○東海国立大学機構会計事務取扱細則
| (令和2年4月1日機構細則第52号) |
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(趣旨)
第1条 東海国立大学機構会計規程(令和2年度機構規程第62号。以下「会計規程」という。)の実施については，予算，資産及び契約に関する事務を除き，この細則の定めるところによる。
(定義)
第2条 この細則において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1) 機構本部 東海国立大学機構(以下「機構」という。)の事務局，運営支援組織及び監査室をいう。
(2) 部局 次に掲げる組織をいう。
イ 機構本部
ロ 岐阜大学の運営支援組織，学部，学環，研究科，高等研究院，糖鎖生命コア研究所，地域協学センター，保健管理センター及び医学部附属病院
ハ 名古屋大学の運営支援組織，総長戦略本部，学部，研究科，教養教育院，博士課程教育推進機構，アジアサテライトキャンパス学院，附置研究所，医学部附属病院，学内共同教育研究施設等，情報基盤センター，総合保健体育科学センター，国際高等研究機構，高等研究院，トランスフォーマティブ生命分子研究所，素粒子宇宙起源研究所，学際統合物質科学研究機構，未来社会創造機構，グローバル・マルチキャンパス推進機構及びDevelopment Office
(3) 部局長 前号に規定する部局の長をいう。
(4) 部局の事務部の長 部局の事務部(事務室を含む。)の長(事務局及び部制を置く部局にあっては各課の長とし，運営支援組織にあっては事務を担当する課の長とし，監査室にあっては監査担当課長とし，Development Officeにあっては Development Office副室長とする。以下同じ。)
(収入支出の年度所属区分)
第3条 会計規程第3条第2項に規定する「その原因となった事実の発生した日」を決定し難い場合は，次の各号に掲げる基準により年度所属を区分する。
(1) 電話料，後納郵便料，電気料，ガス料及び水道料については，その支払の請求のあった日の属する年度
(2) 機構が請求を行うものについては，その発行した日の属する年度
(3) 前2号に該当しないもので，3月末日をもって債権及び債務の確定が困難なものについては，支払をした日の属する年度又は収納した日の属する年度
(責任者の指定)
第4条 会計規程第6条に規定する責任者の事務を所掌し権限の委任を受ける者及びその事務の範囲は，別表第1のとおりとする。
[会計規程第6条]
2 責任者は，会計処理の重要度に応じて，別表第1に定める職員に責任者の事務を専決により処理させるものとする。
3 契約責任者は，別紙様式第1の発注事務に係る届出書の提出をした職員等に，職員等に配分された予算又は職員等が責任者として管理する予算の範囲内であって，かつ，契約金額が150万円未満である物品購入又は役務契約に係る発注事務を，専決により処理させるものとする。
4 機構長は，第1項の規定にかかわらず，必要に応じ常時又は臨時に個人又は職名を指定して，責任者の事務を担当する者及びその事務を代理する者を指名することができる。
(出納員の指定)
第5条 出納責任者等(出納責任者，特定第一出納責任者，特定第二出納責任者及び特定第三出納責任者をいう。以下同じ。)は，別表第2に定める職員を出納員(出納責任者所属主任出納員，出納責任者所属出納員，特定第一出納責任者所属出納員，特定第二出納責任者所属出納員及び特定第三出納責任者所属出納員をいう。以下同じ。)として，その者に，同表に定める事務の範囲の権限を委任するものとする。
[別表第2]
2 出納責任者等は，前項の規定にかかわらず，職名により出納員を定め難い場合は，その都度適当な者を個人指定して出納員に命ずることができる。
3 出納責任者等は，前項の規定により出納員を命ずる場合は，当該出納員の所属する事務部の長から，別紙様式第2により出納員個人指定任命(解任)依頼を受けて行うものとする。
4 出納員は，委任を受けた事務の範囲について，会計規程第50条に定める責任者等の義務及び責任と同等の義務及び責任を負うものとする。
[会計規程第50条]
(責任者の代理)
第6条 会計規程第6条第4項に規定する責任者の事務を代理する者は，次の各号のいずれかに該当する場合にその事務を代理する。
(1) 責任者の職にある者が欠けたとき。
(2) 責任者の職にある者が出張，休暇，欠勤その他特別な事由により，長期間その職務を行うことができないと認められるとき。
(3) 責任者の職にある者が休職又は停職を命ぜられたとき。
(4) 責任者の職にある者がその事務につき特別の利害関係を有するとき。
(事務の引継)
第7条 責任者の職にある者が交替したときは，前任者は，速やかに，後任者に事務の引継を行わなければならない。
2 前項の規定による事務の引継については，別に定める。
(補助者の設置)
第8条 契約責任者及び出納責任者等の補助者として指定する者及びその事務の範囲は，別表第3の定めるところによる。
[別表第3]
(技術審査職員)
第9条 契約責任者は，東海国立大学機構における大型設備の調達に係る仕様策定等に関する取扱要項(令和2年4月1日役員会決定)により入札者から提出された仕様書等を審査するため，機構の職員のうちから複数の適当な者に技術審査職員を命ずるものとする。
2 契約責任者は，前項の規定により技術審査職員を命ずる場合には，別紙様式第3の技術審査職員命令書により行うものとする。
3 契約責任者は，機構の職員以外の者に技術審査職員を命ずる必要がある場合は，あらかじめ機構の職員以外の者の所属する機関の長等の同意を得なければならない。
(指定職名以外の者に行わせる監督及び検査)
第10条 契約責任者は，第8条の補助者のほか，機構の職員のうちから適当な者に，特に個人を指定すること(以下「個人指定」という。)により契約の適正な履行を確保するため必要な監督職員又は契約の給付の完了を確保するため必要な検査職員を命ずることができる。
[第8条]
2 契約責任者は，前項の規定により監督職員又は検査職員を命ずる場合には，別紙様式第4の監督職員・検査職員命令書により行うものとする。
(監督又は検査の委託)
第11条 契約責任者は，東海国立大学機構契約事務取扱細則(令和2年度機構細則第55号)第39条の規定により機構の職員以外の者に委託して監督又は検査を行わせる場合は，あらかじめ機構の職員以外の者の所属する機関の長等の同意を得なければならない。
(指定職名以外の補助者)
第12条 責任者は，第9条及び第10条によるもののほか，職名により補助者を定め難い場合又は補助者が出張，休暇その他の事故によりその職務を行うことができない場合は，その都度機構の職員のうちから適当な者に補助者を命ずることができる。
2 責任者は，前項の規定により責任者の補助者を命ずる場合は，部局の事務部の長から別紙様式第5による個人指定任命(解任)依頼を受けて行うものとする。
3 第4条第3項の規定により発注事務を行う職員等(以下「発注事務を行う職員等」という。)は，他者をして発注事務を代行させるときは，相当の注意をもってこれを監督し，その責任を負うものとする。
[第4条第3項]
4 発注事務を行う職員等及び前項の規定により当該職員等の発注事務を代行する者(以下「発注代行者」という。)は，機構の財務及び会計に関して適用される法令及び関係規則に準拠し，善良な管理者の注意をもって職務を行わなければならない。
5 発注事務を行う職員等及び発注代行者は，発注事務の遂行にあたり，故意又は重大な過失により機構に損害を与えた場合には，その損害を弁償する責に任じなければならない。
(出納員補助者)
第13条 出納員(第5条第2項の出納員は，原則として除く。)は，業務上特に必要と認めた場合は，原則として出納員が所属する係等の職員のうち適当な者を出納員補助者として命じ，現金の収納事務の一部を補助させることができる。
2 前項の規定により，補助者を命ずる場合は，別紙様式第6の出納員補助者任命簿を作成し備えなければならない。
(勘定科目)
第14条 会計規程第9条に規定する勘定科目は，別表第4のとおりとする。
(帳簿)
第15条 会計規程第10条に規定する帳簿は，次に掲げるものとする。
[会計規程第10条]
(1) 総勘定元帳
(2) 仕訳帳
(3) 補助簿
イ 現金出納帳
ロ 預金出納帳
ハ 有価証券台帳
ニ 固定資産台帳
ホ その他必要とする勘定科目における補助簿
(伝票の種類等)
第16条 会計事務に関する伝票は，次に掲げるものとする。
(1) 入金伝票
(2) 出金伝票
(3) 振替伝票
2 証ひょうは，収入に関する決議書，支出に関する決議書，契約書(請書を含む。)，納品書，検査調書，請求書，領収証書その他取引の事実を立証するものをいう。
(伝票及び証ひょうの取扱い)
第17条 伝票及び証ひょうの取扱いについては，次の事項に留意しなければならない。
(1) 伝票及び証ひょうは，原本に限ること。ただし，原本により難いときは，原本証明をした謄本をもってこれに代えることができること。
(2) 外国文で記載した証ひょうには，訳文を添付すること。ただし，会計事務に必要な箇所の訳文が記載されたものがある場合は，訳文の添付を省略することができること。
(3) 外国貨幣を基礎とし，又は外国貨幣で収支した取引の証ひょうには，換算に関する書類を添付すること。
(4) 伝票の誤記の訂正をする場合において，決裁済の勘定科目及び勘定科目相互の金額を訂正するときは，振替伝票を発行して行うものとし，摘要欄に訂正の理由，訂正すべき伝票の日付及び番号等を記載しなければならないこと。
(5) 伝票の誤記の訂正をする場合において，前号以外の記載事項を訂正するときは，二線を引き，その上部に正当な字句を記載の上，訂正者が分かるようにしなければならないこと。
(6) 領収証書の金額，摘要及び日付の確認並びに住所，氏名を請求書と照合し確認を行うこと。
(会計事務に関する文書の保存期間)
第18条 会計事務に関する文書の保存期間は，東海国立大学機構法人文書管理規程(令和2年度機構規程第12号)に定めるものとする。ただし，次の各号に掲げる文書は，当該文書毎に当該各号に定める保存期間とする。
(1) 財務諸表，事業報告書，決算報告書その他の決算書類 永年
(2) 帳簿 帳簿閉鎖日の翌日から起算して10年
(3) 伝票及び証ひょう 作成し，又は取得した会計年度の末日の翌日から2箇月を経過した日から起算して7年
(伝票及び証ひょうの保管)
第19条 伝票及び証ひょうは，伝票を発議した部局の事務部)の長が保管しなければならない。ただし，別に指定するものについては，この限りでない。
(現金，預金通帳等の保管)
第20条 出納責任者等又は出納員は，現金，預金又は貯金の通帳，預り証書，印鑑及び小切手帳を厳重に保管しなければならない。
2 出納責任者及び特定第二出納責任者は，有価証券を取引金融機関又は証券会社への委託その他安全かつ確実な方法により保管しなければならない。
(収入の決定)
第21条 契約責任者又は収入の原因となる事実の発生を知り得る職務にある者は，収入の原因となる事実が生じたときは，直ちにその内容を示す書類を経理責任者に送付しなければならない。
2 経理責任者は，機構の諸規程又は契約に定めるところにより，収入金が適正であるかを調査した上，収入の決定を行い，債務者に対して納入すべき金額，期限及び場所を明らかにし，請求を行うものとする。
3 経理責任者は，仮受金を計上した経理の振替処理が適正であるかを確認する。
(納入依頼書の発行)
第22条 経理責任者は，債務者に納入の請求を行うときは，原則として納入依頼書を発行する。
2 寄附金，病院診療費及び動物病院診療費(外部の機関に請求する場合及び債務者の責めに帰すべき事由により振込手数料が発生する場合を除く。)の納入に係る振込手数料は，機構負担とし，その他の収入金の納入に係る振込手数料は，支払人負担とすることを原則とする。
3 収入金の納入期限は，請求日の翌日から起算して30日以内の日とする。ただし，経理責任者が特に必要があると認めるときは，相当の日数を加えることができる。
(納入依頼書によらない請求)
第23条 代行納付又は業務上やむを得ない窓口現金収納の場合は，掲示により請求することができる。
2 業務上やむを得ない理由により即納させる場合は，口頭により請求することができる。
3 前2項の規定によるほか，国，政府関係機関，独立行政法人，国立大学法人又は地方公共団体が定めた請求書がある場合は，当該請求書により請求することができる。
(収納方法)
第24条 会計規程第18条ただし書に規定する別に定める方法は，次の各号に掲げるとおりとする。
[会計規程第18条]
(1) 小切手(機構長が指定するものに限る。以下同じ。)
(2) 郵便為替証書
(3) 郵便振替の支払証書
(4) 経理責任者の承認を得たもの
2 前項の規定に関わらず，業務上必要がある場合は，クレジットカード又はデビットカードによる支払方式により収納することができる。
(収納の委託)
第25条 収入の確保又は納入者の便益の増進に寄与すると認められる場合は，機構以外の者に収納の事務を委託することができる。
2 前項の規定により収納の事務の委託を行う場合は，あらかじめ経理責任者の承認を得なければならない。
3 収納の事務の委託を受けた者が，現金収納を行う場合は，第28条に規定する現金収納の手続に準じて行うものとする。
[第28条]
(納入依頼書による現金収納の制限)
第26条 出納責任者等又は出納員は，やむを得ない事由がある場合を除き，納入者から納入依頼書を添え現金の納入の申し出があり，収納するときにおいても，納入依頼書で指定した方法により収納するものとする。ただし，病院診療費及び動物病院診療費については，これを現金収納し，領収証書を納入者に交付することができる。
(領収証書の交付)
第27条 出納責任者等又は出納員は，収入金を収納したときは，領収証書を納入者に交付するものとする。ただし，取引金融機関の口座振替又は口座振込により収納した場合は，領収証書の交付を省略することができる。
(現金収納)
第28条 出納責任者等又は出納員は，現金を収納したときは，現金出納帳に記帳し，速やかにその旨を経理責任者に報告するものとする。
2 収納した現金は，直ちにこれを支払資金に充てることなく，収納の日の翌日から起算して3日以内(取引金融機関の休日並びに東海国立大学機構職員就業規則(令和2年度機構規則第1号)第36条に規定する週休日及び同規則第37条に規定する休日を除く。)に取引金融機関に預け入れなければならない。ただし，収納金額が50万円に達するまでは，5日分までの金額を取りまとめて取引金融機関に預け入れることができる。
3 現金の取扱いについて必要な事項は，別に定める。
(小切手による受領)
第29条 第24条第1項第1号に規定する小切手で収納するときは，次の各号のいずれかに該当し，かつ，相手方の信用が確実と認められる場合に限る。
(1) 国若しくは地方公共団体又は金融機関の振出しに係る小切手
(2) 金融機関の支払保証付小切手
2 前項に規定する小切手であって，呈示期間が満了に近づいているもの又は支払が不確実であると認められるものは，受領しないものとする。
(延滞金)
第30条 債務者の責めに帰すべき事由により，定められた納入期限に代価の支払いがなされない場合は，その債権に対し年3％の割合で計算した金額を延滞金として，その期限の翌日から支払をする日までの日数に応じて日割りで債務者に請求することができる。
2 前項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる場合は，延滞金を免除することができる。
(1) 納入期限内に支払われなかった債権が1,000円未満の場合
(2) 延滞金が1,000円未満である場合
(3) 債権が学生納付金(授業料，入学料，入学検定料)，寄宿料，寄附金，病院診療費及び動物病院診療費である場合
(4) 債権が債務者の故意又は重大な過失によらない不当利得による返還金である場合
(5) 前各号に掲げるもののほか，特別の事情により延滞金を付すことが適当ではないと経理責任者が認めた場合
3 債務者が債権及び延滞金を支払った場合において不足額が生じたときは，これを延滞金，債権の順に充当しなければならない。
(督促)
第31条 会計規程第33条第2項に規定する督促は，督促状，口頭等により行うものとする。
(債権の保全)
第32条 経理責任者は，債務者に信用悪化の事実が認められる場合には，必要に応じて，次の各号に掲げる手続を行うものとする。
(1) 債務者財産の保全手続
(2) 未収入金残高の確認
(3) 未払金残高の調査
(4) 相殺手続
2 次の各号に掲げる事実が認められる場合は，信用が悪化したものとする。
(1) 支払の猶予及び引き延ばしを求められた場合
(2) 事実上の倒産又は破産状態にある場合
(3) その他債務者の信用悪化について経理責任者が認めた場合
3 経理責任者は，その所掌に属する債権について，次の各号に掲げる事実が生じたことを知った場合において，機構が債権者として配当の要求その他債権の申出をすることができるときは，直ちに，そのための措置をとらなければならない。
(1) 債務者が強制執行を受けたこと。
(2) 債務者が租税その他の公課について滞納処分を受けたこと。
(3) 債務者の財産について競売の開始があったこと。
(4) 債務者が破産の宣告を受けたこと。
(5) 債務者の財産について企業担保権の実行手続の開始があったこと。
(6) 債務者である法人が解散したこと。
(7) 債務者について相続の開始があった場合において，相続人が限定承認をしたこと。
(8) 第4号から前号までに定める場合のほか，債務者の総財産についての清算が開始されたこと。
4 前3項の規定は，病院診療費債権には適用しないものとし，その取扱いについては別に定める。
(相殺)
第33条 経理責任者は，債権者と債務者が同一の場合は，次の各号に掲げる場合に限り債権と債務を相殺することができる。ただし，相殺後の債権又は債務の残余は，この細則に基づき請求又は支払の手続きを行うものとする。
(1) 附属病院収入及び附属動物病院収入の窓口における診療費請求と返還金を相殺する場合
(2) その他経理責任者が必要と認めた場合
(債権の放棄)
第34条 経理責任者は，次の各号に該当する債権がある場合は，これを徴収不能として整理することができる。
(1) 債務履行期限以後5年(当該債権の消滅時効が5年と異なるときは，その年数)を経過し，かつ，債務者及び保証人の住所又は居所が不明であるとき。
(2) 強制執行その他債権の取立てに要する費用が当該債権の全額より多額であると認められるとき。
(3) 強制執行後なお回収不能の残額があるとき。
(4) 債務者及び保証人が死亡したとき。
(5) その他債権の取立てが著しく困難であると機構長が認めたとき。
2 経理責任者は，前項による整理をしようとするときは，徴収不能額調書を作成して機構長の承認を受けなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず，経理責任者は，死亡若しくは行方不明又は入学料若しくは授業料の未納を理由に除籍した者に対する入学料，授業料及び寄宿料の未納債権については，徴収不能として整理することができる。
4 経理責任者は，この条において徴収不能として整理をしたもののうち，その後において取立てが可能と判断されるときは，債務者に対して納入の請求を行わなければならない。
(履行延期の特約等)
第35条 債権の履行期限を延長する特約又は処分(以下「履行延期の特約等」という。)をすることができる場合とは，次の各号のいずれかに該当するときとする。
(1) 債務者が無資力又はこれに近い状態にあるとき。
(2) 債務者が当該債務の全部を一時に履行することが困難であり，かつ，その現に有する資産の状況により，履行期限を延長することが徴収上有利であると認められるとき。
(3) 債務者について災害，盗難その他の事故が生じたことにより，債務者が当該債務の全部を一時に履行することが困難であるため，履行期限を延長することがやむを得ないと認められるとき。
(4) 契約に基づく債権について，債務者が当該債務の全部を一時に履行することが困難であり，かつ，所定の履行期限によることが公益上著しい支障を及ぼすこととなるおそれがあるとき。
(5) 損害賠償金又は不当利得による返還金に係る債権について，債務者が当該債務の全部を一時に履行することが困難であり，かつ，弁済につき特に誠意を有していると認められるとき。
2 履行期限後においても，前項の規定により履行延期の特約等をすることができる。この場合において，既に発生した延滞金(履行の遅滞に係る損害賠償金その他の徴収金をいう。以下同じ。)に係る債権は，収納すべきものとする。
3 分割して弁済させることとなっているものにつき履行延期の特約等をする場合において，特に必要があると認めるときは，当該履行期限後に弁済することとなっている金額に係る履行期限をもあわせて延長することができる。ただし，当該履行期限の延長期間は，次条に規定する期間の範囲内とする。
4 履行延期の特約等をする場合は，債務者からの申請に基づいて行うものとし，機構長の承認を得なければならない。
5 前各項の規定は，病院診療費債権には適用しないものとし，その取扱いについては別に定める。
(履行期限を延長する期間)
第36条 履行延期の特約等をする場合には，履行期限(履行期限後に履行延期の特約等をする場合には，当該履行延期の特約等をする日)から5年(前条第1項第1号に該当する場合は10年)以内において，その延長に係る履行期限を定めなければならない。ただし，さらに履行延期の特約等をすることを妨げない。
2 前項の規定は，病院診療費債権には適用しないものとし，その取扱いについては別に定める。
(履行延期の特約等に係る措置)
第37条 履行延期の特約等をする場合には，債務者に対し次の各号に掲げる担保を提供させ，かつ，利息を付するものとする。ただし，当該担保の提供ができないことについて，やむを得ない事情があると認められる場合においては，他の担保の提供を求めることをもって足りる。
(1) 国債及び地方債
(2) 経理責任者が確実と認める社債その他の有価証券
(3) 土地並びに保険に付した建物，立木，船舶，航空機，自動車及び建設機械
(4) 経理責任者が確実と認める金融機関その他の保証人の保証
2 前項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる場合は，担保の提供を免除し，又は利息を付さないことができる。
(1) 債務者が無資力又はこれに近い状態にある場合
(2) 債権が学生納付金(授業料，入学料，検定料)，寄宿料，病院診療費及び動物病院診療費である場合
(3) 債務者から担保を提供させることが公の事務又は事業の遂行を阻害する等公益上著しい支障を及ぼすこととなるおそれがある場合
(4) 同一債務者に対する債権金額の合計額が，10万円未満である場合
(5) 履行延期の特約等をする債権が，債務者の故意又は重大な過失によらない不当利得による返還金に係るものである場合
(6) 担保として提供すべき適当な物件がなく，かつ，保証人となるべき者がない場合
3 第1項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる場合は，利息を付さないことができる。
(1) 第2項の第1号又は第2号に該当する場合
(2) 履行延期の特約等をする債権の金額が，1,000円未満である場合
(3) 利息を付すこととして計算した場合において，当該利息の額の合計額が1,000円未満となるとき。
(履行延期の特約等に付す条件)
第38条 履行延期の特約等をする場合には，次の各号に掲げる趣旨の条件を付すものとする。
(1) 当該債権の保全上必要があるときは，債務者又は保証人に対し，その業務又は資産の状況に関して，質問し，帳簿書類その他の物件を調査し，又は参考となるべき報告若しくは資料の提出を求めること。
(2) 次の場合には，当該債権の全部又は一部について，当該延長に係る履行期限を繰り上げることができること。
イ 債務者が機構の不利益にその財産を隠し，そこない，若しくは処分したとき，若しくはこれらのおそれがあると認められるとき，又は虚偽に債務を負担する行為をしたとき。
ロ 当該債権の金額を分割して履行期限を延長する場合において，債務者が分割された弁済金額についての履行を怠ったとき。
ハ 第32条第3項各号のいずれかに掲げる事実が生じたとき。
ニ 債務者が第1号の条件その他の当該履行延期の特約等に付された条件に従わないとき。
ホ その他債務者の資力の状況その他の事情の変化により当該延長に係る履行期限によることが不適当となったと認められるとき。
2 前条第2項第1号又は第2号に掲げる場合における当該債権について，担保の提供を免除し，又は利息を付さないこととした場合においても，債務者の資力の状況その他の事情の変更により担保の提供又は利息を付すことが可能と認めるときは，担保を提供させ，又は利息を付すことができる旨の条件を付すものとする。
(免除)
第39条 第35条第1項第1号を適用して履行延期の特約等をした債権について，当初の履行期限(当初の履行期限後に履行延期の特約等をした場合は，最初に履行延期の特約等をした日)から10年を経過した後において，なお債務者が無資力又はこれに近い状態にあり，かつ，弁済することができることとなる見込がないと認められる場合には，当該債権並びにこれに係る延滞金及び利息を免除することができる。
2 履行延期の特約等をした債権に延納利息を付した場合において，債務者が当該債権の金額の全部に相当する金額をその延長された履行期限内に弁済したときは，債務者の資力の状況によりやむを得ない事情があると認められる場合に限り，当該利息の全部又は一部に相当する金額を免除することができる。
3 前2項の規定による債権又は利息の免除は，債務者からの申請に基づいて行うものとし，機構長の承認を得なければならない。
(徴収不能引当金)
第40条 債権に対して，将来起こり得る貸倒れの事由が当該会計年度以前の事象に起因しており，当該債権が将来回収不能となる可能性が高く，かつ，その金額を合理的に見積もることができる場合は，徴収不能引当金を計上しなければならない。
(支出の決定)
第41条 契約責任者又は支出の原因となる契約その他行為の事実の発生を知り得る職務にある者(第48条及び第49条に規定する前渡資金又は小口現金を取り扱う者を除く。)は，支出すべき事実が生じたときは，直ちに当該支出の内容を経理責任者に送付しなければならない。
2 経理責任者は，前項の送付に基づき，当該支出の内容について調査し，その会計処理が適正であるかを確認した上，支出の決定を行うものとする。
3 経理責任者は，前項に準じて各勘定科目相互間の振替処理が適正であるかを確認するものとする。
(支払日)
第42条 出納責任者及び特定第二出納責任者は，法令，機構の諸規程又は契約に定めのある場合を除き，特定の支払日を定めることができる。
(小切手による支払)
第43条 第24条第1項に規定する小切手による支払は，相手から小切手の支払を求められた場合とし，原則として線引小切手をもって支払うものとする。
[第24条第1項]
2 小切手の振出等事務の取扱いについて必要な事項は，別に定める。
(立替払)
第44条 会計規程第20条第3項に規定する経費の性質上又は業務の運営上必要なものとして，事前に契約責任者の承認を受けた場合は，立替払を行うことができる。ただし，事前に承認を得ることが困難である場合には，事後速やかに承認を得るものとする。
2 前項の規定にかかわらず，発注事務を行う職員等については，会計規程第20条第3項に規定する経費の性質上又は業務の運営上必要な場合は，当該職員等の事務の範囲内において，契約責任者の承認を得ず，立替払を行うことができる。
3 前2項の立替払を行ったときは，直ちに，立替請求書に領収証書等を添えて，経理責任者に提出しなければならない。
4 立替金の支払手続は，会計規程第21条第1項に規定する支払に準じて行うものとする。
(前金払)
第45条 会計規程第20条第3項に規定する経費の性質上又は業務の運営上必要なときは，次に掲げる経費の前金払をすることができる。
(1) 工事請負代金，物品の製造若しくは購入代金又は役務の提供に関する代金
(2) 国，政府関係機関，独立行政法人，国立大学法人，地方公共団体，公益法人又は国際機関に支払う経費
(3) 日本放送協会に支払う受信料
(4) 土地，建物その他の物件の借料
(5) 試験，研究，調査等の委託費
(6) 負担金及び分担金
(7) 各種保険料
(8) 諸謝金
(9) 外国で研究又は調査に従事する者に支給する学資金その他の給与
(10) 職員のために研修又は講習を実施する者に対し支払う経費
(11) 買収に係る土地の上にある物件の移転料
(12) 前各号に掲げるもののほか，特別の事情により機構長が前払金を必要と認めた経費
2 前金払により支払った相手方による反対給付があったときは，遅滞なく履行の確認をしなければならない。
(仮払)
第46条 会計規程第20条第3項に規定する経費の性質上又は業務の運営上必要なときは，次に掲げる経費の仮払をすることができる。
(1) 国，政府関係機関，独立行政法人，国立大学法人，地方公共団体，公益法人又は国際機関に支払う経費
(2) 負担金及び分担金
(3) 旅費
(4) 試験，研究，調査等の委託費
(5) 前各号に掲げるもののほか，特別の事情により機構長が仮払を必要と認めた経費
2 仮払をした経費による事業が完了したときは，遅滞なく精算を行ない，経理責任者に報告しなければならない。
(部分払)
第47条 工事，製造その他の請負契約に係る既済部分又は物件の買入契約に係る既納部分に対し，契約により完済前又は完納前に代価の一部を支払う必要があるときは，工事，製造その他の請負契約にあってはその既済部分に対する代価の100分の90を，物件の買入契約にあってはその既納部分の代価の範囲内の金額を部分払することができる。ただし，性質上可分の工事，製造その他の請負契約に係る完納部分にあっては，その代価の金額まで支払うことができる。
(前渡資金)
第48条 会計規程第20条第3項に規定する経費の性質上又は業務の運営上必要なときは，機構の役員又は職員に対し，資金を前渡しすることができる。
2 前渡資金の取扱いについて必要な事項は，別に定める。
(小口現金)
第49条 経理責任者は，常用の雑費の支払に充てるため，特定の取扱者を決め，限度額を定めた現金(以下「小口現金」という。)の出納及び保管をさせることができる。
2 小口現金の取扱いについて必要な事項は，別に定める。
(釣銭準備金)
第50条 会計規程第20条第3項に規定する経費の性質上又は業務の運営上必要なときは，出納責任者及び特定第二出納責任者は，現金収納の際の釣銭用両替資金に充てるための現金(以下「釣銭準備金」という。)を出納員に保管させることができる。
2 釣銭準備金の取扱いについて必要な事項は，別に定める。
(預り金)
第51条 会計規程第22条の規定に基づき，機構の収入とならない金銭(機構の業務に関係のない金銭を除く。)を受け取った場合は，速やかに預り金として計上しなければならない。
[会計規程第22条]
2 預り金の取扱いについて必要な事項は，別に定める。
(返納金の戻入)
第52条 経理責任者が支払った金額に係る返納金は，これをその支払った予算に戻し入れることができる。ただし，当該年度経過後に収納される返納金については，この限りでない。
2 経理責任者は，前項の規定により債務者に返納金の請求を行うときは，請求書を発行するものとする。
(過不足金の取扱い)
第53条 収入金に過不足が発生した場合は，その内容を調査し，収納額が不足する場合は，改めて債務者に請求し，収納額が収納すべき額を超えている場合は，納入者に対して速やかに返還の手続きをしなければならない。
2 出納責任者等は，金銭に過不足が発生した場合は，1箇月分を取りまとめ，当該月の翌月10日までに経理責任者に報告するものとする。
(残高照合)
第54条 出納責任者等は，現金現在高について，毎日の出納を終了したときに現金出納帳の残高と照合し，また，預金現在高については，毎月末における取引預金口座の残高と預金出納帳の残高を照合しなければならない。
2 前項の預金現在高の照合に当たって不突合があるときは，その理由，金額等を明らかにしなければならない。
(亡失等の報告)
第55条 出納責任者等は，収入金の過不足金を除き，その保管に係る現金及び有価証券について，亡失又は毀損の事実を発見したときは，直ちに，その原因，種類，金額，状況，発見後の措置等を調査し，経理責任者に報告しなければならない。
2 経理責任者は，前項の報告に基づき，今後の対策等について検討し，意見を添えて，速やかに機構長に報告しなければならない。
(弁償責任の決定及び弁償命令)
第56条 会計規程第52条第2項に規定する弁償責任がある場合の弁償すべき額は，現金等の亡失等にあっては当該現金又は有価証券の額とし，それ以外の場合にあっては，業務の責任により生じた額とする。
(公印等の保管)
第57条 東海国立大学機構公印等規程（令和2年度機構規程第11号）第3条第5項に示す公印の保管及び押印をする者は，別に定める。
2 公印及び現金は，堅固な容器に保管するものとし，小切手帳は，公印とは別に保管するものとする。
(年度末決算)
第58条 財務を担当する理事は，毎会計年度，会計規程第48条に規定する財務諸表を作成し，会計監査人及び監事の監査を経て，機構長に提出しなければならない。
[会計規程第48条]
(外国貨幣の換算)
第59条 外国貨幣の邦貨換算額は，外貨で購入した日(外貨で購入した日が日曜日又は銀行法施行令(昭和57年政令第40号)第5条第1項に規定する日にあっては，その翌日以降における銀行の最初の営業日とする。)の銀行外貨公示相場を用いて算出した額とする。
2 邦貨を外貨に両替した両替明細書がある場合は，前項の規定にかかわらず，当該両替明細書に記載されている円換算額をもって外国貨幣の邦貨換算額とすることができる。
3 3箇月以上継続して外国に滞在する場合は，前2項の規定にかかわらず，前月末日の外国貨幣の邦貨換算額をもって翌月の立替払日等の取引をした日の為替相場による円換算額とする。ただし，一般乗用旅客自動車等の旅費に類似するものにあっては，前2項の規定によるものとする。
4 経費の性質上又は業務の運営上必要のため，前3項により難い場合における取扱いについては，別に定めることができる。
(端数計算)
第60条 債権又は債務の金額の端数計算については，原則，国等の債権債務等の金額の端数計算に関する法律(昭和25年法律第61号)に規定する計算方法により処理するものとする。ただし，外貨による場合は，この限りでない。
2 前項の規定にかかわらず，たな卸資産の算定上生じた円未満の端数については，1計算ごとに四捨五入して計算する。
(帳簿金庫の検査)
第61条 機構長は，第7条に規定する出納責任者等又は出納員の事務引継があったときは，機構の職員のうちから検査員を命じて，帳簿及び金庫を検査させるものとする。
[第7条]
(検査の立会い)
第62条 検査員は，前条の検査をするときは，これを受ける出納責任者等，出納員その他適当な者を立ち会わせなければならない。
(検査書の作成等)
第63条 検査員は，帳簿及び金庫を検査したときは，検査書2通を作成し，前条の規定により立ち会った者に確認させた上，1通をその者に交付し，他の1通を機構長に提出しなければならない。
(帳簿等の様式)
第64条 この細則における帳簿等の様式については，別に定める。
(雑則)
第65条 この細則に定めるもののほか，会計経理に関する事務に関し必要な事項は，別に定める。
附 則
この細則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年6月30日機構細則第62号)
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この細則は，令和2年7月1日から施行する。
附 則(令和2年11月10日機構細則第64号)
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この細則は，令和2年11月10日から施行し，令和2年10月1日から適用する。
附 則(令和2年12月28日機構規程第175号)
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この規程は，令和3年1月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日機構規程第197号)
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この規程は，令和3年3月31日から施行する。
附 則(令和3年4月13日機構細則第1号)
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この細則は，令和3年4月13日から施行し，令和3年4月1日から適用する。
附 則(令和3年7月13日機構細則第3号)
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この細則は，令和3年7月13日から施行する。
附 則(令和4年5月11日機構細則第2号)
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この細則は，令和4年5月11日から施行し，令和4年4月1日から適用する。
附 則(令和4年6月30日機構規程第10号)
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この規程は，令和4年7月1日から施行する。
附 則(令和5年3月28日機構細則第19号)
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この細則は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年6月27日機構細則第4号)
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この細則は，令和6年6月27日から施行し，令和6年4月1日から適用する。
附 則(令和6年11月29日機構規程第43号)
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この規程は，令和6年11月29日から施行し，令和6年11月1日から適用する。
附 則(令和7年3月27日機構細則第29号)
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この細則は，令和7年3月27日から施行する。
附 則(令和7年3月28日機構細則第32号)
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この細則は，令和7年4月1日から施行する。
別表第１(第4条第1項関係)
責任者の事務を担当する者及びその事務を代理する者並びにその事務の範囲
別表第2(第5条第1項関係)
出納員の事務を担当する者及びその事務の範囲
別表第3(第8条関係)
契約責任者及び出納責任者の補助者として指定する者及びその事務の範囲
別表第4(第14条関係)
貸借対照表及び損益計算書
別紙様式第1(第4条第3項関係)
発注事務届出書
別紙様式第2(第5条第3項)
出納員個人指定任命(解任)依頼書
別紙様式第3(第9条第2項関係)
技術審査職員命令書
別紙様式第4(第10条第2項関係)
監督職員・検査職員命令書
別紙様式第5(第12条第2項関係)
責任者の補助者個人指定任命(解任)依頼書
別紙様式第6(第13条第2項)
出納員補助者任命簿