したものの視聴
(2) 当該スライド及び当該録音テープをビデオカセットテープに複写したものの交付
6 前各項の規定にかかわらず，より合理的かつ安価な開示の実施の方法があるときは，当該方法によることができる。
(移送された事案)
第8条 法第85条第2項の規定に基づき他の行政機関の長等から移送された事案に係る開示等の検討及び決定については，第5条及び第6条の規定に準じて行う。
2 前項の移送された事案に係る開示の実施については，前条の規定に準じて行う。
(手数料等)
第9条 開示請求に係る手数料の額は，保有個人情報が記録されている法人文書1件につき300円とする。
2 前項の手数料は，現金又は本学が指定する銀行口座への振込により納付しなければならない。
3 第1項に定めるもののほか，診療情報の開示実施に関し必要な事項は，病院が定める。
第9条の2 開示請求(特定個人情報に係る開示請求に限る。)に係る手数料の免除を受けようとする者は，開示請求書を提出する際に，併せて，開示請求に係る手数料の免除申請書(別記様式第13号)及び次の各号に掲げる経済的困難により手数料を納付する資力がないことを証する書面を提出しなければならない。
(1) 生活保護法(昭和25年法律第144号)による扶助を受けていることを理由とする場合にあっては，それを証する書面
(2) その他の事実を理由とする場合にあっては，その事実を証明する書面
2 手数料の免除に係る決定をしたときは，別記様式第14号又は別記様式第15号により当該開示請求者に通知しなければならない。
(訂正等請求)
第10条 保有個人情報の開示を受けた者から，訂正請求又は利用停止請求(以下「訂正等請求」という。)を受け付けるときは，保有個人情報訂正請求書(別記様式第16号)又は保有個人情報利用停止請求書(別記様式第17号)(以下「訂正等請求書」という。)を提出させる(法定代理人又は任意代理人が本人に代わって訂正等請求をする場合を含む。)。この場合において，訂正等請求書に形式上の不備があると認めるときは，訂正請求又は利用停止請求をした者(以下「訂正等請求者」という。)に参考となる情報を提供し，その補正を求めることができる。
2 訂正等請求は，保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。
3 訂正等請求者は，当該訂正等請求に関し参考となる資料を提出することができる(法定代理人又は任意代理人が訂正等請求をする場合を含む。)。
(提供先への通知)
第11条 法第93条第1項の規定に基づき保有個人情報を訂正した場合において，必要があると認めるときは，法第97条の規定により，当該保有個人情報の提供先に対し，遅滞なく，別記様式第18号により通知する。
[別記様式第18号]
(訂正等請求に関する開示請求における規定の準用)
第12条 前2条に定めるもののほか，訂正の請求については，第3条第2項前段，第4条から第6条第4項まで，第6条第7項及び第8条第1項の規定を準用し，利用停止の請求については，第3条第2項前段，第4条から第6条第3項まで及び第6条第7項の規定を準用する。この場合において，次の表の左欄に掲げる規定中同表の中欄に掲げる字句は，それぞれ同表の右欄に掲げる字句に読み替えるものとし，別記様式第2号の様式は別記様式第19号又は別記様式第25号，別記様式第3号の様式は別記様式第20号又は別記様式第26号，別記様式第4号の様式は別記様式第21号，別記様式第5号の様式は別記様式第22号，別記様式第10号の様式は別記様式第23号又は別記様式第27号，別記様式11号の様式は別記様式第24号又は別記様式第28号とする。
| 規定 | 読み替えられる字句 | 読み替える字句 |
| 第3条第2項前段，第4条，第6条第1項及び第3項 | 開示請求 | 訂正等請求 |
| 第4条 | 開示請求書 | 訂正等請求書 |
| 開示 | 訂正又は利用停止 | |
| 第5条第1項 | 開示又は不開示(以下「開示等」という。) | 訂正若しくは不訂正又は利用停止若しくは利用不停止 |
| 第6条第1項 | 法第77条第3項 | 法第91条第3項又は第99条第3項 |
| 第6条第1項から第3項まで及び第6条第7項 | 開示等 | 訂正若しくは不訂正又は利用停止若しくは利用不停止 |
| 第6条第2項 | 法第83条第2項 | 法第94条第2項又は第102条第2項 |
| 第6条第2項，第3項及び第7項 | 開示請求者 | 訂正等請求者 |
| 第6条第3項 | 法第84条 | 法第95条又は第103条 |
| 第6条第4項 | 法第85条第1項 | 法第96条第1項 |
| 開示請求者 | 訂正請求をした者 | |
| 第8条第1項 | 法第85条第2項 | 法第96条第2項 |
| 開示等 | 訂正又は不訂正 |
[第3条第2項] [第4条] [第6条第4項] [第6条第7項] [第8条第1項] [第3条第2項] [第4条] [第6条第3項] [第6条第7項] [別記様式第19号] [別記様式第25号] [別記様式第20号] [別記様式第26号] [別記様式第21号] [別記様式第22号] [別記様式第23号] [別記様式第27号] [別記様式第24号] [別記様式第28号] [第3条第2項] [第4条] [第6条第1項] [第3項] [第4条] [第5条第1項] [第6条第1項] [第6条第1項] [第3項] [第6条第7項] [第6条第2項] [第6条第2項] [第3項] [第7項] [第6条第3項] [第6条第4項] [第8条第1項]
(審査請求)
第13条 法第105条第1項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは，別記様式第29号，別記様式第30号，別記様式第31号又は別記様式第32号により諮問するとともに，別記様式第33号により審査請求人及び参加人(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)並びに開示請求者又は訂正等請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)に通知しなければならない。
2 審査請求に対する裁決をしたときは，別記様式第34号により審査請求者に通知しなければならない。
[別記様式第34号]
附 則
この細則は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年10月6日 一部改正)
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この細則は，平成18年10月6日から施行し，この細則による改正後の広島大学個人情報の開示，訂正及び利用停止に関する細則の規定は，平成18年4月1日から適用する。
附 則(平成20年3月31日 一部改正)
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この細則は，平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日 一部改正)
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この細則は，平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成24年7月12日 一部改正)
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この細則は，平成24年7月12日から施行し，この細則による改正後の広島大学個人情報の開示，訂正及び利用停止に関する細則の規定は，平成24年7月9日から適用する。
附 則(平成27年3月24日 一部改正)
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この細則は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年12月28日 一部改正)
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この細則は，平成28年1月1日から施行する。
附 則(平成28年4月1日 一部改正)
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この細則は，平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成30年2月27日 一部改正)
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この細則は，平成30年2月27日から施行する。
附 則(令和2年4月1日 一部改正)
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この細則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年10月8日 一部改正)
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この細則は，令和2年10月8日から施行する。
附 則(令和5年1月31日 一部改正)
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この細則は，令和5年1月31日から施行し，この細則による改正後の広島大学個人情報の開示，訂正及び利用停止に関する細則の規定は，令和4年4月1日から適用する。
附 則(令和6年2月7日 一部改正)
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この細則は，令和6年2月7日から施行する。
附 則(令和6年4月1日 一部改正)
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この細則は，令和6年4月1日から施行する。
別記様式第1号(第3条第1項関係)
保有個人情報開示請求書
別記様式第2号(第6条第2項関係)
保有個人情報開示決定等の期限の延長について(通知)
別記様式第3号(第6条第3項関係)
保有個人情報開示決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
別記様式第4号(第6条第4項関係)
保有個人情報の開示請求に係る事案の移送について
別記様式第5号(第6条第4項関係)
保有個人情報開示請求に係る事案の移送について(通知)
別記様式第6号(第6条第5項関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
別記様式第7号(第6条第5項関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
別記様式第8号(第6条第5項関係)
保有個人情報の開示決定等に関する意見書
別記様式第9号(第6条第6項関係)
反対意見書に係る保有個人情報の開示決定について(通知)
別記様式第10号(第6条第7項関係)
保有個人情報の開示をする旨の決定について(通知)
別記様式第11号(第6条第7項関係)
保有個人情報の開示をしない旨の決定について(通知)
別記様式第12号(第7条第1項関係)
保有個人情報の開示の実施方法等申出書
別記様式第13号(第9条の2第1項関係)
開示請求に係る手数料の免除申請書
別記様式第14号(第9条の2第2項関係)
開示請求に係る手数料の免除決定通知書
別記様式第15号(第9条の2第2項関係)
開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書
別記様式第16号(第10条第1項関係)
保有個人情報訂正請求書
別記様式第17号(第10条第1項関係)
保有個人情報利用停止請求書
別記様式第18号(第11条関係)
提供をしている保有個人情報の訂正をする旨の決定について(通知)
別記様式第19号(第12条関係)
保有個人情報訂正決定等の期限の延長について(通知)
別記様式第20号(第12条関係)
保有個人情報訂正決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
別記様式第21号(第12条関係)
保有個人情報訂正請求に係る事案の移送について
別記様式第22号(第12条関係)
保有個人情報訂正請求に係る事案の移送について(通知)
別記様式第23号(第12条関係)
保有個人情報の訂正をする旨の決定について(通知)
別記様式第24号(第12条関係)
保有個人情報の訂正をしない旨の決定について(通知)
別記様式第25号(第12条関係)
保有個人情報利用停止決定等の期限の延長について(通知)
別記様式第26号(第12条関係)
保有個人情報利用停止決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
別記様式第27号(第12条関係)
保有個人情報の利用停止をする旨の決定について(通知)
別記様式第28号(第12条関係)
保有個人情報の利用停止をしない旨の決定について(通知)
別記様式第29号(第13条第1項関係)
諮問書
別記様式第30号(第13条第1項関係)
諮問書
別記様式第31号(第13条第1項関係)
諮問書
別記様式第32号(第13条第1項関係)
諮問書
別記様式第33号(第13条第1項関係)
情報公開・個人情報保護審査会への諮問について(通知)
別記様式第34号(第13条第2項関係)
審査請求に対する裁決通知書